Meer doen is minder doen: de multitaskmythe

Er zijn onderzoeken genoeg geweest die het glashard aantonen: mensen (ook vrouwen) kunnen niet multitasken. En toch doen we het de hele dag door; zelfs voor de tv. Omdat we denken dat we dan meer gedaan krijgen. En het geeft schijnbaar ook voldoening. Drie manieren om multitasken (eigenlijk moet ik het ‘switchtasken’ noemen, want je wisselt tussen taken) zo toe te passen dat het je meer oplevert dan kost.

Wat gebeurt er in je brein?

Ons brein is gemaakt om één taak tegelijk te verwerken, niet om echt te multitasken. Wat we multitasken noemen, is in werkelijkheid snel schakelen tussen taken; het zogeheten task switching. Dit schakelen vraagt tijd en energie, want je hersenen moeten elke keer opnieuw de instructies voor een taak activeren en die voor de vorige taak deactiveren. Dit leidt niet alleen tot tijdverlies, maar verhoogt ook de kans op fouten en stress doordat het werkgeheugen overbelast raakt.

Multitasken veroorzaakt bovendien een hogere aanmaak van stresshormonen zoals cortisol. Op termijn zorgt dit voor langdurige vermoeidheid, slechtere stressbestendigheid en zelfs afname van cognitieve prestaties.​

1. Maak de juiste combinaties

Met je lichaam multitask je de hele dag door: je kunt immers ademhalen en lopen tegelijk. En zélfs ademhalen, lopen en praten. Een kwestie van routine: je denkt er niet meer over na, er is weinig hersencapaciteit voor nodig om te lopen en adem te halen. Wordt het gesprek complexer, dan ga je misschien wel stilstaan. Omdat je je wilt focussen. De les hier?

Je kunt een concentratietaak alleen maar combineren met een taak die zo eenvoudig of routinematig is, dat je er (bijna) niet meer over na hoeft te denken. Hoe complexer de concentratietaak, hoe minder ruimte voor een routinematige taak.

Dat betekent voor je werk dat e-mails schrijven en bellen tegelijk niet slim is: je reactietijd vertraagt, je maakt sneller fouten en moet na verloop van tijd misschien wel opnieuw beginnen. Maar je kunt wél bellen en ondertussen je omgevallen bakje paperclips weer vullen. Of je oud-papierbak legen. Of je papieren post openen (niet gaan lezen!).

2. Trek een duidelijke streep

Een dag heeft altijd 24 uur, op welk continent je ook woont. En een minimumhoeveelheid slaap zal vast niet onder de 6 uur zakken. Voor de overige uren moet je keuzes maken: wat wil ik doen? Wat ga ik laten? Wat kan ik combineren, en wat valt logisch gezien af?

Je kunt maar op één plaats tegelijk zijn, zowel met je concentratie als met je lijf.

Bepaal dus ook wat je de belangrijkste zaken in je werk en in je privéleven vindt. Er zijn grenzen aan wat je kunt verstouwen als mens, en die grens ligt voor iedereen ergens anders. Zoek jouw grens, en trek een duidelijke streep: dit doe ik, en dit niet.

3. Geef oppoppers een plekje

Ik noem het ‘oppoppers’: gedachten die in je hoofd schieten, schijnbaar uit het niets. Meestal voorafgegaan door ‘oja!’, daarna de inhoud en dan… ‘Dat moet ik niet vergeten’.

Die gedachten onderdrukken is niet per se nodig, daar hoef je geen energie in te stoppen. Zorg wel voor een plekje waar je die oppoppers kwijt kunt.

Als je aan je computer zit maar je gedachten afdwalen naar privéklussen (Reisverzekering afsluiten! Spullen voor de sportdag klaarleggen! Kapper bellen!), leg dan een vel papier naast je computer waarop je dat allemaal noteert.

Doe je dat liever met een digitale oplossing, dan is Braintoss een ideale app: die stuurt alles dat je erin typt of inspreekt, of ermee fotografeert, linea recta naar je mailbox.

Zo weet je zeker dat je het niet vergeet, en kun je na afloop van de taak waarmee je bezig was, bepalen welke van die klussen spoed heeft – of misschien wel gedelegeerd kan worden.

4. Werk in gefocuste sprints (Pomodoro techiek)

Met de Pomodoro-techniek werk je blokken van typisch 25 minuten puur gefocust aan één taak, afgewisseld met korte pauzes van 5 minuten. Je kunt hiervoor een eenvoudige timer gebruiken of een tool als Pomofocus.

Deze gestructureerde aanpak helpt om je aandacht vast te houden, want je weet dat je erna een beloning van even rust volgt. Tegelijk voorkom je mentale uitputting door bewust pauzes te nemen, wat je energie over de dag heen constant houdt.

Multitasken hoort altijd een beetje bij het leven, geloof ik. Mits met mate toegepast en op een slimme manier, hoeft het geen problemen op te leveren.

5. Gebruik ‘focus filters’ in je digitale omgeving

Diverse apps en browsers bieden functies om bepaalde websites tijdelijk te blokkeren of afleidende meldingen te onderdrukken. Kijk maar eens naar Focuzed; dat is een AI-gedreven planner die je taken afstemt op je energieniveau en stress. Het toont steeds één taak tegelijk en past je dagindeling aan je biologische ritme aan.

Wil je gaan voor de krachtigste oplossing, probeer dan eens Cold Turkey Blocker; een blokkeringstool die websites en apps tijdelijk volledig ontoegankelijk maakt.

Zulke digitale ‘filters’ helpt vooral bij taken die veel zelfdiscipline vereisen, zoals schrijven, analyseren of plannen. Zo bouw je een beschermde werkruimte met minder verleidingen tot multitasken.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—