Een e-mailtekst slim opbouwen

Wanneer je merkt dat je veel tijd kwijt bent aan e-mails schrijven, kan je dit belemmeren om dat programma goed te gebruiken. Een e-mailtekst slim opbouwen is een vaardigheid waarin je jezelf kunt trainen. Een aantal tips op een rijtje om die vaardigheid verder te ontwikkelen.

Onderwerpsregel

Maak een duidelijke onderwerpsregel die aangeeft waar de mail over gaat. Schrijf niet ‘Vraagje’ maar benoem het onderwerp en liefst ook wat je er mee wil, zoals bijvoorbeeld ‘Aanvulling op projectoverzicht januari – graag je feedback’.

Begin to-the-point

Begin je mail met aan te geven waarover de mail gaat, waarom je mailt en wat je van de ander wilt. Bijvoorbeeld: ‘Beste Piet, zoals afgesproken heb ik een voorstel gemaakt voor een uitbreiding van de installatie van gebouw X. Dat is bijna klaar, maar om dit goed te kunnen afronden heb ik nog een aantal vragen voor je. Die vragen vind je hieronder.’

Als je het lastig vindt om dit kort en bondig te formuleren, begin dan met nadenken hoe je deze mail zou schrijven als je maximaal twee zinnen mocht sturen. Wat zou er in die mail staan? Vanuit daar kun je uitbreiden.

Maak een indeling

In plaats van een lange lap tekst te schrijven, is het indelen van je mail met tussenkopjes, nummering of bullets verstandiger. Iemand die tekst van een beeldscherm leest, leest niet zoals hij een boek leest, maar scant de tekst meer: hij kijkt hem diagonaal door en blijft ‘haken’ bij dingen die hem opvallen. Die blijven meer bij dan de overige tekst. Het zijn kapstokken waaraan je je informatie kunt ophangen.

Benoem de actie voor de ander

Als je mail niet alleen ter informatie is, maar ook nog de ander in beweging moet krijgen, zorg dan dat je die acties concreet benoemt. Dat kan met tekst én met vormgeving.

In de tekst kun je een duidelijke vraag stellen:

‘Wil je voor vrijdagmiddag laten weten of dit voorstel akkoord is?’

‘Heb je nog aanvullingen op deze tekst, of geeft dit weer wat we hebben besproken?’

Qua vormgeving kun je dingen onderstrepen of vet maken in zinnen.

Tot slot: filter en recycle

Kijk ook eens met een andere bril naar e-mails die al hebt verstuurd aan bepaalde klanten. Kun je daaruit standaardteksten halen die je vaak gebruikt? Bijvoorbeeld afsluitende alinea’s, of andere stukken?

Bewaar die dingen in een apart document, dat je op een makkelijk terugvindbare plaats bewaart.