E-mail stap voor stap de baas

E-mail blijft in deze moderne tijden een van de grootste stressfactoren voor de werkende mens. Er zijn bedrijven die het -deels- in de ban hebben gedaan, zoals Atos en Volkswagen. Zeker voor intern verkeer kan dat een oplossing zijn. Wat als het nog wel komt… hoe word je e-mail stap voor stap de baas?

Minder mail krijgen begint met minder mail sturen. Zorg daarom zelf ook dat je dit beperkt gebruikt. Bel vaker, loop langs, of stuur een kort bericht via WhatsApp of SMS. E-mail is sowieso niet geschikt voor een uitgebreide inhoudelijke discussie; dat kan beter in een persoonlijk gesprek. Ook het heen en weer sturen van bestanden per mail is onverstandig. Beter is ze ergens te plaatsen waar de ander ze ook kan zien, zoals in Google Drive of Dropbox.

Begin je dag niet met het beantwoorden van je mail. Bijna iedereen doet het en toch is het een van de meest onproductieve manieren om je dag te beginnen. Beter is om hem minimaal een half uur dicht te laten en te starten met je belangrijkste taak. Voor je het weet is het half elf en ben je aan de slag gegaan met ándermans prioriteiten, vragen en issues – want dat is wat je in je mailbox aantreft.

Gebruik wizard-regels om het kaf van het koren te scheiden. Voor interne mail is dat heel nuttig; zo komen nieuwsbrieven of cc-berichten in een aparte map terecht, als je dat wilt. Ze zijn ook heel geschikt om je uitgaande mail in de gaten te houden. Met behulp van een zelfbedachte code die je onderaan je eigen mail typt, kun je Outlook bijvoorbeeld instrueren om van bepaalde mail een kopie te verplaatsen naar je map ‘Wachten op reactie’. (Gebruik je Gmail? Dan heet dit principe daar ‘filters’ in plaats van regels’.)

Geef het goede voorbeeld door concreet te zijn. Mensen lezen niet graag van een scherm en zeker lange lappen tekst worden eerder gescand. Gebruik daarom tussenkopjes, witregels om alinea’s te scheiden en het belangrijkste: formuleer heel specifiek wat je van de ander verwacht, zowel in de onderwerpsregel als in je tekst.

Komt er nog steeds mail binnen? Natuurlijk… Daarvoor heb ik een stroomschema voor e-mail om te downloaden. Hang het op je magneetbord, plaats het op je desktop… Wat je wilt.

Heb je vragen over e-mail? Neem gerust contact met me op, ik adviseer je graag.

Loopt het in jouw organisatie de spuigaten uit? Overweeg dan eens een workshop Met Meer Plezier Productief. Die zijn er in verschillende maten; van een lunchworkshop van 45 minuten tot een dagdeel. Al naar gelang jullie behoeften kan e-mail één van de onderwerpen zijn, of het hoofdonderwerp. Samen hier afspraken over maken helpt jullie productiviteit een flink eind op weg! Ik maak graag een voorstel op maat.