“Heb je mijn mail gelezen?”

Wie kent hem niet: de out of office reply, ofwel de ‘ik ben er even niet’. De meeste mensen gebruiken die vooral als ze met vakantie gaan; zo weten klanten en collega’s waar ze terecht moeten in je afwezigheid. Helemaal goed, maar ook als je wél aan de slag bent kan een out of office reply zijn functie hebben. 

De belangrijkste?

Verwachtingsmanagement.

Iedereen heeft zijn of haar eigen verwachting als ze contact met je opnemen: hoe snel reageer je?

Als een organisatie daarover geen afspraken maakt, kunnen die verschillen pijnlijk zichtbaar worden. Denk aan een collega die, tien minuten nadat hij je mailde, naast je bureau staat.

“Heb je mijn mail gelezen?”

Eh… Nee. Je was met andere dingen bezig.

En al had je hem wel gelezen – wat dan nog? Als je een snel antwoord wilde, was het slimmer geweest om je verhaal door te bellen.

Of alléén maar langs te komen, in plaats van mailen en langskomen.

Wat je ook kunt doen, is altijd een out of office reply aanzetten, waarin je die verwachtingen managet. Twee voorbeelden die ik in de praktijk ben tegengekomen:

“Bedankt voor je bericht!
In het weekend lees ik geen e-mail en door de weeks check ik maar 1 keer per dag mijn e-mail. Het kan dus even duren voordat ik reageer. Daarnaast probeer ik zelf in de praktijk te brengen wat ik anderen adviseer: 1 ding tegelijk (focus) en regelmatig momenten voor rust en ontspanning nemen. 😉

Tot gauw!“

EN:

“Dankjewel voor je e-mail.

Gedurende een normale werkweek, probeer ik mijn e-mail uiterlijk binnen 72 uur te beantwoorden. Voor dringende zaken kun je beter een berichtje sturen via Whatsapp of bellen via onderstaand nummer.

Het bestuur van [organisatie] vervult haar taak op vrijwillige basis, naast ons eigen bedrijf en persoonlijke verantwoordelijkheden, waardoor het soms wat langer kan duren voor ik reageer.”

Prima teksten, toch? Heel duidelijk.

Heb jij een tip voor een out of office reply, of weet je een mooie tekst die je wilt delen?

Reageer dan hieronder of mail naar karen[at]newbroom.nl.

Werk ze!