Controleren wordt automatiseren

Naarmate mensen groeien in hun functie, neemt het aantal acties dat ze uitzetten bij anderen vaak toe – heel vaak per e-mail. Delegeren naar collega’s, inzetten van andere partijen, maar ook de simpelste variant: een vraag stellen waarop je antwoord wil hebben. Hoe zorg je dat je al die uitgezette acties in de gaten houdt en zelf de controle hebt over de voortgang? Een paar manieren om dat zo makkelijk mogelijk te maken.

1. Benoem de houdbaarheidsdatum

Zodra je iets uitzet, denk je na: wanneer wil ik iets terughoren? Noteer die datum. Dat kan op een aantal manieren:

• Opschrijven op je actielijst met een korte notitie (“14-6 gemaild, 24-6 checken”).
• Een notitie maken in je – digitale of papieren – agenda op de datum dat je het wil checken (“Jan Jansen al reactie op voorstel?”). Voordeel hierbij is dat je een eventueel document of mailtje erbij kunt voegen, met behulp van de functie Invoegen – Bijlage of Invoegen – Outlook Item. Zo heb je alles bij de hand als je gaat nabellen.

2. Zet je mailbox aan het werk

Het gebruiken van wizardregels (of gewoon ‘regels’ genoemd) is een redelijk bekende manier om je mailbox op te voeden. De meeste mensen gebruiken dat alleen om inkomende mail te laten voorsorteren; bijvoorbeeld alle nieuwsbrieven in een apart mapje, of alle cc’s in een apart mapje.

Denk eens na of je het ook op uitgaande mail kunt inzetten, met behulp van een code die je zelf toevoegt onderaan e-mails waarvan je de voortgang wilt monitoren. Die code moet makkelijk te onthouden zijn, maar niet zo gangbaar dat het normaliter in tekst voorkomt, anders kan Outlook niet selectief genoeg zijn.

Een eenvoudige vorm is te kiezen voor vierkante haken, de w van wachten en je eigen initialen. Ik kan dus kiezen voor [wkv]. Ik kan Outlook leren dat van alle uitgaande mail die in de hoofdtekst ‘[wkv]’ heeft staan, een kopietje in een mapje ‘afwachten’ komt te staan.

Dat mapje loop je dan eens of twee keer in de week na, om te zien of er nog zaken open staan. Het scheelt gesleep!

Wil je weten hoe je wizardregels instelt? Google op die term, of neem contact me me op, dan stuur ik je een uitleg toe.

Werk ze!