Werkgewoonte #2 van 7: Start je dag optimaal

Hoe begin jij je werkdag? Met een kop koffie en meteen je inbox induiken? Of met een overleg waar je direct de diepte in wordt getrokken? Voor veel mensen begint de dag met reageren. En voor je het weet, is het elf uur en heb je nog niets gedaan van wat je van plan was.

Een sterke dagstart is geen luxe. Het is het fundament van een productieve dag. En het goede nieuws: het hoeft niet veel tijd te kosten.

Wat de meeste mensen niet doorhebben, is dat de eerste dertig minuten van de dag een buitenproportioneel grote invloed hebben op de rest. Wie die tijd verliest aan ongericht scrollen, vergaderingen zonder voorbereiding of een inbox die hem meteen de diepte insleurt, staat de rest van de dag achter de feiten aan. Wie die tijd bewust inzet, werkt de hele dag met meer overzicht en minder stress.

Scan je inbox, beantwoord alleen de urgentste berichten

De eerste fout die mensen maken bij het opstarten: ze openen hun inbox en gaan van bovenaf naar beneden. Elk bericht wordt gelezen, beoordeeld, beantwoord. Twintig minuten later zijn ze nog steeds bezig en hebben ze het gevoel dat ze al de hele ochtend werken. Terwijl ze eigenlijk alleen maar gereageerd hebben op wat anderen van hen wilden.

Doe het anders. Scan je inbox in een paar minuten. Is er iets wat vandaag, nu, direct aandacht vraagt? Dat pak je op. De rest laat je staan. Niet voor altijd – maar wel totdat je je eigen prioriteiten voor de dag hebt bepaald.

Een handige vuistregel: lees alles, maar reageer op niets totdat je weet wat de twee of drie belangrijkste dingen zijn die je vandaag wilt afronden. Zodra je dat weet, keer je terug naar de inbox. Niet eerder.

De kikker doorslikken

Iedereen heeft zo’n taak. Die klus die al een paar dagen op je lijstje staat. Die je steeds voor je uitschuift. Die je elke ochtend ziet staan en waarvan je denkt: straks. Mark Twain zou gezegd hebben: als je ’s ochtends als eerste een kikker eet, kun je de rest van de dag met de zekerheid doorbrengen dat dat het ergste was wat je kon overkomen.

Doe je moeilijkste of meest vervelende taak als eerste. Niet omdat het leuk is, maar omdat je dan de rest van de dag met een licht gevoel werkt. De kikker is weg. De energie die je daarvoor gebruikte om hem te vermijden, komt vrij.

’s Ochtends heb je de meeste mentale energie. Je brein is uitgerust, de drukte van de dag is nog niet begonnen, en er zijn nog weinig afleiders. Moeilijke taken vragen die mentale helderheid. Wie zijn kikker uitstelt tot de middag, mist het beste moment van de dag om hem aan te pakken.

Planning en takenlijst erbij pakken

De derde stap bij een goede dagstart: pak je planning en takenlijst erbij. Niet om ze te vullen, maar om te bepalen wat vandaag voorrang heeft. Wat staat er op de agenda? Welke taken hebben een deadline? Wat is de kikker van vandaag?

Dit kost je vijf minuten. Maar het geeft je de hele dag richting. Je werkt niet meer op gevoel, maar op basis van een bewuste keuze. Dat verschil voel je.

Maak daarbij ook een realistisch plan. Hoeveel uur heb je vandaag werkelijk beschikbaar, als je vergaderingen en andere verplichtingen eraf trekt? Tien taken plannen in vier uur is wishful thinking. Wie realistisch plant, haalt zijn lijst ook. Wie overplant, eindigt de dag met een gevoel van falen – terwijl hij misschien prima werk heeft geleverd.

Maak er een ritueel van

Het mooie van een vaste dagstart is dat hij na een tijdje automatisch gaat. Je hoeft er niet meer over na te denken. Je koffie staat klaar, je opent je systeem, je scant je inbox, je kijkt naar je planning en je bepaalt je eerste stap. En dan ga je aan de slag.

Geen gedoe. Geen verloren ochtenden. Gewoon een dag die begint met jij aan het roer.

Rituelen zijn krachtig omdat ze de beslissingsvermoeidheid verlagen. Wie elke ochtend opnieuw moet bedenken hoe hij zijn dag begint, verspilt energie aan het beslissen zelf. Wie een vast patroon heeft, bewaart die energie voor het werk dat er echt toe doet.

Wat als je geen keuze hebt?

Soms begint de dag met een overleg, of met een urgente situatie die direct ingrijpen vraagt. Dat hoort bij het werk. Maar zelfs dan kun je iets doen: kijk de avond ervoor al even naar je planning van de volgende dag. Noteer alvast je drie belangrijkste taken. Zodat je, ook als de ochtend chaotisch begint, weet waar je naartoe werkt zodra de rust terugkeert.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.