Wat je van olifantenpaadjes kunt leren

In de natuur trekken olifanten zich weinig aan van officiële routes. Ze volgen instinctief de slimste, snelste weg. En hoe meer olifanten die route volgen, hoe duidelijker het pad wordt.

Ook in je werk zijn er vaak vaste paden die aangeven hoe je bepaalde taken moet afhandelen, projecten moet opzetten of resultaten moet realiseren. Vaak volg je deze paden automatisch, zonder je af te vragen waarom dat zo is.

“Dus, waarom doen we het eigenlijk op deze manier?”

• “Omdat het nu eenmaal zo is geleerd.”
• “Omdat afdeling X dit altijd zo doet en het dan aan ons overdraagt.”
• “Omdat we het al vijf jaar zo doen en het goed gaat.”

Het is belangrijk om af en toe met een frisse blik naar je werkwijze te kijken. Is er misschien een andere, kortere, snellere of betere route? Waarom gebeurt iets altijd in die volgorde? Kan er een stap worden overgeslagen zonder dat het proces eronder lijdt?

Stel jezelf de cruciale vraag: wat kan er uit het proces worden weggelaten zonder dat dit negatieve gevolgen heeft? Zonder dat het langer duurt, duurder wordt, of leidt tot fouten?

Deze aanpak wordt in managementjargon vaak ‘lean’ genoemd. In een artikel in de Volkskrant las ik een mooi voorbeeld hiervan. Medewerkers van de Drentse gemeente Tynaarlo ontdekten door processen nauwkeurig in kaart te brengen dat veel werk werd georganiseerd rond afdelingen, en niet rond de processen die burgers bedienen. Hierdoor kwamen er belangrijke verbeterpunten aan het licht.

Ruimte voor nieuwe olifantenpaadjes dus… Maar bedenk dat ook deze na verloop van tijd aan herziening toe kunnen zijn.

Soms zijn olifantenpaadjes echt beter dan formele procedures. Die laatste worden vaak op de tekentafel bedacht, maar blijken in de praktijk soms te complex en tijdrovend. Mensen gaan dan vanzelf op zoek naar een efficiëntere oplossing die beter aansluit bij de dagelijkse realiteit.

Daarnaast bieden olifantenpaadjes vaak meer flexibiliteit en kunnen ze beter inspelen op veranderende omstandigheden dan de starre structuren van formele procedures.

Blijf je bewust van de kloof tussen theorie en praktijk, zodat je de juiste keuzes maakt in je werkprocessen.

Werk ze!

Beeld: www.eeuwigweekend.nl

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—