De vijand van focus: de interruptie

In onze digitale samenleving, waarin dagelijks een tsunami aan informatie op je afkomt, is het toch al lastig om focus te houden op wat voor jou echt belangrijk is. Je bent je eigen informatiefilter; op basis van jouw voorkeuren en prioriteiten schift je wat er op je af komt, zodat je vooral aan de gang gaat met de belangrijke zaken.

Ben je net lekker op stoom… Daar komt ie: de interruptie. Hij is er in allerlei soorten en maten, maar hoe hij er ook uitziet – hij is de dood voor je focus.

Welke zijn er en wat doe je er tegen?

1. Iemand valt je in de rede

Met stip de irritantste luistergewoonte! Valt iemand je in de rede, dan ben je de draad van je verhaal sneller kwijt, of krijgt er gewoon een rotgevoel van: je voelt je niet gehoord. Onderzoek van Stanford laat – op zich heel logisch – zien dat zwijgzame mensen het veel vaker onbeleefd vinden om in de rede te worden gevallen, dan wie zelf praatgraag is. Voor die laatsten is het helemaal niet zo’n punt als de ander mee gaat praten. Wel wordt het ook voor hen storend als de ander zijn stem verheft, of het onderwerp verandert.

Wat helpt

In dit artikel van de Volkskrant vind je goede tips om dit soort gespreksinterrupties te lijf te gaan. Wij kijken verder naar wat invloed heeft op je werkfocus, en dat is bijvoorbeeld deze:

2. Het losse eindje in je hoofd

Een van de eerste goede werkgewoontes die ik mensen aanraad, is om hun hoofd leeg te maken. Bij voorkeur op een structurele manier: een braindump, op vaste momenten van de dag, of gewoon voortdurend als er iets in je opkomt.

Dergelijke losse eindjes zijn vermoeiend, interrumperen je gedachten en vragen – of je nu wilt of niet – steeds om aandacht. In het boek ‘het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren’ van mijn collega Martine Vecht kun je lezen dat zoiets het Zeigarnik effect heet. De psycholoog Zeigarnik ontdekte dat taken die niet af zijn, veel beter worden onthouden dan taken die al wel zijn afgerond.

In je brein betekent het vinkje (‘Check! Gedaan’) blijkbaar echt dat informatie uit je werkgeheugen wordt verwijderd. Heel slim natuurlijk, want wie wil afgeronde taken uit 2014 voortdurend in zijn hoofd hebben ronddobberen…?

Hoe dan ook kunnen we stellen dat losse eindjes energievreters zijn.

Ze zijn een interne interruptie; eentje die uit je binnenste omhoog komt. Uit schuldgevoel (‘Was ik maar alvast begonnen!’) of uit onrust (‘Jeetje, niet vergeten, dat moet ook nog’).

Wat helpt

• Kies vaste momenten op een dag om alles te noteren dat er in je op komt. Bijvoorbeeld op een takenlijst, in een schrijfblok of in een mindmap – doe wat bij jou past en voor jou goed werkt. Doe het in elk geval aan het einde van de dag, zodat je niet naar huis gaat met onafgemaakte gedachten.
• Als je je onrustig voelt – of schuldig – wanneer je aan bepaalde dingen denkt, probeer dan te kijken naar wanneer je de eerstvolgende stap kunt zetten. Hoe ga je beginnen? Wanneer is de deadline om écht te gaan beginnen? Of kun je beter contact opnemen met degene die zit te wachten op je informatie, zodat je diens verwachtingen kun managen?
• Gebruik een app op je telefoon om losse eindjes in kwijt te kunnen. Bijvoorbeeld Braintoss, waarin je dingen kunt typen of opnemen (de microfoonfunctie) die vervolgens naar je mailbox worden gestuurd. Heel handig als je voor het stoplicht staat en je iets dringends invalt.
• Leg een notitieboekje op je nachtkastje, om losse eindjes in te noteren. Dat is beter dan je smartphone; die kan op die plek juist weer voor afleiding zorgen, en daarmee voor minder goede slaap. Noteer je losse eindjes wel met wat context, want de volgende ochtend weet je misschien niet meer wat ‘Robert – project – schema IV’ betekent.

3. De vloek van de vraagbaak

Een vraagbaak zijn is op zich een compliment – ‘Hé, jij weet nogal veel, toch? Kun jij me helpen met…. ‘

Het wordt anders wanneer je talloze keren op een dag wordt lastiggevallen door mensen die iets van je willen: informatie, een antwoord, een besluit… Tenzij je de receptioniste bent of de medewerker klantenservice, is het wel zo fijn wanneer mensen dit zelf leren oplossen.

Wat helpt

• Kijk of je werkplek anders kan worden ingericht of opgezet. Je bureau een andere kant op draaien, een kastje of plant tussen jou en de deur, de looproute omgooien…
• Is er informatie die je heel vaak moet geven, die je op structurele wijze beschikbaar kunt maken? Denk aan bordjes met bewegwijzering, de meest gestelde vragen op intranet of een lijstje op de muur.
• Kun je mensen stimuleren om deze kennis zelf op te doen? Dat is een kwestie van opvoeden en investeren (in tijd, energie en soms ook geld). Hartstikke leuk dat jij de Excel-koning bent, maar je hebt meer te doen dan andermans interne verwijsproblemen oplossen in hun spreadsheet. Stuur ze op cursus!

4. Luidruchtige lolbroeken

Hoe veel lawaai iemand maakt is persoonlijk en verschilt per situatie. Waar de een luidruchtig commentaar levert op elke ontvangen e-mail, merk je bij de ander pas dat hij er is als hij vraagt of jij ook koffie wilt uit de automaat.

Die persoonlijke stijl mag er zijn, maar als je samenwerkt op een beperkt aantal vierkante meters zult je toch een aantal afspraken met elkaar moeten maken. Een kwestie van ‘zo doen we het hier’ uitspreken en vastleggen.

Wat helpt

• Ga met elkaar afspreken wat normaal is. Kan iedereen zijn eigen smaak radiozender aanzetten, of gaan we voor het koptelefoontje? Zorg dat je elkaar leert aanspreken op gedrag dat niet past bij jullie cultuur. Houd er wel rekening mee dat cultuur een olietanker is, die maar langzaam van koers verandert en voortdurend bijsturing nodig heeft. Het is geen speedboat, die met een ruk aan het stuur een andere kant op gaat.
• Feedback geven bij overlast is een goede gewoonte. Geef meteen aan wat je voorstel is om een ander resultaat te krijgen. Bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat ik snel afgeleid raak als jij lange telefoongesprekken hebt terwijl je tegenover me zit. Het zou fijn zijn wanneer je die elders kunt voeren; wat zou een goede plek kunnen zijn volgens jou?’
• Gebruik zelf een koptelefoon als je geconcentreerd wilt werken. Je kunt natuurlijk een rustig muziekje opzetten, maar ook geluiden die bedoeld zijn om je beter te kunnen concentreren. Denk bijvoorbeeld aan treingeluiden, of geroezemoes van een café.

5. Roepers

‘Hé Willem, ik hoorde van Robert dat het voorstel akkoord was voor het MT, dus we kunnen verder gaan!’. Updates die over jou hoofd heen worden getetterd, omdat ze bedoeld zijn voor iemand twee plaatsen achter jou, zijn de gruwel van de kantoortuin.

Alle mensen tussen Willem en de roeper zijn – deels – afgeleid van hun taak en moeten weer even een stukje ‘terugspoelen’ voordat ze verder kunnen met waar ze mee bezig waren.

Wat helpt

• Maak afspraken over onderlinge communicatiekanalen. De roeper hoeft niet per se een mailer te worden, maar kan ook even langslopen bij Willem en het op zachtere toon vertellen.
• Zorg voor nieuwe kanalen, als de bestaande niet voldoen. Ga bijvoorbeeld werken met een chatprogramma voor kleine, korte vragen. Of, als de behoefte aan overleg structureel is: laat de roeper een vast moment in de week inplannen om Willem bij te praten.

Overige interrupties

• Meldingen van e-mail: die uitzetten is een slok op een borrel, als het om focus draait. Ga bewust zelf kijken als je mail wilt afhandelen en laat je niet onderbreken.
• Ongeduldigheid: geef iedereen een rode kaart als hij of zij, tien minuten nadat ze op verzenden klikken, aan je bureau staat met ‘Heb je mijn mail gelezen?’. Verwachtingsmanagement over reactietijden is essentieel.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.