Effectiever en efficiënter online vergaderen

We ontkomen er niet aan: online vergaderen, videobellen… Na een jaar coronatijd is de virtuele vergadering een vast onderdeel geworden van het dagelijks leven van de meeste kenniswerkers. Hoe houd je die vergaderingen effectief en efficiënt?

Voor wie pech heeft, is het zelfs het hoofdbestanddeel geworden: de meerderheid van de werkdag gaat op aan afspraak na afspraak waarbij je turend naar het scherm je aandacht probeert te houden bij de vergaderagenda – die er hopelijk is, want die ontbreekt regelmatig. Ondertussen zie je de oproep voor de volgende vergadering al verschijnen, terwijl je eigenlijk even koffie wilt halen.

Staand aan je aanrecht komt er een appje binnen; of je al je feedback op dat ene document hebt kunnen geven?

Helaas… Wanneer had je dat moeten doen? Om nog maar te zwijgen over de talloze e-mails in je inbox die schreeuwen om je aandacht.

Zuchtend loop je terug naar je werkplek. Kan dit nu niet anders?
Absoluut! Maar er is wel iets voor nodig, en je kunt het niet alleen.

Wat je zelf kunt doen aan online vergaderen

Accepteer geen vergadering zonder doel of agenda. Ongetwijfeld krijgen jullie een half uur of uur volgepraat, maar waarom gebeurt dit? Neem geen genoegen met de dooddoener ‘elkaar informeren’, want om elkaar te informeren hoef je niet te per se te vergaderen.

Plan in je agenda altijd voorbereidingstijd in én afhandeltijd. Dat betekent dat er meer lucht in je agenda hoort te zijn, als hij er nu uit ziet als elke dag één streep van overleggen. Heb jij zo’n streepagenda? Dan is de kans groot dat je bijdrage en meerwaarde beperkt is, want je kunt je niet inhoudelijk voorbereiden.

Bij Outlook kun je standaard instellen dat vergaderingen die bij jou worden ingepland altijd korter duren dan het hele of halve uur; mijn collega’s van AVK leggen hier uit hoe dat werkt.

Stop met je ego te voeden. Waarom ben je eigenlijk uitgenodigd voor deze vergadering? Neem niet aan dat er een reden voor je uitnodiging; talloze mensen worden dagelijks uitgenodigd ‘voor de zekerheid’ of ‘om te zorgen dat team X op de hoogte is’. Jouw tijd is kostbaar, en als er geen goede reden is om jou erbij aanwezig te laten zijn, sla het overleg dan over.

Wat je met elkaar kunt doen aan online vergaderen

Ga uit van ‘geen overleg, tenzij’ in plaats van ‘overleggen, tenzij’. Iedereen heeft 24 uur per dag te besteden – je doet er verstandig aan om daar zuinig mee om te gaan. Kijk dus kritisch naar jullie vergaderschema en laat elk overleg zich weer ‘bewijzen’: waarom is dit overleg er eigenlijk en wat levert het ons op? Moet dit echt een vergadervorm, of kunnen we dit ook op andere manieren af?

Anders ben je de sufferd die dit t-shirt draagt…

Wanneer iedereen zijn plasje wil doen over een onderwerp, kost dat enorm veel tijd. Laat ze bijvoorbeeld vooraf op de vergaderstukken reageren door opmerkingen in het document te plaatsen, of vragen vooraf in te dienen.

Gooi mensen uit de deelnemerslijst. Ongetwijfeld wordt er kritisch gekeken naar uitgaven waarvoor de organisatie een factuur ontvangt en moet daarvoor authorisatie komen; niemand kan zomaar tienduizend euro uitgeven.

Typisch genoeg wordt er zelden een rekensom gemaakt van een overleg: hoeveel tijd zijn mensen hier aan kwijt en wat zou hun uurtarief zijn als je hun salaris deelt door hun aantal uren?

Je zou je te pletter schrikken van hoe duur elke vergadering is… Reden genoeg om de bezetting tegen het licht te houden. Welke deelnemer moet echt deelnemen aan de discussie en welke deelnemer kan ook volstaan met het krijgen van de actielijst en besluitenlijst?

Verkort de duur. Offline vergaderingen zijn al vermoeiend; dat geldt nog sterker voor online vergaderingen. Laat die niet langer dan 45 minuten duren voordat er een korte pauze is. Zet de standaardduur op 25 of 50 minuten, in plaats van 30 en 60 minuten.

Maak de voorzitter een echte voorzitter. Ook bij online vergaderen is een voorzitter nodig: om de begin- en eindtijd strak te managen, plus de tijd die aan agendapunten wordt besteed. Gewoon beginnen dus, ook als er mensen nog niet zijn. Loopt iemand uit in de tijd voor dit onderwerp? Tijd om in te grijpen. Kun je dat in een offline vergadering nog wel non-verbaal af met een knikje of gebaar, nu is het noemen van een naam echt nodig. Als Pepijn moet afronden, zeg hem dat dan gericht.

Stop het voorlezen. Ken je die vergaderingen waarin mensen sheet na sheet gaan voorlezen, terwijl de andere deelnemers steeds glaziger in hun webcam staren? Tenzij er een interactief doel is – de deelnemers vragen stellen over de inhoud – of het zo hyperactueel is dat je het niet van te voren kon sturen, is het niet nodig om een inhoudelijk verhaal voor te lezen. Je mag er vanuit gaan dat ze vooraf de stukken hebben gelezen (en anders horen ze niet in de vergadering thuis).

De eerste vraag van een spreker hoort te zijn: wie heeft er vragen over de inhoud? De voorzitter heeft hierin ook een rol, om sprekers te dwingen tot de kern te komen: wat is je vraag of je boodschap aan de overige deelnemers?

Wees creatiever met techniek. Gebruik alternatieven: laat ze in duo’s in breakout rooms overleggen, stel ze een vraag in een poll, laat ze in de chatfunctie hun vragen alvast stellen zodat de voorzitter daaruit de belangrijkste kan filteren, of gebruik interactieve platformen zoals Mentimeter om mensen input te laten leveren.

Je kunt net zo creatief worden met a-technische hulpmiddelen. Laat mensen bijvoorbeeld iets roods, groens en geels bij zich houden, dat ze kunnen gebruiken om hun mening te geven (rood voor nee, groen voor ja, geel voor misschien).

Sluit elke vergadering goed af. Zorg dat iedereen, voordat hij of zij uitlogt, goed op de hoogte is van wat de besluiten zijn geweest, wat de vervolgstappen zijn én vooral ook wie die stappen gaat zetten.

Nog niet overtuigd?

Lees dan Stop the Meeting Madness (Harvard Business Review). Een uitstekend onderbouwd artikel dat een lans breekt voor minder én effectiever vergaderen!

Interesse in meer statistieken over vergaderen? Dit Engelstalige artikel (van Project Manager News) geeft een interessante visie op waarom mensen überhaupt vergaderen haten, EN wat het effect van de pandemie is geweest op vergaderen.

Heb je nog vragen voor mij? Neem dan gerust contact met me op; ik denk graag met je mee.

PS Dit blogstuk is er ook in een Engelse versie.

—

Heb jij – of heeft jouw team – dat thuiswerken en hybride werken nog niet helemaal lekker in de vingers? Overweeg dan eens een workshop of training Effectief en Efficiënt Hybride Werken.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—