Hoe combineer je vakantie en e-mail?

Wat vakantie betekent is heel persoonlijk: waar de een graag raftend een hoge berg afgaat, zoekt de ander rust en stilte op, of juist een vakantiebestemming mét kindervermaak. Zo is het ook met de combinatie werk en vakantie – want of je nu in loondienst werkt of zelfstandig professional bent, je zult keuzes moeten maken over werk en vakantie.

Ik gaf al eerder in twee blogstukken tips over vakantie; hier voor zelfstandig professionals en voor mensen die een werkgever hebben. Vakantie en e-mail, dat is wel een eigen stuk waard!

De afwegingen die je daarin maakt, lijken sterk op de afwegingen van een gemiddelde zondagavond: open ik dan mijn mailbox, of juist niet?

Het antwoord is altijd: doe wat jou rust geeft. Hoe je die rust bereikt, vul je zelf in.

Er zijn verschillende keuzes te maken. Om te beginnen:

Zet je wel of niet een out of office reply aan – en wat staat daarin?

Voor zelfstandig professionals die geen achtervang hebben tijdens vakantietijd, kan dat een heel ander antwoord zijn dan voor wie een afdeling vol vervangers heeft.

Bedenk wel dat je niet hoeft te schrijven ‘ik ben er niet, ik ben dan-en-dan weer terug’. Je kunt ook kiezen voor een tussenvorm, waarbij je aangeeft dat je in vakantietijd mogelijk wat later zult reageren dan gebruikelijk. Eventueel plaats je er je telefoonnummer bij, voor zaken die niet kunnen wachten. Je kunt desnoods in het midden houden wanneer je weer terug bent; met het oog op veiligheid van je werk-/woonadres misschien wel zo slim.

Heb je wél collega’s die je mails kunnen afhandelen, maak de ontvanger van je out-of-office reply dan duidelijk waar hij of zij terecht kan voor wat. Dat is het enige wat belangrijk is. Denk vanuit het standpunt van de ontvanger en formuleer je tekst ook zo. Niet: ‘Pietje doet facturen, aanmaningen en contracten’ maar: ‘Voor facturen, aanmaningen en contracten kunt u terecht bij Pietje’.

Voor beide groepen geldt:

• Dat het slim is om je out-of-office reply een dag of twee vóór vertrek al in te schakelen, zodat je een buffer hebt en mensen niet worden verrast door je vertrek
• Houd het sowieso zakelijk en wees niet té lollig met teksten in het genre ‘Als u dit leest, geniet ik van een welverdiende Tequila op een Mexicaans strand’

En dan…

Hoe vaak check je je mail tijdens je vakantie?

Je kunt er voor kiezen om dat pas te doen als je echt weer thuis bent, of zelfs pas op je echte eerste werkdag na je vakantie. Ongetwijfeld heb je dan flink wat te mesten, waarbij je wel slim te werk kunt gaan door te selecteren op afzender. Meestal kun je daardoor mails in bulk verwijderen.

‘Groeperen op discussie’ of ‘Weergeven als gesprek’ (dat vind je in Outlook onder het tabblad Beeld) kan je ook helpen om mails die bij elkaar horen, als één geheel af te handelen, zodat je niet achter de feiten aanloopt.

Het andere uiterste is om tijdens je vakantie dagelijks je mailbox te openen en mails af te handelen. Of dat slim is, hangt af van je functie, de situatie, je hoeveelheid mails, de medewerking van je collega-vakantiegangers en de alternatieven die je (niet) hebt. Probeer in elk geval om mails te scannen: wat is écht urgent en wat kan wachten? Een tussenvorm is om een aantal keer per week je mailbox te scannen op urgente zaken en die te scheiden van dingen die kunnen wachten.

Maak een standaardantwoord voor die laatste categorie, dat je steeds kopieert. Hierin meld je dat je met vakantie bent en dat je er op datum X op terug komt. (Plan dat dan wel in in je agenda, of houdt het globaler: ‘vanaf week X ga ik reageren’.)

Om niet te vergeten…

Zorg dat je ruim vóór vertrek alle informatie en techniek hebt waarmee je op afstand je mailbox kunt inzien en gebruiken. Het is niet heel ontspannen als je pas op je Italiaanse camping ontdekt dat je daarvoor een token had moeten aanvragen of dat je wachtwoord voor je webmail is verlopen.

Fijne vakantie!

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—