Slimmer informatie verwerken

Als kenniswerker verzuip je soms in de informatie om je heen. Dan helpt het wanneer je vaardigheden om informatie te verwerken goed ontwikkeld zijn. Zoals snel kunnen lezen, goed kunnen mindmappen en hoofd- van bijzaken onderscheiden.

In dit blog praktische tips om slimmer informatie te verwerken.

Slim online zoeken en filteren

Het internet is een gigantische berg van data en informatie waarin veel prachtigs te vinden is, maar ook veel bagger. Weten hoe je snel de informatie krijgt die je zoekt scheelt tijd en brengt je sneller bij je doel.

Bij het gebruiken van een browser krijg je betere resultaten door heel duidelijk te zijn over wat je zoekt. Exacte zoekopdrachten krijg je door aanhalingstekens te gebruiken:

“do or not do, there is no try”
Die uitspraak van Yoda uit Star Wars bevat zoveel generieke woorden dat je hem met de losse termen lastig zou vinden.

Gebruik het minteken (-) om dingen uit te sluiten:

chocoladecake recept -noten
Daarmee vind je recepten voor een chocoladecake zonder noten, zoals deze.

Andersom zorgt het plusteken (+) dat informatie er juist wel in zit:

kipfilet recept +knoflook +pruimen
Zoals bijvoorbeeld dit smakelijke recept.

Hier vind je nog veel meer tips voor slim online zoeken.

Snellezen en -begrijpen

Een van de waardevolste kenmerken voor een kenniswerker is snellezen. Daarvoor zijn verschillende technieken om te bepalen welke informatie relevant is en wat je kunt overslaan.

In mijn podcastinterview met expert René Hogenes vertelde hij bijvoorbeeld over het stoppen met subvocaliseren: stoppen met woorden in je hoofd uitspreken tijdens het lezen. Je kijksnelheid is namelijk veel sneller dan je spreeksnelheid.

Een prima manier om dat te oefenen is om stripboeken te lezen op een iets hoger tempo dan je normaal doet. Korte woordjes, zoals lidwoorden, spreek je daardoor niet meer uit – en die vormen al 25% van de tekst, dus geven je veel winst.

Lezen verloopt beter wanneer je zorgt dat je een blok tijd ervoor hebt gereserveerd (bijvoorbeeld 25 minuten) waarna je stopt voor een korte pauze. Die pauze is net zo belangrijk als het lezen zelf, want dan verwerk je de informatie.

Start in elk geval met het verkennen van het boek: wat vertelt de inhoudsopgave en waarover gaan de diverse hoofdstukken? Bij een tekstdocument, rapport of verslag begin je bij de samenvatting en conclusies. Ga selectief te werk en kijk of je met delen van de tekst ook al vooruit kan.

Tijdens het lezen is het slim om te focussen op het begrijpen en niet op het onthouden van de informatie. Dat laatste kun je doen door bijvoorbeeld in de tekst te markeren, onderstrepen of het opschrijven van kernwoorden op een apart scherm of vel.

Meer leren over snellezen? Luister naar de podcast over Snellezen, of ga naar de website van Digital Speedreading voor meer informatie over hun Masterclass. Wil je de Masterclass van 6 lessen gaan volgen? Kijk dan hier voor een speciale kortingsactie als je via New Broom deelneemt.

Vond je dit een interessante podcast? Hier vind je meer over de reeks Kom Op Jongens.

Samenvattingen maken of zoeken

Samenvattingen maken dwingt je om de belangrijkste punten te identificeren en ze in je eigen woorden te formuleren, wat je begrip van de tekst vergroot en je geheugen versterkt.

Zelf samenvattingen maken kost tijd, maar levert veel op als je een tekst vaker zult gebruiken, of je de essentie aan een ander moet overbrengen.

Begin altijd met het globaal lezen van de tekst om overzicht te krijgen: de inleiding, eerste alinea van elk deel en de conclusie. Markeer of onderstreep ook de kernideeën van elke paragraaf en zoek eventuele sleutelwoorden of -zinnen: tekst die vaak wordt herhaald.

Noteer de belangrijkste punten en elementen in je eigen woorden. Volg daarbij liefst ook de opbouw en structuur van de oorspronkelijke tekst, zodat de informatie beter overkomt.

Samenvattingen van grote hoeveelheden informatie hoef je niet zelf te maken, als iemand anders het al heeft gedaan.

Websites als Blinkist en FourMinuteBooks bieden van talloze boeken en podcasts de essentie aan. ReadinGraphics vat zelfs samen in visuele vorm (een infographic van 1 A4tje), voor wie dat prettig vindt. Een super interessant boek kun je daarna alsnog in zijn geheel lezen.

Mindmappen is een prachtige manier om informatie samen te vatten op een gestructureerde manier. Meer daarover lees je hier.

Heb je de tekst digitaal beschikbaar en is het openbare informatie zonder persoonsgegevens? Dan kun je ook overwegen om AI in te zetten voor de samenvatting (of analyse) van een tekst. De vraag die je dan kunt stellen aan een platform als ChatGPT is bijvoorbeeld:

Kijk naar de onderstaande tekst en benoem de essentie daarvan in niet meer dan vijf zinnen.
Hieronder plak je de tekst; een paar seconden wachten en de essentie wordt gegenereerd.

Vragen stellen over een tekst, omdat je geen tijd, zin of expertise hebt kan natuurlijk ook:

Kijk naar onderstaande algemene voorwaarden van een verhuurbedrijf en vertel me of deze vooral in het belang van de huurder of van de verhuurder zijn. Verwijs in je conclusie naar specifieke onderdelen (het nummer daarvan) uit de tekst.

Nuttige tips over het gebruik van AI vind je onder meer in de posts van Elisa Baas op LinkedIn.

Onderscheid hoofdzaken van bijzaken

Teksten zijn vaak gestructureerd met een inleiding die het hoofdthema introduceert, een middenstuk dat details en bewijs levert, en een conclusie die de belangrijkste punten samenvat. Let dus op de opbouw van paragrafen; vaak beginnen ze met een hoofdidee gevolgd door ondersteunende details.

Stel tijdens het lezen kritische vragen zoals “Wat probeert de auteur hier te bewijzen?” en “Welke informatie is essentieel voor het begrijpen van dit punt?”
Als je een genuanceerd beeld wilt krijgen, vergelijk dan verschillende bronnen over hetzelfde onderwerp om te zien welke punten consistent naar voren komen als belangrijkste ideeën.

Gebruik krantenartikelen of nieuwsberichten om te oefenen. Deze zijn vaak duidelijk gestructureerd met hoofdpunten in de eerste paar zinnen.

In deze video legt docent Annemiek uit hoe je in een tekst hoofd- van bijzaken onderscheidt. Handig voor wie makkelijker (en prettiger) leert door te luisteren in plaats van te lezen.

Door regelmatig te oefenen en bewust te zijn van de structuren en signalen in teksten, kun je je vermogen verbeteren om hoofd- van bijzaken te onderscheiden.

En wil je je eigen informatie eens opruimen? Daarover vind je nuttige tips in dit blog over de ‘Informatie Zak van Max’.

Meer over slim omgaan met veel informatie kan in mijn boek ‘Infodetox: filter de wereld voor meer overzicht’, dat verscheen bij Uitgeverij Ten Have. 

Wil je het boek lezen? Je vindt het hier.

Zou een inspiratiesessie over hoe je zo’n infodetox kunt aanpakken iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.

Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.

—

Dit blogstuk bevat affiliate links. Lees hier meer over in mijn disclaimer.