Dweilen met de kraan open: geen nee zeggen

Wie ‘nee zeggen’ heel lastig vindt, dweilt met de kraan open als het op zijn of haar werk aan komt. Je kunt jezelf nog zo efficiënt organiseren – als er structureel meer binnen komt dan je redelijkerwijs kunt verwerken, blijf je achter jezelf aan hollen.

Wat is er toch zo lastig aan nee zeggen?

Een klein woordje, slechts één letter meer dan ‘ja’. En toch is het voor veel mensen heel spannend om het uit te spreken. Zelfs als het gaat om taken die eigenlijk niet eens bij hun functie horen, of degene die het vraagt onredelijk is.

Denk bijvoorbeeld aan collega’s die structureel te laat zijn met hun vraag of input, waardoor jij langer moet blijven of je uit de naad werkt om jóuw deel op tijd af te hebben.

Dat wordt nog lastiger in een ondersteunende functie, zoals bijvoorbeeld een secretaresse. Hun vak is het om andermans productiviteit te optimaliseren, in een omgeving die heel veel ad hoc-taken voor hen produceert. En hoewel het percentage van dergelijke ad hoc-taken voor een secretaresse altijd relatief hoog is, kan het ook zijn dat hun collega’s te weinig vooruit denken, niet goed plannen of dingen afschuiven waarin ze zelf geen zin hebben.

‘Nee kunnen zeggen’ is dus voor een secretaresse een hele nuttige vaardigheid.

Vaak zijn problemen met nee zeggen gekoppeld aan een kwaliteit (perfectionisme, een dienstverlenende instelling, betrokkenheid, enthousiasme, gedrevenheid) die doorschiet naar een valkuil (respectievelijk perfectionisme te ver doorvoeren, overservicen, niet loskomen van je werk, overenthousiast, te veel hooi op je vork nemen).

Iets anders dat een rol speelt, is iemands overtuiging: het beeld dat de meeste mensen hebben, bewust of onbewust, over hoe ze hun functie horen uit te voeren.

Je overtuigingen in je werk kleuren hoe je kijkt naar situaties en naar je eigen functie.
Die bril is heel persoonlijk en ontstaan door alle ervaringen uit het verleden.
Hij is in zichzelf niet goed of niet fout, maar kan je wel flink in de weg zitten.

Kijk maar eens naar de redenen die de basis waren voor deze secretaresses om géén nee te gaan zeggen tegen een vraag of verzoek.

Ik zeg geen nee, want…

1-… ik kan het sneller dan die collega het kan

2-… ik vind het leuk om mensen te helpen

3-… ik vind hem aardig

4-… het hoort bij mijn functie om te helpen

5-…ik kan het er wel bij hebben, ook al is het niet mijn verantwoordelijkheid

6-… iemand teleurstellen is vervelend

7-… als ik het niet doe, wie doet het dan wel?

8-… dan doe ik mijn werk niet goed

9-… voor wat hoort wat

10-.. ik hou ervan om te ontzorgen

Al die redenen kun je doortrekken naar de overtuigingen die onder die uitspraken liggen:

1-… ik kan het sneller dan die collega het kan
Degene die een taak het snelste kan, is degene die het moet uitvoeren

2-… ik vind het leuk om mensen te helpen
Als je mensen graag helpt, moet je altijd ja zeggen

3-… ik vind hem aardig
Tegen aardige mensen zeg je geen nee

4-… het hoort bij mijn functie om te helpen
Iemand in een ondersteunende functie mag geen nee zeggen

5-…ik kan het er wel bij hebben, ook al is het niet mijn verantwoordelijkheid
Als ik ruimte in mijn schema heb, moet ik dat vullen met taken, ook als ze niet bij mij horen

6-… iemand teleurstellen is vervelend
Ik mag niemand teleurstellen

7-… als ik het niet doe, wie doet het dan wel?
Ik mag pas nee zeggen als er iemand anders is om de taak over te nemen

8-… dan doe ik mijn werk niet goed
Je doet je werk pas goed als je altijd ja zegt

9-… voor wat hoort wat
Als iemand iets voor mij heeft gedaan, kan ik daarna niet weigeren als hij iets vraagt

10-.. ik hou ervan om te ontzorgen
Als je houdt van ontzorgen, moet je altijd ja zeggen

Zijn die overtuigingen allemaal even redelijk?
Allemaal even houdbaar als je ze kritisch bekijkt?

Zeker niet! Ze zijn de moeite waard om te onderzoeken, want als ze je in de weg staan, ben je je eigen vijand.

Efficiency is misschien wel je vriend, maar je overtuigingen zijn net zo goed een belangrijke factor in het slimmer werken.

Afhankelijk van hoe het proces bij jou verloopt, zijn er meerdere opties:

• Zeg je te snel ja zonder na te denken, bouw dan een bufferantwoord in,
  zoals ‘Kan ik daar vanmiddag op terugkomen bij je?’

• Denk je dat jij het wel zult moeten doen omdat er geen alternatieve keuze is, weet dan dat je niet verantwoordelijk bent om andermans probleem op te lossen. Blijf kijken naar de eigenaar van het probleem; escaleer zo mogelijk al in een vroeg stadium naar een leidinggevende of naar een persoon die hierover een besluit kan nemen.

• Zeg je geen nee omdat de taak wel degelijk bij je thuishoort, maar kom je daarna in de problemen, dan kan het zijn dat je werklast structureel te groot is voor de uren die je tot je beschikking hebt. Dat vraagt om uitzoomen en kwantificeren: wat wordt er van je verwacht, hoeveel tijd kosten die taken en hoe verhoudt zich dat tot je werkuren?

Wil je in jouw team eens kritisch kijken naar hoe jullie slimmer kunnen werken?
Kijk dan bij mijn Teamtraining Met Meer Plezier Productief.

Maar er is ook de workshop Nee zeggen is ook een antwoord, die speciaal voor support professionals is gemaakt. Daarin krijg je inzicht in de oorzaken van je moeite met ‘nee’ zeggen en leer je praktische technieken om hierin verandering te brengen.

Mocht je willen overleggen over wat goed past, neem dan gerust contact met me op. Ik denk graag met je mee!