Notuleren met hulp van AI – snel, slim en verrassend goed

Notuleren. Het hoort bij het vak, maar het is lang niet altijd een favoriete taak. De een vindt het heerlijk: overzicht maken, structureren, samenvatten. De ander krijgt het al benauwd bij het idee: typen terwijl je luistert, quotes terughalen, en ondertussen ook nog de actiepunten noteren. En dat alles in rap tempo.

Gelukkig biedt kunstmatige intelligentie — AI — tegenwoordig allerlei slimme hulpjes om dit werk lichter te maken. Ze luisteren mee, schrijven mee, vatten samen en signaleren actiepunten. Je hoeft ze alleen maar goed in te zetten. In deze blog zet ik een aantal handige tools voor je op een rij, inclusief concrete toepassingen, tips én aandachtspunten voor privacy en veiligheid. Want ja, gemak is fijn, maar je wilt natuurlijk wel zeker weten dat je verantwoord werkt.

Microsoft Teams: opnames en transcripties in je vertrouwde omgeving

Werk je al in Microsoft Teams? Dan heb je een van de meest toegankelijke AI-tools gewoon al in huis. Tijdens een vergadering kun je:

• De vergadering opnemen, zodat je niets mist.
• Automatisch een transcriptie laten maken, waarin je achteraf eenvoudig kunt zoeken.
• Op basis van de transcriptie actiepunten of quotes terugvinden, zonder alles terug te moeten luisteren.

In combinatie met Microsoft Copilot wordt het nog krachtiger. Copilot kan de opname analyseren en vervolgens automatisch:

• Samenvattingen maken
• Actiepunten op een rij zetten
• Taken toewijzen (al dan niet via Outlook of To Do)

Dat betekent: meer rust tijdens de vergadering én sneller klaar achteraf.

Meer over CoPilot in Teams lees je hier.

Let op: deelnemers moeten vooraf toestemming geven voor opname. Check altijd of opnemen en transcriberen binnen het beleid van jouw organisatie past.

Fireflies.ai: AI die meeluistert en meeschrijft

Fireflies.ai is een van de populairste tools voor automatisch notuleren. Deze tool “luistert” mee met je online vergadering (bijvoorbeeld in Zoom, Google Meet of Teams), en maakt daarna:

• Een volledige transcriptie, waarbij je kunt zoeken op spreker of trefwoord.
• Een korte samenvatting met hoogtepunten en actiepunten.
• Een handig dashboard waarin je alles terugvindt, kunt delen en eventueel aanpassen.

Je kunt Fireflies ook gebruiken voor losse geluidsbestanden, bijvoorbeeld als je een opname hebt gemaakt met je telefoon. Ideaal voor offline meetings of gesprekken waarbij je geen toegang had tot Teams of Zoom.

Amberscript: transcriptie in een handomdraai

Amberscript werkt net even anders: jij uploadt een opname, en binnen een paar minuten heb je een tekstbestand met:

• Een automatische transcriptie
• Sprekerherkenning
• Mogelijkheid om zelf te corrigeren of aan te vullen
• Optioneel: automatische samenvatting (afhankelijk van je abonnement)

Amberscript is vooral handig als je een eigen opname hebt gemaakt, bijvoorbeeld met een simpele telefoonopname.
Dat is namelijk een prima workaround:

1. Je zet je dictafoon aan tijdens de vergadering (altijd mét toestemming!).
2. Je uploadt het geluidsbestand naar Fireflies of Amberscript.
3. Binnen no-time heb je een transcriptie én overzichtelijke notulen of actiepunten.

Tip: Fireflies en Amberscript zijn ideaal als je geen gebruik maakt van Teams of andere vergaderapps, of als je liever even zonder scherm werkt.

Copilot in Word en Outlook – hulp bij het afronden van je notulen

Heb je je notulen (gedeeltelijk) al uitgeschreven, maar wil je nog even een redactieslag laten doen? Dan is Copilot in Word of Outlook je nieuwe collega.

Wat kan Copilot dan doen?

• Tekst verbeteren qua stijl, opbouw of spelling
• Informatie structureren in bullets, besluiten, actiepunten
• Taalgebruik aanpassen: formeler, actiever, of juist korter
• Samenvattingen maken op basis van langere stukken tekst

En het mooiste: als je Copilot (of een ander tool) voedt met oude notulen, kan het leren hoe jouw voorkeur eruitziet. Dus hoe vaker je AI laat meekijken, hoe beter de output wordt.

Nog meer handige tools

Naast de bovengenoemde tools zijn er nog meer AI-hulpmiddelen die je kunt proberen:

• Otter.ai: maakt live transcripties tijdens online meetings, ook met sprekerlabels.
• Descript: vooral populair bij podcastmakers, maar ook bruikbaar voor interviews en vergaderingen.
• Scribbl.ai: eenvoudiger dan Fireflies, maar snel en geschikt voor wie alleen een transcriptie wil.

Wat levert het op?

De winst is groot:

• Rust in je hoofd, omdat je niet alles hoeft te typen tijdens de vergadering.
• Meer focus tijdens het overleg, dus beter meedoen.
• Sneller klaar met de notulen — of zelfs automatisch gegenereerde conceptversies.
• Minder kans op fouten of vergeten actiepunten.

Maar let op: privacy en veiligheid gaan voor alles

AI-tools zijn fantastisch, maar niet zonder risico’s. Zeker als je werkt met vertrouwelijke informatie. Stel jezelf (of je organisatie) de volgende vragen:

• Wordt de data opgeslagen? En zo ja: op welke servers, in welk land?
• Is er end-to-end encryptie? (dat wil zeggen: niemand anders kan de data onderweg inzien)
• Hoe lang worden gegevens bewaard?
• Staat de verwerking beschreven in een verwerkersovereenkomst?
• Is de tool GDPR/AVG-compliant?

Twijfel je? Check het bij je IT-afdeling of privacy officer.
Zij kunnen beoordelen of je de tool veilig kunt gebruiken binnen het beleid van jouw organisatie.

Tot slot: laat AI je werk verlichten, niet vervangen

AI neemt niet jouw inzicht of nuance over. Maar het kan wél helpen om je werk soepeler te laten verlopen. En als je het slim inzet, maak je het jezelf een stuk makkelijker.

Ga jij experimenteren met AI? Of heb al een favoriet hulpmiddel? Laat het me weten in de reacties, ik ben benieuwd naar je ervaringen.

Werk ze!

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

—