Prioriteiten als je meerdere petten draagt

Regelmatig kom ik mensen tegen die zich in een uitdagende situatie bevinden: ze dragen twee petjes binnen dezelfde organisatie. Met dubbele rollen, twee leidinggevenden en twee sets collega’s die aan je trekken, kan het voelen alsof je in een constante spagaat zit. Je bent nooit volledig ergens, of tenminste: dat gevoel bekruipt je. En dat gevoel is slopend, ook als je het werk zelf prima aankan.

Wat het extra lastig maakt, is dat de situatie van buitenaf vaak onzichtbaar is. Collega’s zien jou als hun aanspreekpunt, niet als iemand die tegelijkertijd ook voor een andere afdeling bereikbaar moet zijn. Leidinggevenden hebben de neiging om vanuit hun eigen perspectief te redeneren. En jij staat daar tussenin, proberend iedereen tevreden te houden zonder jezelf kwijt te raken.

Hoe zorg je dan dat je overzicht houdt én je tijd niet twee keer weggeeft? Hier zijn enkele praktische tips om je te helpen omgaan met deze situatie.

1. Prioriteiten stellen

Het begint allemaal met het stellen van prioriteiten. Identificeer de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden voor beide rollen en bepaal welke taken de hoogste impact hebben op het behalen van je doelen. Richt je energie en tijd op deze prioriteiten en wees bereid om minder belangrijke taken uit te stellen of te delegeren.

Dat klinkt eenvoudiger dan het is. Beide rollen voelen urgent aan, zeker als de mensen om je heen dat ook uitstralen. Een handige manier om toch structuur aan te brengen: maak voor elke rol apart een lijstje van de drie taken die er deze week het meest toe doen. Niet tien. Drie. Daarna leg je de twee lijstjes naast elkaar. Pas dan zie je echt waar de overlap zit, waar de spanning zit, en waar je keuzes moet maken.

Neem ook de tijd om de hoeveelheid tijd, aandacht en energie die elke taak vereist, te kwantificeren. Niet elke taak die urgent voelt, is ook zwaar. Een vergadering bijwonen van een uur kost je meer dan een uur, zeker als je daarna nog moet verwerken wat er besproken is. Door duidelijk te begrijpen hoeveel middelen elke taak in beslag neemt, kun je realistischer plannen en prioriteiten stellen. Schrijf het op. Schattingen in je hoofd zijn altijd te optimistisch.

Botsen de prioriteiten? Als je daar zelf niet uitkomt, laat dan beide leidinggevenden het samen bepalen. Dit is geen tekortkoming van jou – het is een structureel vraagstuk dat op het juiste niveau thuishoort. Daar tussen blijven zitten is een ondankbare positie. Wie twee bazen heeft zonder dat die bazen onderling afstemmen, heeft eigenlijk geen baas. Maak dat bespreekbaar, liefst vroeg.

2. Duidelijk communiceren

Communiceer regelmatig en duidelijk met zowel je leidinggevenden als je collega’s over je dubbele rol en de verwachtingen die daarmee gepaard gaan. Wees open over je beschikbare tijd en resources, en bespreek eventuele conflicten of overlappingen in taken. Door transparant te zijn, voorkom je misverstanden en creëer je een beter begrip van je situatie.

Dat je mensen teleur moet stellen is misschien onvermijdelijk: je bent niet 100% voor elke rol beschikbaar. Misschien niet leuk als dat gebeurt, maar laat het je niet weerhouden van realisme. Benoem wat wel kan, en wat niet kan. En doe dat proactief, niet pas als het mis is gegaan.

Een concreet hulpmiddel: maak je beschikbaarheid zichtbaar. Gebruik je agenda actief als communicatiemiddel. Blokkeer tijd per rol, zodat collega’s en leidinggevenden kunnen zien wanneer jij voor wie bereikbaar bent. Dat vraagt misschien enige uitleg in het begin, maar het voorkomt de voortdurende onderhandelingen over je tijd die je anders elke dag voert.

Communiceer ook over je werkwijze, niet alleen over je agenda. Als je besluit om bepaalde taken te clusteren of bepaalde tijden te reserveren voor focuswerk, vertel dat dan. Mensen die begrijpen hoe jij werkt, doen minder aannames – en aannames zijn de grootste bron van teleurstelling in dit soort situaties.

3. Realistisch plannen

Wees realistisch over wat je kunt bereiken binnen de beschikbare tijd en middelen. Maak gebruik van planningstechnieken zoals de Eisenhower Matrix of time blocking om je taken effectief te organiseren en te prioriteren.

Een veelgemaakte fout bij mensen met dubbele rollen: ze plannen twee volle werkweken in één. Ze rekenen geen overdrachtsmomenten, geen omschakeltijd en plannen geen buffer in. Het resultaat is een planning die op papier klopt en in de praktijk onmiddellijk bezwijkt onder de eerste onverwachte vergadering.

Plan daarom bewust minder dan je denkt te kunnen. Vul 70 tot 80 procent van je beschikbare tijd in met geplande taken, en houd de rest vrij voor wat er altijd tussendoor komt. Dat voelt contraproductief, maar het is precies andersom: wie zijn planning volpropt, verliest elke dag tijd aan het herplannen van wat niet is gelukt.

Streef ernaar realistische doelen te stellen die haalbaar zijn binnen de context van je dubbele rol. En evalueer die doelen regelmatig. Wat deze week werkte, werkt volgende week misschien niet, omdat de verhouding tussen de twee rollen verschuift. Plan niet één keer en vergeet het – houd je aanpak levend.

4. Stel grenzen

Wees assertief in het stellen van grenzen en het beschermen van je tijd en energie. Leren ‘nee’ zeggen tegen taken of verzoeken die niet passen binnen je prioriteiten, of die een onredelijke belasting vormen voor je dubbele rol, kun je pas als je weet waar de grenzen liggen.

En daar zit de kern: grenzen stellen begint niet met nee zeggen. Het begint met weten wat je ja is. Welke taken horen onbetwistbaar bij jouw verantwoordelijkheid? Wat is de kern van elke rol? Zodra je dat scherp hebt, is het veel gemakkelijker om te zien wanneer iets buiten die kern valt – en om dat vriendelijk maar helder terug te geven.

Zorg dat daarin duidelijkheid komt, bij voorkeur in overleg met je leidinggevenden. Leg de grenzen niet eenzijdig vast, maar maak ze bespreekbaar. Dat geeft je rugdekking als je er later op terug moet vallen. En wees niet bang om hulp te vragen of om taken te delegeren indien nodig. Delegeren is geen zwakte – het is een teken dat je je rol serieus neemt en bewust omgaat met je capaciteit.

Pas ook op voor de sluipende grensvervaging. Mensen met dubbele rollen zijn vaak mensen die van aanpakken weten, die gewend zijn om te helpen. Dat is een kracht, maar het maakt je ook kwetsbaar voor verzoeken die eigenlijk niet bij jou horen. Herken dat patroon in jezelf, en corrigeer het voordat het een gewoonte wordt.

5. Flexibiliteit omarmen

Wees flexibel en pas je aan aan veranderende omstandigheden en prioriteiten. Soms zul je moeten jongleren tussen je twee rollen en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden, zeker wanneer er geen vaste dagen of dagdelen te benoemen zijn voor de twee rollen.

Flexibiliteit is een echte vaardigheid, niet alleen een persoonlijkheidseigenschap. Je kunt haar ontwikkelen door bewust te oefenen in het loslaten van de ene context en het oppakken van de andere. Een kleine overgangsritueel helpt daarbij: een minuut je notities doornemen, je agenda even bekijken, of simpelweg even van je stoel opstaan. Kleine handelingen die je brein helpen van de ene modus naar de andere te schakelen.

Dat betekent soms improviseren, maar laat flexibiliteit geen chaos worden. Er is een verschil tussen soepel omgaan met het onverwachte, en permanent zonder structuur werken. Het eerste geeft energie. Het tweede vreet er aan. Waar de grens tussen die twee ligt, is aan jou: jij bepaalt wat je aankunt – maar reflecteer daar ook eerlijk op. Niet elke dag hoeft perfect te verlopen, maar als je structureel het gevoel hebt dat je improviseert, is dat een signaal.

6. Goed voor jezelf zorgen

Last but definitely not least: vergeet niet om goed voor jezelf te zorgen. Dit is geen bijzaak – het is de basis van alles wat hierboven staat.

Neem regelmatig pauzes, plan tijd voor ontspanning en zelfzorg, en zoek naar manieren om stress te verminderen. Een gezonde geest en lichaam zijn essentieel voor effectief timemanagement en het behoud van balans in je dubbele rol. Wie zichzelf wegcijfert om twee rollen draaiende te houden, merkt vroeg of laat dat hij de energie niet meer heeft om ook maar één rol goed te vervullen.

Let ook op de subtielere signalen van overbelasting. Niet alleen de grote uitval of de burn-out zijn waarschuwingstekens – ook de oplopende irritatie, de afnemende concentratie, het gevoel dat niets je meer lukt, zijn signalen dat je te lang te veel hebt gedragen. Neem die signalen serieus, liever vroeg dan laat.

En ten slotte: praat erover. Met een collega, een leidinggevende, of iemand buiten het werk. Dubbele rollen zijn mentaal zwaar, ook als het organisatorisch goed geregeld is. Het helpt om dat hardop te benoemen – niet als klacht, maar als erkenning van wat je dagelijks draagt. Wie dat erkent, kan er ook bewust mee omgaan.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.