Hoe zet jij AI slim in als kenniswerker?

Je hoeft geen techneut te zijn om kunstmatige intelligentie (AI) in te zetten in je werk. Sterker nog: als kenniswerker kun je juist veel aan AI hebben. Niet om minder te denken, maar om beter te werken.

AI is een hulpmiddel zoals een rekenmachine dat is bij wiskunde. Het neemt je werk niet over, maar het ondersteunt je in delen van het denkproces. Voor kenniswerkers betekent dit: minder verspilling van tijd en aandacht, en meer ruimte voor analyse, creatie en scherpe keuzes.

1. Werk veilig met AI

Voordat je ermee aan de slag gaat, is er één belangrijk uitgangspunt: vertrouwelijke informatie hoort niet thuis in een AI-chat. Gebruik het niet voor persoonsgegevens, interne notities of gevoelige klantinformatie. Controleer altijd of de output klopt. AI kan verrassend goed redeneren, maar verzint soms antwoorden die overtuigend klinken maar feitelijk niet kloppen.

Denk ook na waar het bedrijf waarmee je werkt hun servers heeft staat. Zo gebruikte ik in het verleden voor online overleg Fireflies, maar die servers staan in de VS en de servers van Sally in Duitsland, wat ik prettiger vind. Daarom ben ik naar Sally overgestapt.

Eenzelfde overstap maakte ik van WeTransfer naar Swiss Transfer, voor het versturen van grote bestanden of grote hoeveelheden informatie. Daarin zat het in de plaats van de servers, maar ook in de voorwaarden en toegang die een tool heeft tot mijn informatie. Swiss Transfer is hierin toch een stuk veiliger.

Mijn collega Annemiek Tigchelaar gebruikt privé bij voorkeur Mistral (een Franse aanbieder), zodat er geen data in de VS terechtkomt.

Wil je weten hoe ik omga met AI en gegevens? Kijk dan even bij mijn privacyverklaring.

2. Versterk je toegevoegde waarde

Kenniswerk draait steeds meer om wat jij toevoegt: je kritische blik, je creativiteit, je analytisch vermogen. Juist daarin kun je AI gebruiken om sneller tot de kern te komen. Laat AI met je meedenken over een eerste opzet, een alternatieve formulering of een samenvatting van een lang stuk. Dat spaart tijd, en maakt ruimte vrij voor wat jij als mens beter kunt.

Een voorbeeld van mijn collega Annemiek Tigchelaar over hoe zij AI gebruikt in haar werk: “Ik gebruik het ook commercieel: geef de klant nog 3 goede redenen om dit product af te nemen en waarom het op de lange termijn geld bespaart.”

3. Verminder verspilling in je werkdag

Repetitieve taken, administratieve klussen of standaardteksten: veel daarvan kun je (deels) uitbesteden aan AI. Denk aan:

• het genereren van standaardantwoorden
• het maken van notulen, actielijsten en besluitenlijsten van een overleg (bijvoorbeeld op basis van een transcriptie uit Microsoft Teams, of met behulp van een notuleerhulpmiddel zoals Sally)
• het vastleggen van een telefoongesprek (Zoals mijn collega Annemiek Tigchelaar vertelt over haar ervaringen: “We hebben zelfs een eigen AI-omgeving waar je tekst kunt inspreken en dan komt die eruit in het juiste format om naar de klant te sturen. Van telefoontjes naar de schadeafdeling ontvangen klanten automatisch een samenvatting om te borgen wat er is besproken. Zo mooi!”)
• het herschrijven van teksten in een andere toon (‘Is deze tekst vriendelijk genoeg?’), of van de U-vorm naar de Je-vorm (op basis van je geschreven tekst, of tekst die je hebt ingesproken in Word)
• het maken van een ruwe opzet voor een presentatie of hand-out
• het vergelijken van documenten
• het automatisch samenvatten van een video of rapport

4. Herken patronen, maak gebruik van voorspelbaarheid

AI is sterk in het herkennen van patronen en het voorspellen van trends. Je kunt dat inzetten bij:

• het analyseren van klantvragen of feedback
• het bundelen van signalen uit e-mails of formulieren
• het maken van een voorstel op basis van eerdere documenten

Waar gebruik ik het zelf voor?

In mijn werk als trainer en coach gebruik ik AI onder meer voor het aanvullen of verbeteren van teksten, het maken van notulen/actielijsten/besluitenlijsten van een overleg, het brainstormen of sparren bij het maken van nieuw materiaal, het aanscherpen van trainingsmateriaal en het vergelijken van documenten (zoals meerdere versies van een voorstel). Maar ook voor het checken van bronnen of het genereren van samenvattingen.

De platforms die ik hiervoor gebruik zijn:

• ChatGPT en Perplexity Pro– als sparringspartner, tekstassistent en bronchecker
• Poe.com – voor toegang tot meerdere AI-modellen tegelijk
• Video Summary – om snel een samenvatting van een lange video te krijgen
• Photo Request – voor AI-gegenereerde afbeeldingen of visuele stijlsuggesties
• Sora (OpenAI) – voor het genereren van korte video’s vanuit tekst (opkomende functie)
• Sally – voor het maken van notulen, actielijsten en besluitenlijsten van (meestal online) overleg

Bijblijven

De ontwikkelingen op het vlak van AI gaan razendsnel. Het ene model maakt grote sprongen, terwijl de ander op een zijspoor komt. Hoe weet je nu wat een hype is en wat belangrijk is?

1. Begin met het leren van de basisbegrippen. Een goede daarvoor is AI-cursus, een initiatief van verschillende organisaties die het belang van AI-geletterdheid onderschrijven.

Een tweede optie is Elements of AI, een gratis online cursus gemaakt door de universiteit van Helsinki.

2. Volg de ontwikkelingen in compacte, betrouwbare porties. Een uitstekende (Nederlandstalige) nieuwsbrief om te volgen is die van Jarno Duursma. Hij volgt AI al jaren en weet het prima in de praktische context te brengen.

Een tweede optie is TLDR, een Engelstalige nieuwsbrief die AI iets meer uitdiept en ook praat over techniek in de bredere zin.

Op Linkedin zijn de updates van Elisa Baas een aanrader.

3. Werk je in loondienst? Zoek informatie van je werkgever, want die heeft verplichtingen rondom het zorgen voor AI-geletterdheid van medewerkers. Mijn collega’s van AVK leggen dat heel mooi uit op deze pagina.

Ben je zelfstandig ondernemer zoals ik? Dan zul je zelf moeten zorgen voor de kennis, en ook op je website vermelden hoe je het gebruikt.

Ga experimenteren

Hieronder vind je zes kleine experimenten die jij als kenniswerker vandaag nog kan proberen met AI-tools zoals ChatGPT of Copilot. Deze duren elk maximaal 10-15 minuten en leveren direct meetbare tijdwinst of inzichten op.

Let op – verwijder altijd persoonsgegevens of andere gevoelige informatie uit je teksten voordat je ze uploadt.

Experiment 1: Samenvatting van notulen
Plak de notulen van je laatste vergadering in ChatGPT en vraag: “Maak een korte samenvatting met actiepunten en deadlines.” Controleer de output en vergelijk met je eigen versie – zo bespaar je tijd en kun je gerichter aan de slag.

Experiment 2: Betere prompt itereren
Stel een vraag zoals “Geef tips voor betere e-mails”, en voeg toe: “Schrijf een betere prompt om dit zo precies mogelijk te beantwoorden.” Gebruik de AI-gegenereerde prompt voor een tweede ronde – zo leer je direct hoe je AI scherper stuurt.

Experiment 3: Excel-chaos ordenen
Upload een screenshot of data van een rommelige Excel-sheet naar Copilot of ChatGPT en zeg: “Maak hier een overzicht met grafiek en inzichten.” Kopieer het resultaat terug – zo zie je direct patronen die je zelf zou missen.
​
Experiment 4: Concept e-mail genereren
Beschrijf een standaard e-mail (bijvoorbeeld “Bedank collega voor input, vraag om deadline”) en vraag AI: “Schrijf een professionele versie in mijn stijl: kort en vriendelijk.” Pas aan en verstuur – zo test je of het sneller en effectiever is dan handmatig.

Experiment 5: Takenlijst prioriteren
Plak je to-do-lijst in AI en vraag: “Prioriteer deze taken op urgentie en impact, met een reden per taak.” Vergelijk met je eigen gevoel – krijg direct een scherpere focus voor de dag.

Experiment 6: Vergaderagenda optimaliseren
Stuur je agenda-onderwerp en doel in: “Maak een strakke agenda met tijdslots en voorbereidingsvragen.” Test dit in je volgende meeting – zo merk je of discussies gerichter verlopen.

Tot slot

AI is geen wondermiddel, maar wel een waardevolle assistent. Als je er slim mee omgaat, geeft het je werkdag lucht, structuur en focus. Begin klein. Experimenteer. En blijf kritisch; juist dat maakt jou als kenniswerker onmisbaar.

Heel veel succes!

Heb je behoefte aan contact, omdat je je eigen persoonlijke situatie aan me wilt voorleggen? Meld je dan aan voor een gratis en vrijblijvend Valkuilcheckgesprek van een half uur, via Zoom, Microsoft Teams of telefoon.

Weet je nu al dat je samen met mij aan de slag wil in een 1-op-1 traject? Dan vind je op mijn coachingspagina alle informatie over wat ik voor je kan doen.

Mail me op karen[at]newbroom.nl of bel me op 0652 645 283 en ik beantwoord graag alle vragen die je nog hebt.

PS voor de nieuwsgierige mens: Hoe kwam dit blogstuk tot stand?
ChatGPT schreef het voor me, op basis van deze prompt:

“Je bent trainer slimmer werken en wil een blog schrijven over het gebruik van AI in je werk als kenniswerker. Kijk naar de blogs hier: https://newbroom.nl/blog/

Schrijf een blog in vergelijkbare stijl, over het gebruik van AI. Gebruik geen emoticons.

Werk deze tips uit tot een blogstuk:

1. AI is een hulpmiddel zoals een rekenmachine bij wiskunde
2. Zorg dat je veilig werkt, controleer de output (vertel ook hoe mensen veilig kunnen werken met AI)
3. Kijk naar waar je persoonlijke waarde zit (bijvoorbeeld creativiteit, analyse). Die waarde kun je versterken met AI.
4. Kijk naar waar je ‘verspilling’ zit (bijvoorbeeld administratieve taken, saaie taken, repetitieve taken). Die kun je verminderen met AI.
5. Maak gebruik van de hulp bij voorspelbaarheid, patronen herkennen.

Benoem waarvoor ik het zelf gebruik (teksten verbeteren of aanvullen, brainstormen, klankbord, sparringspartner, trainingsmateriaal aanscherpen, vergelijken documenten, controleren van bronnen).

Geef een link naar mijn privacyverklaring waarin ook AI staat.

Benoem welke AI platforms ik zelf gebruik (ChatGPT, Poe.com, Video Summary, Photo Request, Sora) en geef de links daarnaar.

Schrijf het blog in het Nederlands. Vul deze opzet voor het blogstuk aan als je denkt dat ik iets ben vergeten. Verzin geen informatie; als je iets niet weet, zeg het dan.”

Foto: Alex Knight