Notuleren met hulp van AI – snel, slim en verrassend goed

Notuleren. Het hoort bij het vak, maar het is lang niet altijd een favoriete taak. De een vindt het heerlijk: overzicht maken, structureren, samenvatten. De ander krijgt het al benauwd bij het idee: typen terwijl je luistert, quotes terughalen, en ondertussen ook nog de actiepunten noteren. En dat alles in rap tempo.

Gelukkig biedt kunstmatige intelligentie — AI — tegenwoordig allerlei slimme hulpjes om dit werk lichter te maken. Ze luisteren mee, schrijven mee, vatten samen en signaleren actiepunten. Je hoeft ze alleen maar goed in te zetten. In deze blog zet ik een aantal handige tools voor je op een rij, inclusief concrete toepassingen, tips én aandachtspunten voor privacy en veiligheid. Want ja, gemak is fijn, maar je wilt natuurlijk wel zeker weten dat je verantwoord werkt.

Microsoft Teams: opnames en transcripties in je vertrouwde omgeving

Werk je al in Microsoft Teams? Dan heb je een van de meest toegankelijke AI-tools gewoon al in huis. Tijdens een vergadering kun je:

• De vergadering opnemen, zodat je niets mist.
• Automatisch een transcriptie laten maken, waarin je achteraf eenvoudig kunt zoeken.
• Op basis van de transcriptie actiepunten of quotes terugvinden, zonder alles terug te moeten luisteren.

In combinatie met Microsoft Copilot wordt het nog krachtiger. Copilot kan de opname analyseren en vervolgens automatisch:

• Samenvattingen maken
• Actiepunten op een rij zetten
• Taken toewijzen (al dan niet via Outlook of To Do)

Dat betekent: meer rust tijdens de vergadering én sneller klaar achteraf.

Meer over CoPilot in Teams lees je hier.

Let op: deelnemers moeten vooraf toestemming geven voor opname. Check altijd of opnemen en transcriberen binnen het beleid van jouw organisatie past.

Fireflies.ai: Amerikaanse AI die meeluistert en meeschrijft

Fireflies.ai is een van de populairste tools voor automatisch notuleren. Deze tool “luistert” mee met je online vergadering (bijvoorbeeld in Zoom, Google Meet of Teams), en maakt daarna:

• Een volledige transcriptie, waarbij je kunt zoeken op spreker of trefwoord.
• Een korte samenvatting met hoogtepunten en actiepunten.
• Een handig dashboard waarin je alles terugvindt, kunt delen en eventueel aanpassen.

Je kunt Fireflies ook gebruiken voor losse geluidsbestanden, bijvoorbeeld als je een opname hebt gemaakt met je telefoon. Ideaal voor offline meetings of gesprekken waarbij je geen toegang had tot Teams of Zoom.

Sally.io: Europese AI die meeluistert en meeschrijft

Sally.io is vergelijkbaar met hoe Fireflies werkt; het grote verschil is dat dit een Duits bedrijf is, met servers die (dus) in de EU staan. Voor organisaties die privacy belangrijk vinden en waarde hechten aan dit element, is Sally een betere keuze dan Fireflies.

Plaud: notuleren van offline overleg

Plaud pakt het notuleren juist andersom aan dan tools als Fireflies of Sally. In plaats van een bot die inlogt bij je online vergadering, is Plaud een klein fysiek apparaatje, ongeveer zo groot en dun als twee bankpasjes op elkaar, dat je meeneemt naar het gesprek zelf. Het klikt magnetisch op je telefoon of je kunt het gewoon los meenemen in je zak, op tafel leggen, of zelfs onder je koptelefoon klemmen. Met één druk op de knop legt Plaud alles vast, en maakt daarna:

• Een volledige transcriptie in meer dan 112 talen, inclusief automatische spreekherkenning, zodat je precies ziet wie wat zei.
• Een gestructureerde samenvatting op basis van duizenden kant-en-klare sjablonen, van actiepunten tot rolspecifieke overzichten voor bijvoorbeeld sales of management.
• Een app en webdashboard waarin je alles terugvindt, kunt doorzoeken, delen, en met “Ask Plaud” zelfs aanvullende vragen kunt stellen over het gesprek.

Waar Plaud echt in uitblinkt, is dat het is gebouwd voor precies dat moment waarop andere notuleertools tekortschieten: het fysieke, offline gesprek. Een vergadering in een kantoortuin, een gesprek aan de keukentafel, een interview onderweg, een telefoongesprek, of een bijeenkomst waar niemand een laptop open heeft staan: Plaud hoeft nergens op in te loggen en heeft geen Zoom, Teams of internetverbinding nodig om op te nemen.

Het schakelt zelfs automatisch tussen een modus voor telefoongesprekken en een modus voor gesprekken in de ruimte, zodat de opnamekwaliteit zich aanpast aan de situatie. Ideaal dus voor iedereen die het merendeel van zijn overleggen niet achter een scherm voert, maar gewoon in dezelfde ruimte als de ander.

Je koopt bij Plaud een abonnement van een omvang die past bij hoeveel tijd je verwacht op te nemen.

Copilot in Word en Outlook – hulp bij het afronden van je notulen

Heb je je notulen (gedeeltelijk) al uitgeschreven, maar wil je nog even een redactieslag laten doen? Dan is Copilot in Word of Outlook je nieuwe collega.

Wat kan Copilot dan doen?

• Tekst verbeteren qua stijl, opbouw of spelling
• Informatie structureren in bullets, besluiten, actiepunten
• Taalgebruik aanpassen: formeler, actiever, of juist korter
• Samenvattingen maken op basis van langere stukken tekst

En het mooiste: als je Copilot (of een ander tool) voedt met oude notulen, kan het leren hoe jouw voorkeur eruitziet. Dus hoe vaker je AI laat meekijken, hoe beter de output wordt.

Nog meer handige tools

Naast de bovengenoemde tools zijn er nog meer AI-hulpmiddelen die je kunt proberen:

• Otter.ai: maakt live transcripties tijdens online meetings, ook met sprekerlabels.
• Descript: vooral populair bij podcastmakers, maar ook bruikbaar voor interviews en vergaderingen. Descript maakt ondertitels voor video’s.
• Scribbl.ai: eenvoudiger dan Fireflies, maar snel en geschikt voor wie alleen een transcriptie wil.

Wat levert het op?

De winst is groot:

• Rust in je hoofd, omdat je niet alles hoeft te typen tijdens de vergadering.
• Meer focus tijdens het overleg, dus beter meedoen.
• Sneller klaar met de notulen — of zelfs automatisch gegenereerde conceptversies.
• Minder kans op fouten of vergeten actiepunten.

Maar let op: privacy en veiligheid gaan voor alles

AI-tools zijn fantastisch, maar niet zonder risico’s. Zeker als je werkt met vertrouwelijke informatie. Stel jezelf (of je organisatie) de volgende vragen:

• Wordt de data opgeslagen? En zo ja: op welke servers, in welk land?
• Is er end-to-end encryptie? (dat wil zeggen: niemand anders kan de data onderweg inzien)
• Hoe lang worden gegevens bewaard?
• Staat de verwerking beschreven in een verwerkersovereenkomst?
• Is de tool GDPR/AVG-compliant?

Twijfel je? Check het bij je IT-afdeling of privacy officer.
Zij kunnen beoordelen of je de tool veilig kunt gebruiken binnen het beleid van jouw organisatie.

Tot slot: laat AI je werk verlichten, niet vervangen

AI neemt niet jouw inzicht of nuance over. Maar het kan wél helpen om je werk soepeler te laten verlopen. En als je het slim inzet, maak je het jezelf een stuk makkelijker.

Ga jij experimenteren met AI? Of heb al een favoriet hulpmiddel? Laat het me weten in de reacties, ik ben benieuwd naar je ervaringen.

Werk ze!

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

—