Prioriteiten stellen: kiezen met Eisenhower

Heb je weleens het gevoel dat je dag vol taken zit die allemaal even belangrijk lijken? Van e-mails tot telefoontjes, alles vraagt om aandacht, terwijl die ene grote taak blijft liggen. Het Eisenhower-model helpt je om duidelijk onderscheid te maken tussen wat echt prioriteit heeft en wat je beter kunt uitstellen of zelfs helemaal kunt schrappen.

Dit model, ontwikkeld door Dwight Eisenhower, voormalig president van de Verenigde Staten, is een timemanagementtool die taken indeelt op basis van twee vragen: Is het belangrijk? en Is het urgent? Met deze eenvoudige indeling kun je duidelijk onderscheid maken tussen wat prioriteit heeft, wat gepland kan worden, wat je kunt delegeren en wat je misschien helemaal niet hoeft te doen.

Eisenhower’s filosofie was simpel: “Most things which are urgent are not important, and most things which are important are not urgent.” Taken die belangrijk zijn, dragen bij aan je doelen of welzijn op de lange termijn. Urgente zaken daarentegen vragen onmiddellijke aandacht, maar voegen niet altijd waarde toe. Door dit onderscheid te maken, krijg je controle over je planning en kun je slimmer werken in plaats van harder.

De vier categorieën

Het Eisenhower-model verdeelt taken in vier categorieën, waarmee je kunt bepalen waar je je aandacht op richt:

1. Belangrijk én urgent
   Dit omvat zaken die direct actie vereisen, zoals een strakke deadline of een onverwachte crisis. Deze taken kunnen niet wachten en moeten onmiddellijk worden afgehandeld. Hoewel ze noodzakelijk zijn, ontstaan ze vaak door uitstelgedrag of slechte planning. Denk aan een technische storing of een klant die op het laatste moment hulp nodig heeft. Proactief werken aan niet-dringende belangrijke zaken kan helpen om dit soort situaties te verminderen.
2. Belangrijk, maar niet urgent
   Hier ligt de sleutel tot succes. Taken in deze categorie dragen bij aan je lange-termijndoelen en persoonlijke ontwikkeling, zoals het opstellen van strategieën, het opbouwen van relaties of werken aan je eigen groei. Omdat deze taken geen directe druk opleveren, worden ze vaak uitgesteld. Toch is dit de categorie waarin je de meeste tijd wilt investeren. Door vooruit te denken en gericht te plannen, voorkom je dat belangrijke zaken onverwachts dringend worden.
3. Urgent, maar niet belangrijk
   Hier vind je de afleidingen. Denk aan telefoontjes, e-mails of vergaderingen die onmiddellijk aandacht lijken te vereisen, maar weinig bijdragen aan je doelen. Deze taken zorgen voor onderbrekingen en leiden je af van echt waardevol werk. Ze lijken belangrijk vanwege hun urgentie, maar voegen vaak weinig toe. Kijk kritisch of je dit soort zaken kunt delegeren, automatiseren of minimaliseren.
4. Niet belangrijk én niet urgent
   Deze categorie omvat tijdsverspillers en activiteiten die je afleiden van wat echt telt. Denk aan doelloos scrollen op social media, eindeloos schaven aan details of perfectionistisch gedrag. Als je merkt dat je vaak in deze categorie terechtkomt, is het tijd om je prioriteiten te herzien en bewuster te kiezen voor zinvolle activiteiten.

Meer weten? Kijk dan eens deze Engelstalige video over prioriteiten stellen.

Hoe pas je het model toe?

Het Eisenhower-model is eenvoudig te gebruiken, maar vraagt om regelmatige reflectie en bewuste keuzes. Met deze stappen haal je er het maximale uit:

1. Analyseer je taken
   Maak een lijst van alles wat je moet doen en beoordeel elke taak op urgentie en belangrijkheid. Stel jezelf vragen zoals: “Draagt dit bij aan mijn doelen?” en “Moet ik dit nu doen, of kan het later?” Wees eerlijk en kritisch in je beoordeling.
2. Stel prioriteiten
   Zodra je weet waar een taak thuishoort, maak je een bewuste keuze. Werk direct aan wat belangrijk én urgent is, plan wat belangrijk maar niet dringend is, en kijk of je minder relevante taken kunt delegeren of zelfs helemaal kunt schrappen.
3. Plan gericht
   Reserveer tijd in je agenda voor belangrijke zaken. Begin je dag bijvoorbeeld met werk dat bijdraagt aan je lange-termijndoelen, voordat je je bezighoudt met afleidingen of minder relevante activiteiten. Gebruik tijdsblokken om je te focussen op wat er écht toe doet.
4. Evalueer regelmatig
   Neem dagelijks een moment om te reflecteren: wat heb je gedaan, en in welke categorie vielen deze taken? Heb je voldoende tijd besteed aan je lange-termijndoelen? Door regelmatig te evalueren, blijf je scherp en voorkom je dat je verzandt in reactief gedrag.

Het resultaat

Met het Eisenhower-model werk je niet alleen productiever, maar ook met minder stress. Het biedt je de ruimte om te focussen op wat echt belangrijk is en helpt je om controle te houden over je tijd.

Waar ga jij vandaag mee beginnen?

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.