Om horendol te worden: de kantoortuin

Werken in een kantoortuin kan een grote uitdaging zijn, zeker voor wie gevoelig is voor prikkels (visueel of geluid). En laat dat nu net een vaardigheid zijn die in deze moderne tijden essentieel is: het vermogen om overzicht te kunnen houden in een sterk wisselende werkomgeving. Hoe combineer je dat?

Uit recent onderzoek leren we dat je productiviteit er niet beter op wordt, als je in een kantoortuin moet werken. Kantoortuinen zijn er al een tijd, maar met de komst van de principe van Het Nieuwe Werken, dat rond 2010 een echte vlucht begon te nemen, zien we steeds meer mensen werken in grote ruimtes.

In 2012 bleek al dat wantrouwen een factor was: alles wordt zichtbaar, dus pas op voor liplezers… Maar daarnaast wordt ook heel veel hoorbaar. Laagdrempelig samenwerken, zogezegd. Je weet waar je collega mee bezig is en dat heeft voordelen, maar zeker ook nadelen: je wordt zelf verantwoordelijk voor het filteren van beeld, geluid en informatie.

Er is een mooi citaat van een Amerikaanse professor Nieuwe Media, Clay Shirky. Zijn stelling is dat er niet zoiets bestaat als ‘informatie overload’, alleen falende filters. Het ligt dus aan jezelf? Deels, maar niet helemaal. Hieronder vind je vier tips om beter te functioneren in een drukke werkomgeving.

1. Maak je eigen gebruiksaanwijzing

Apparaten hebben een gebruiksaanwijzing, maar mensen hebben dat ook – iedereen heeft eigen ideeën, normen en grenzen.  Hoe gaan je collega’s en klanten het beste met je om? Waar reageer jij goed op en waarvan sla jij op tilt? Wanneer je je eigen gebruiksaanwijzing schrijft geef je een heel persoonlijk kijkje in jouw werkstijl en communicatiestijl.

Dat kan op meerdere manieren. Een ‘echte’ gebruiksaanwijzing maken: teken jezelf op een groot vel en benoem knoppen. Waarop moet je vooral wel drukken en waarop niet? Wat gebeurt er dan? Wat heb je nodig om optimaal te functioneren? Waarvan laadt jouw batterij op?

Of geef iedereen een invuldocument met daarin de ruimte om een aantal zinnen om af te maken naar eigen inzicht. Meteen schrijven –  wat als eerste in je opkomt is het beste. Voorbeelden van zinnen:

-Als ik één ding mocht veranderen aan mijn werkplek, dan is dat..

-Ik functioneer op mijn best wanneer ik…

-Het trefwoord van mijn droomwerkplek is…

2. Maak afspraken

Uit die gebruiksaanwijzing kun je opmaken dat wat jij lawaaierig vindt, voor je collega ‘gezellig achtergrondgeluid’ is.

Maak dus afspraken over wat je van elkaar merkt: we voeren telefoongesprekken op een daarvoor geschikte plek, we zetten geen muziek aan zonder koptelefoon en ondertitelen onze eigen werkzaamheden niet (“Zo…. Dat is gedaan. Nu nog dat mailtje even…”).

Het overgrote deel van mislukte invoeringen van HNW-werkomgevingen loopt stuk op het gebrek aan bespreekbaar maken van dit soort gedrag.

3. Wees creatief

Kijk naar hoe jij zelf, eventueel in samenwerking met collega’s, facilities of je leidinggevende, de werkomgeving kan aanpassen op ieders comfort. Dat hoeft echt geen gelikte kantoorinrichting/loungehoek of belstoel à € 2.500 ex BTW te zijn.

Begin met bespreken waar men behoefte aan heeft: veel concentratiewerkplekken? Of juist overlegplekken? Loungehoek of traditionele lunchtafel? Of beide?

Je kunt ook met behulp van verschuiven van meubilair, inzet van planten of kringloopvondsten iets maken waar jullie je goed bij voelen.

4. Minimaliseer de herrie

Die kunnen uit telefoons en computers komen: meldingen van nieuwe berichten, nieuwe mails, nieuwe vermeldingen op social media, storende beltonen…

De akoestiek van een ruimte kan ook vervelend werken. Een tussenvorm van muren of open zijn bijvoorbeeld halfhoge wandjes die met stof zijn bespannen, waardoor je elkaar nog wel kunt zien, maar toch iets meer scheiding hebt.

Sluit jezelf af met een koptelefoon, als je niet van plaats kunt veranderen voor concentratiewerk. Dat hoeft niet eens met muziek; stilte kan ook, of concentratiegeluid zoals dit.

Wil je meer blogs lezen over Het Nieuwe Werken? Die vind je hier.

Wil je als team afspraken gaan maken over (samen)werken? Dat kan met een training van New Broom, in grote of kleine vorm. Er is al een lunchworkshop van 45 minuten, maar ook een training van een hele dag voor teams die echt stappen willen zitten. Hier lees je welke klanten me al inschakelden en wat ze van me vonden.

Mail me gerust op karen@newbroom.nl. Ik maak graag een voorstel op maat!