Privacyverklaring

Deze privacyverklaring van www.newbroom.nl dateert van april 2021
New Broom verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevens Bescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens New Broom verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt en hoe dit wordt aangepakt.

Contactgegevens

http://www.newbroom.nl
Schaarweide 1, 2811 JM REEUWIJK
0652645283
Karen Visser-Conradi is de Functionaris Gegevensbescherming van New Broom. Zij is te bereiken via karen@newbroom.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken, waarom en hoe lang

New Broom verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Je wordt nooit aan de verzendlijst van de nieuwsbrief toegevoegd, tenzij je daar zelf expliciet toestemming voor geeft. ‘Toestemming’ is het aanvinken van een hokje op een (online of fysiek) inschrijfformulier, handoutformulier of evaluatieformulier.

Aan het einde van deze privacyverklaring is te zien bij welke handeling welke gegevens worden bewaard, voor welk doel en hoe lang ze worden bewaard.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via karen@newbroom.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

New Broom verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van jouw betaling;
• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of marketinguitingen;
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
• Om goederen en diensten bij je af te leveren;
• Voor casuïstiek en persoonlijke ontwikkeling als trainer en professional organizer;

New Broom analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren;

New Broom verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze
belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

New Broom neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat
daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van New Broom) tussen zit. Wel gebruikt New Broom AI-toepassingen. De details hierover staan in de volgende paragraaf.

Gebruik van AI-toepassingen

New Broom maakt in bepaalde gevallen gebruik van AI-technologieën om haar dienstverlening te verbeteren. Dit gebeurt uitsluitend binnen de kaders van de AVG en met inachtneming van jouw privacy. De toepassingen zijn als volgt:

1. Transcriptie, samenvattingen en actielijsten
   Tijdens overleggen kan, met expliciete toestemming van alle betrokkenen, een transcriptie worden gemaakt met behulp van Fireflies.ai. Deze transcripties worden gebruikt om samenvattingen, sessieverslagen en actielijsten op te stellen. De bestanden worden direct na verwerking vernietigd om jouw privacy te waarborgen.
   
2. Ondersteuning bij contentcreatie
   Voor het ontwikkelen van content zoals social media posts, trainingsmateriaal en oefeningen, gebruikt New Broom ChatGPT als sparringpartner. Hierbij worden gegevens volledig geanonimiseerd, zodat geen persoonlijke of herleidbare informatie wordt gedeeld. Dit zorgt ervoor dat de verwerking altijd veilig en vertrouwelijk gebeurt.

Deze toepassingen ondersteunen ons werkproces en verbeteren onze dienstverlening. Jouw gegevens worden uitsluitend gebruikt met jouw toestemming en binnen de grenzen van de wet.

Delen van persoonsgegevens met derden

New Broom verstrekt je persoonsgegevens uitsluitend aan derden als jij hiermee instemt. Een verzoek daartoe wordt actief gedaan vanuit New Broom en volgt alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

New Broom gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. New Broom gebruikt cookies met een
puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Zie voor een toelichting deze website.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens
door New Broom en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar karen@newbroom.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. New Broom wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

New Broom neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Zo maak ik bijvoorbeeld gebruik van de digitale wachtwoordenkluis LastPass en kent mijn cloudopslag een tweestapsbeveiliging.

Verslagen van werkplekbezoeken of andere documenten kunnen worden verzonden in combinatie met gebruik van een wachtwoord, dat per SMS of WhatsApp wordt doorgegeven. Dat gebeurt op verzoek van de ontvanger en gebeurt niet
standaard.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via karen@newbroom.nl.

Overzicht: Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

Wanneer je je inschrijft voor de nieuwsbrief:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• IP-adres;
• Locatiegegevens, bijvoorbeeld vanaf welk apparaat je de website bezoekt

Je naam en e-mailadres gebruikt New Broom om je de nieuwsbrief te kunnen versturen. Deze contactgegevens worden bewaard totdat iemand zichzelf afmeldt voor de nieuwsbrief, of een verzoek doet om vergeten te worden. Met het IP-adres en de locatiegegevens kunnen we de opzet en inhoud van de website en het bijbehorende aanbod van producten en diensten optimaal laten aansluiten bij de behoeften van bezoekers.

Wanneer je je inschrijft voor een actie (bijvoorbeeld de Slik de Kikker-Challenge, of het e-book Na je vakantie extra fris beginnen):

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer (bij acties die via WhatsApp lopen);
• IP-adres;
• Locatiegegevens, bijvoorbeeld vanaf welk apparaat je de website bezoekt

Je naam, e-mailadres en soms ook telefoonnummer gebruikt New Broom om je informatie over de actie te kunnen versturen. Deze contactgegevens worden bewaard totdat iemand zich uitschrijft van deze lijst, of een verzoek doet om vergeten te worden.

Met het IP-adres en de locatiegegevens kunnen we de opzet en inhoud van de website en het bijbehorende aanbod van producten en diensten optimaal laten aansluiten bij de behoeften van bezoekers. Je gegevens worden alleen gebruikt voor de actie, tenzij je hebt aangevinkt dat je ook de nieuwsbrief wilt ontvangen. In dat geval worden je gegevens aan die lijst toegevoegd.

Wanneer je je inschrijft voor een webinar:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer (optioneel);
• IP-adres;
• Locatiegegevens, bijvoorbeeld vanaf welk apparaat je de website bezoekt.

Je naam en e-mailadres gebruikt New Broom om je informatie over het webinar kunnen versturen. Je telefoonnummer (optioneel achter te laten) is bedoeld om na afloop van het webinar steekproefsgewijs contact op te nemen met deelnemers.

Deze contactgegevens worden bewaard in het jaarlijks archief ‘Klanten en prospects’ ten behoeve van mogelijk toekomstig contact over hetzelfde of andere onderwerpen, tenzij iemand een verzoek doet om vergeten te worden.

Met het IP-adres en de locatiegegevens kunnen we de opzet en inhoud van de website en het bijbehorende aanbod van producten en diensten optimaal laten aansluiten bij de behoeften van bezoekers.

Wanneer je het contactformulier op de website invult:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer (optioneel);
• IP-adres;
• Locatiegegevens, bijvoorbeeld vanaf welk apparaat je de website bezoekt.

Je naam, e-mailadres en telefoonnummer (optioneel achter te laten) gebruikt New Broom om je vragen over producten en diensten te kunnen beantwoorden.

Deze contactgegevens worden bewaard in het jaarlijks archief ‘Klanten en prospects’ ten behoeve van mogelijk toekomstig contact over hetzelfde of andere onderwerpen, tenzij iemand een verzoek doet om vergeten te worden.

Met het IP-adres en de locatiegegevens kunnen we de opzet en inhoud van de website en het bijbehorende aanbod van producten en diensten optimaal laten aansluiten bij de behoeften van bezoekers.

Wanneer je je aanmeldt, of wordt aangemeld, voor één of meer 1-op-1 sessies:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Organisatie;
• Functienaam;
• Adresgegevens (post- en bezoekadres);
• Overige gegevens die je zelf verstrekt op het intakeformulier, per e-mail aan New Broom verstuurt of telefonisch verstrekt;
• Audio- en/of video-opnames van online sessies ten behoeve van verwerking in de verslagen van de werkplekbezoeken (alleen na expliciete toestemming van alle betrokkenen);
• Gegevens over de uitdagingen die je in je werk ervaart en de adviezen die je daarover krijgt (in verslagen van werkplekbezoeken).

Alle bovengenoemde gegevens worden gebruikt tijdens de ondersteuning die New Broom geeft, of tijdens het facturatie- en evaluatieproces na afloop. Niets van wat je met New Broom deelt, of uit verslagen van werkplekbezoeken, wordt gedeeld met derden tenzij je daar zelf uitdrukkelijk toestemming voor geeft.

Je contactgegevens worden bewaard in het jaarlijks archief ‘Klanten en prospects’ ten behoeve van mogelijk toekomstig contact over hetzelfde of andere onderwerpen, tenzij iemand een verzoek doet om vergeten te worden.

De betalingsgegevens (factuurgegevens) worden bewaard zo lang als nodig is om te voldoen aan administratieve wettelijke verplichtingen.

De verslagen van werkplekbezoeken en evaluatieformulieren worden bewaard voor casuïstiek en mijn eigen ontwikkeling als trainer en professional organizer; de inhoud ervan wordt ook na afloop van de ondersteuning nooit met derden gedeeld.

Wanneer je je aanmeldt, of wordt aangemeld, voor een training:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Organisatie;
• Functienaam;
• Adresgegevens (post- en bezoekadres);
• Overige gegevens die je zelf verstrekt op het intakeformulier, per e-mail aan New Broom verstuurt of telefonisch verstrekt.

Alle bovengenoemde gegevens worden gebruikt tijdens de training die New Broom geeft, of tijdens het facturatie- en evaluatieproces na afloop. Niets van wat je met New Broom deelt wordt gedeeld met derden, tenzij je daar zelf uitdrukkelijk toestemming voor geeft.

Je contactgegevens worden bewaard in het jaarlijks archief ‘Klanten en prospects’ ten behoeve van mogelijk toekomstig contact over hetzelfde of andere onderwerpen, tenzij iemand een verzoek doet om vergeten te worden.

De betalingsgegevens (factuurgegevens) worden bewaard zo lang als nodig is om te voldoen aan administratieve wettelijke verplichtingen.

De evaluatieformulieren en eventuele verslagen van werkplekbezoeken die in combinatie met de training zijn gedaan worden bewaard voor casuïstiek en mijn eigen ontwikkeling als trainer en professional organizer; de inhoud ervan wordt ook na afloop van de ondersteuning nooit met derden gedeeld.