Verwachtingsmanagement voor sprinkhanen
Voor professionals die voor meerdere klanten of projecten werken, is het een bekend fenomeen: elke klant voelt zich urgent en prioriteit nummer één. Zonder verwachtingsmanagement willen ze allemaal dat hun verzoeken “per direct” of “zo snel mogelijk” worden opgepakt.
Het gevolg? Je wordt continu afgeleid, je werk draait op ad-hoc en je focus raakt versnipperd. Je gaat als een sprinkhaan te werk, van klant naar klant en taak naar taak.
Maar is alles wat zich aandient echt zo urgent als het lijkt? En hoe ga je daar nu zakelijk en professioneel mee om?
Urgentie is subjectief en relatief
Wat de klant ervaart als urgent, hoeft dat voor jou niet te zijn. Een klant kan het gevoel hebben dat diens taak of probleem de hoogste prioriteit verdient omdat het voor zijn processen of deadlines cruciaal lijkt. Maar uit ervaring blijkt regelmatig dat urgenties vaak minder scherp afgebakend zijn dan ze uitstralen. Soms moeten taken inderdaad snel, maar vaker zit er een marge van dagen of weken in waarbinnen iets afgehandeld kan worden.
Het is belangrijk om dit verschil bewust te zijn. Urgentie is niet iets objectiefs, het is vaak een combinatie van perceptie, druk van hogerhand, en interne bedrijfsprocessen.
Jouw professionele oordeel en timemanagement
Wat urgent is, bepaal jij. Als professional met meerdere klanten ben jij verantwoordelijk voor hoe je je werk indeelt en wanneer je je laat onderbreken. Je kunt niet elk inkomend bericht of verzoek direct opvolgen zonder jezelf en je productiviteit tekort te doen. De vaardigheid om te beoordelen of iets nu echt onmiddellijk aandacht vereist, is een cruciale professionele vaardigheid. De Eisenhower matrix is dan een handig hulpmiddel.
Dit betekent ook dat je bewust kiest wanneer je je mailbox, chat of andere communicatiekanalen checkt. Niet elk bericht is een brandalarm. Door je eigen selectie aan criteria op te stellen – bijvoorbeeld: “Is dit zaak tijdkritisch? Heeft dit directe impact?” – voorkom je dat je steeds moet stoppen en starten.
Effectieve communicatie en verwachtingsmanagement
Een van de beste instrumenten om om te gaan met hoge urgentiedruk is heldere communicatie. Durf het gesprek aan te gaan met degene die druk zet en vraag goed door:
- Wat is de impact als deze taak een dag later wordt opgepakt?
- Welke gevolgen verwacht je als het niet meteen gedaan wordt?
- Is er ruimte om de urgentie te beoordelen in samenhang met andere lopende prioriteiten?
Door verwachtingen en realiteit samen te brengen, creëer je ruimte om je werk beter te plannen. Daarnaast help je klanten om te begrijpen wat haalbaar is en voorkom je dat zij onrealistische eisen stellen.
Reflectie: waarom ontstond de crisis?
Wanneer je merkt dat de druk van urgentie regelmatig escaleert, is het zinvol om na afloop terug te blikken en te analyseren wat ertoe heeft geleid. Is het een structureel patroon van slechte voorbereiding? Is er sprake van miscommunicatie binnen de klantorganisatie? Of ligt het aan onduidelijke afspraken over prioriteiten?
Door dit in kaart te brengen kun je stappen zetten om de kans op herhaling te verkleinen. Bijvoorbeeld door betere planning, afspraken over escalaties, of betere interne afstemming bij de klant.
Balanceren tussen opdrachten
Werk je voor meerdere klanten of projecten, dan vereist dat extra vaardigheid in prioriteren en verwachtingsmanagement. Klanten concurreren vaak onbewust om jouw tijd en aandacht. Juist daarom:
- Houd een helder overzicht van alle lopende projecten en bijbehorende deadlines.
- Informeer klanten regelmatig over de stand van zaken en prioriteiten.
- Maak afspraken over de volgorde waarin taken worden opgepakt.
- Bouw ruimte in voor ad-hoc verzoeken zonder dat dit ten koste gaat van jouw planning en focus.
Tot slot: jouw tijd is kostbaar
Jouw tijd is jouw belangrijkste kapitaal. Wanneer je structureel laat bepalen door urgente verzoeken van buitenaf, raak je de regie kwijt. Investeer daarom in verwachtingsmanagement, het aanleren van assertiviteit, duidelijke communicatie en realistisch plannen. Zo zorg je dat je niet geleefd wordt, maar dat je professioneel en effectief kunt werken – ook als iedereen vindt dat ze het middelpunt van het universum zijn.
Praktische oefeningen om urgentie en verwachtingen beter te managen
- Prioriteitenlijst maken met tijdsblokken
Schrijf dagelijks je taken op in volgorde van belangrijkheid en urgentie. Maak daarna tijdsblokken in je agenda waarin je je focust op de belangrijkste taak zonder onderbrekingen. Gebruik een timer (bijvoorbeeld 25 minuten focustijd gevolgd door 5 minuten pauze) en negeer tijdens die tijd e-mail en chatmeldingen. - Urgentie-check bij elk nieuw verzoek
Voer bij elk binnenkomend verzoek de volgende vragen schriftelijk of in je hoofd af:
- Wat gebeurt er als dit pas morgen wordt gedaan?
- Is er een formele deadline of afspraak die dit vereist?
- Kan ik het combineren met lopende werkzaamheden?
Door deze mini-check krijg je bewust meer grip op wat echt urgent is.
- Communicatie template voor urgente verzoeken
Ontwikkel een korte standaardtekst die je snel kunt sturen wanneer een klant/dringend verzoek te hoog aangeschreven wordt, bijvoorbeeld:
“Bedankt voor je bericht. Ik begrijp dat dit belangrijk is. Kan je aangeven wat de impact is als dit iets later kan? Ik werk nu aan [andere taak], dat wordt afgerond op [datum], daarna kan ik dit prioriteren.” - Reflectiemoment plannen na crisis
Plan na een drukke periode of na een urgente escalatie een moment om kort te evalueren:
- Welke factoren maakten het urgent?
- Waren er signalen die je eerder had kunnen oppakken?
- Wat kan ik de volgende keer anders doen om deze situatie te voorkomen?
Schrijf dit op en bespreek het eventueel met collega’s om te leren van ervaringen.
- Regelmatig klantoverleg voor prioriteiten
In plaats van ad hoc reageren, organiseer je vaste korte overleggen (wekelijks of tweewekelijks) met je klanten om de planning en prioriteiten te bespreken. Zo kunnen verwachtingen bijgesteld worden en voorkom je verrassingen.
Met deze oefeningen ontwikkel je een meer bewuste en proactieve aanpak bij het managen van je tijd en klantverwachtingen. Zo voorkom je dat je geleefd wordt door urgente verzoeken en houd je meer controle over je werkdag.
Werk ze!
—
Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.
Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.
Geef een reactie