Andermans apen: mogen ze overspringen?

Met andermans apen doel ik op acties die mensen bij je neerleggen, omdat ze er vanaf willen (delegeren) of omdat ze niet verder komen zonder dat jij ze helpt aan informatie. Andermans apen zijn voor andere mensen heel belangrijk, maar dat wil niet zeggen dat ze dat voor jou ook hoeven te zijn.

Sommige aspecten van je dag zitten in een vast ritme dat voor jou goed werkt: douchen, aankleden, ontbijten, naar je werk (of áán het werk als je geen vaste werklocatie hebt)… Gek genoeg laten mensen zich ná dat moment vaak leiden door wat hen overkomt. Een belangrijke factor daarin zijn andermans apen. Ga ze te lijf!

Of je dit veel tegenkomt, hangt sterk af van je takenpakket. De reserveringsmedewerker bij een theater zal echt iets moeten doen met die mailtjes waarin mensen kaarten aanvragen; die apen zijn de kern van zijn werk. Negeert hij ze, dan doet hij zijn werk niet goed. En blijven de zalen leeg.

Maar je collega die in paniek aan je bureau staat omdat ze over twee dagen een rapport moet aanleveren waarin jouw informatie ook moet worden meegenomen, heeft haar eigen probleem deels zelf gecreëerd. (Misschien heeft ze last van uitstelgedrag? Dat is een heel ander verhaal… Voer voor een nieuw blogstuk.)

Ze wil de aap van haar schouder af, en op jouw schouder hebben. Wat te doen?

1. Bekijk hoe urgent haar aap écht is, en hoe belangrijk. 

Staat haar baan serieus op de tocht als ze het niet op tijd van je krijgt? Of is haar rapport hoogstens ‘minder compleet’ en kan ze de informatie later aanleveren?
Dat maakt wel verschil voor je reactie.

2. Denk terug aan hoe vaak ze in het verleden met een of meer apen kwam aanzetten en spreek haar daarop aan. 

Een oud-collega van mij had een poster naast haar bureau met daarop de tekst ‘Gebrek aan planning van jouw kant, hoeft nog geen spoed te betekenen van mijn kant’. Dat is dan wel weer het summum van klant-/collega-onvriendelijkheid… maar ergens klopt het wel.

3. Beoordeel of ze de aap (deels) zelf kan doen. 

Kun je haar verwijzen naar de informatie, die ze dan zelf nog moet bewerken of samenstellen? Daar heb je misschien in de toekomst nog meer aan! Je kunt mensen beter leren vissen, dan steeds een vis voor ze vangen.

4. Als je besluit jouw prioriteiten om te gooien: maak afspraken over de aap van nu én die van de toekomst.

Geef aan wanneer je de informatie voor haar beschikbaar hebt. Geef ook aan op welke termijn je haar verzoek voortaan wilt horen; bijvoorbeeld twee weken vóór haar deadline.

Sommige mensen zijn zo dienstverlenend dat apen bijna als vanzelf op hun schouder overspringen. Pas daarvoor op! Voor je het weet plannen je collega’s niet meer, omdat ze gewend zijn dat je toch altijd wel voor hen klaarstaat.

Wil je meer weten over grenzen bepalen, benoemen en bewaken? Kijk dan vooral naar deze categorie blogs. Of dit blogstuk, over afhankelijkheid tussen twee expertises en teams. Nog meer verdieping over apen vind je hier.

Zou je hele team met dit onderwerp wel eens goed aan de slag kunnen? Dan is de workshop ‘Nee is ook een antwoord’ misschien een goede keuze. Daarin ontdekken jullie hoe je op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op verzoeken. Je leert om je eigen grenzen te herkennen en te respecteren, en hoe je deze effectief kunt communiceren zonder je professionaliteit te verliezen.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.