Hoe je focus krijgt en houdt

Focus hebben op je belangrijkste taken is een grote uitdaging in een omgeving vol prikkels. E-mails, telefoontjes, WhatsAppjes, ‘live’ vragen, planning, to do-lijst, agenda… Alles schreeuwt om aandacht. Hoe zorg je dat je focus krijgt en houdt?

‘If you chase two rabbits, both will escape.’

Deze quote kwam onlangs voorbij en ik dacht: helemaal raak. Spot on.

Wil je dat je je doelen bereikt, dan moet je je richten op wat écht belangrijk is en daar helemaal voor gaan. Maar dat begint met bepalen wát het belangrijkste is in je werk. Om dat te kunnen bepalen, is er – afhankelijk van je situatie en context – een aantal criteria dat je kunt aanhouden.

Verdien ik er geld mee?

Voor veel ondernemers, zeker ZZP-ers, is het flink zwoegen. Je hebt een groot takenpakket, veel petten op, waarbij niet elke actie of taak direct geld oplevert. Connecties op LinkedIn zoeken? Dat levert je geen cent op – althans niet direct. Maar misschien wel later, omdat je netwerk groter wordt en iemand je naam ziet. Als ondernemer is het wel nodig om niet alleen onderscheid te maken tussen de soort taak, maar ook de hoeveelheid.

Als je 70% van je werktijd aan het netwerken en acquireren bent (op bijeenkomsten, door presentaties te geven, online op websites en blogs, enzovoort) dan houd je weinig tijd over om in die resterende 30% ‘je ding te doen’. Laat staan ook nog eens je administratie bij te werken of een opleiding te volgen. Geld en tijd zijn voor ondernemers dus onlosmakelijk verbonden.

Ga dus na of deze beide concepten nog met elkaar in verhouding zijn, als je kijkt waaraan je je dag besteedt. Al is het een twee- of drietrapsraket – uiteindelijk moet het je iets opleveren.

Werk je in loondienst, dan zie je het geld niet direct op je rekening verschijnen – tenzij je bij de financiële administratie werkt. Toch is het slim om je ook dan te gedragen als ondernemer. Wat jij vandaag doet, levert dat – aan het einde van de rit – uiteindelijk geld op?

Ook in niet-commerciële functies gaat dat op. Wie als secretaresse de productiviteit van haar manager ontlast, zorgt dat zij haar takenpakket beter kunt uitoefenen. Werk je op de afdeling HR, dan ondersteun je alle medewerkers en help je hen om het beste uit zichzelf te halen.

Hoe leuk vind ik het?

Dat lijkt een luxecriterium…. er moet immers brood op de plank komen. Toch is het wel degelijk iets om naar te kijken. Wie doet wat ie leuk vindt, doet dat sneller en vaak ook beter dan wie doet wat ‘moet’.

Niet alle taken in je functie zijn even leuk – dat kan ook niet. Soms doe je dingen die er nu eenmaal bij horen, die niet uit te besteden zijn, noch te schrappen. (Heb je dat trouwens wel gecheckt? Genoeg mensen die op de automatische piloot iets doen en er niet – meer  – over nadenken hoe het anders kan.)

Ook hier geldt dat het slim is om te kijken naar de verhoudingen: hoeveel tijd van je week ben je daaraan kwijt? Overheerst het aantal taken waar je niét van geniet, dan moet je ofwel eens kijken naar je bedrijfsconcept, ofwel naar je baan. Niemand gedijt met plezier in een functie die je niet inspireert, of nog erger, gewoon deprimeert.

Hoe belangrijk en urgent is het?

Dit is een subjectief criterium, net als de andere twee. Het belang van een taak is persoonlijk en tijdsgebonden. Belastingaangifte is altijd belangrijk, maar eind maart ook nog eens heel urgent. Jezelf ontwikkelen is altijd belangrijk, maar wordt pas urgent als je manager klaagt dat je stil staat. Die urgentie moet je voor zijn.

Om nog eens na te denken over wat echt belangrijk is, kun je ook dit blogstuk lezen over de metafoor van Covey: grote keien, kiezels, zand en water.

De antwoorden op deze vragen bepalen twee dingen:

1. Een lijstje van dingen waarop je je wilt richten; vandaag, deze week of dit jaar.

2. De mate waarin maatregelen nodig zijn om je randvoorwaarden in te richten.

Dat laatste is heel praktisch en zit hem bijvoorbeeld hier in:

• Meldingen van je e-mail en telefoon uitzetten of anders inrichten.
• Jezelf afzonderen op een rustige plek.
• De verwachtingen van anderen managen; goed aangeven wanneer iets wel of niet gebeurt.
• Je agenda aanpassen en je taken op de juiste plek inplannen.
• Je werkplek leegmaken, zodat alleen die ene map of dat ene document er nog ligt.
• Je hoofd leegschrijven, om te voorkomen dat losse gedachtenflarden je afleiden.
• Leren hoe je alleen de nodige informatie opneemt wanneer je iets leest. Deze Masterclass Digital Speed Reading kan je hier enorm bij helpen!
• Een stok achter de deur regelen: een deadline benoemen of een collega vragen, alles met het doel jou te helpen dingen gedaan te krijgen.
• Je schuldgevoel minimaliseren: kiezen voor het ene betekent dat je niet ook dat andere kunt doen in dezelfde tijd.

Heb je zelf een goed inzicht over focus, of wil je hieraan iets toevoegen? Reageer dan hieronder of mail me (karen@newbroom.nl). Je krijgt altijd antwoord.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.