Effectief en efficiënt thuiswerken bij een pandemie

Niet omdat het kan, maar omdat het moet

Word ook jij door de actuele ontwikkelingen rond het Corona/COVID-19 virus genoodzaakt om thuis te werken? En ben jij iemand die dat voorheen niet of nauwelijks deed? Dan vraag je je misschien wel af hoe je in hemelsnaam effectief en efficiënt kunt thuiswerken. Het is niet alleen maar een kwestie van je laptop openklappen en gáán. Vijf dilemma’s rondom thuiswerken vind je hieronder, inclusief tips en adviezen om er het beste van te maken.

Thuiswerken is voor Nederlanders niet ongewoon. ‘Dat is mijn thuiswerkdag, dus ben ik niet op kantoor’ is een uitspraak die niemand de wenkbrauwen doet optrekken. Wat wel nieuw is, is de schaal waarop het nu gaat gebeuren: er wordt meer thuisgewerkt, ook door mensen die dat voorheen niet of nauwelijks deden. Deze dilemma’s hoor ik in mijn omgeving en bij mijn klanten terugkomen:

1.    “Ik ben gewend op kantoor te werken met collega’s om me heen. Dat heb ik echt nodig; even koffie halen, even overleggen. Hoe moet ik dat sociale aspect nu vinden als ik thuis zit en hen niet zie?”

Je zal de enige niet zijn die energie haalt uit dergelijke contacten met collega’s! Het sociale aspect van werk is heel belangrijk en een onderdeel van de teambuilding die je in zo’n groep mensen nastreeft. Het is dan ook heel begrijpelijk dat je juist dat onderdeel mist.

Wat je zou kunnen doen:

·        Snijd het onderwerp aan bij je manager, het secretariaat en je collega’s. Wat kunnen jullie doen om dit te compenseren? Denk bijvoorbeeld aan een virtuele versie van het afdelingsoverleg, waarbij je via het programma Zoom, via Skype of via Microsoft Teams kunt zorgen dat iedereen elkaar ziet en hoort.

·        Spreek met een collega een koffiemoment af: een afspraak om elkaar op een vast moment van jullie werkdag te bellen, of met Skype zelfs te zien én horen. Maak je hiervan jullie koffiemoment, dan neem je ook bewust even pauze.

·        Als jullie team verdeeld is in groepen van thuiswerkers en kantoorwerkers, zoek dan ook eens contact met ‘mensen uit de andere groep’. Een telefoontje, chatbericht, e-mail: contact onderhouden blijft belangrijk.

·        Een WhatsApp-groep met je collega’s kan een verleidelijke optie zijn: een bestaande groep gebruiken of een nieuwe aanmaken. Pas wel op dat de discussie hierin niet vertroebelt – cartoons over het Corona-virus doorsturen lijkt jou misschien leuk, maar stoort collega’s die zoveel verkeer als storend ervaren (‘pling!’). Zie hiervoor ook dilemma nummer 5.

2.   “Thuis heb ik geen eigen kantoor of zelfs maar een werkplek om te zitten; ik moet echt improviseren. Ik wil voorkomen dat mijn laptop onder de broodkruimels komt en dat de reclamefolders tussen mijn te lezen stukken raken. Hoe houd ik dat overzichtelijk?”

Niet iedereen heeft evenveel behoefte aan duidelijke structuur als het gaat om de werkplek. Klap jij net zo lief je laptop open op de bank als dat je een document leest in bad? Dan ervaar je dit issue niet echt, maar wil je meer duidelijkheid, dan zou je dit kunnen doen:

·        Wijs een plek in huis aan als ‘je kantoor’ en maak dat ook duidelijk aan je eventuele gezinsleden. Als die plek een dubbelfunctie heeft (zoals bij een kleine eettafel of de bank), dan zit er niets anders op dan discipline in te voeren: als activiteit X klaar is, opruimen en ruimte maken voor activiteit Y.

·        Dat wordt makkelijker naarmate je werk draagbaar is. Kies dus een klapkrat, mand, tas of doos uit waarin je alle werkspullen stopt en haal er alleen uit wat er nodig is.

·        Investeer meer tijd dan je op kantoor zou doen in het goed afsluiten van je werkdag: zoek je spullen bij elkaar, gooi weg wat niet meer nodig is en leg klaar wat je de volgende dag als eerste wilt oppakken.

·        Komt er gedurende de dag een stapel post binnen of andere dingen die door je werk heen kunnen raken, leg die dan uit het zicht en een eindje van je vandaan. Ga die pas uitzoeken als je klaar bent met werken, of als je ‘echt’ pauze hebt. Probeer het niet door elkaar te doen.

3.   “Voor mij was normaal de scheiding helder: werk is werk, en thuis is thuis. Ik wil graag in beide situaties de deur achter me dicht trekken, maar nu gaat alles in elkaar overlopen. Als de kinderen ’s middags uit school komen heb ik dat al, maar als ze fulltime thuis zitten wordt het helemaal schimmig: wanneer ben ik nou vrij en wanneer aan het werk?”

Niet iedereen heeft kinderen, maar ook andere zaken thuis kunnen afleiden: ‘even’ een wasje draaien, toch maar ‘even’ de vaatwasser uitruimen… en zou je niet, nu je toch thuis bent, ook die voorraadkast eens moeten uitmesten? Allemaal nuttige dingen, maar voor je het weet is je werkdag gereduceerd tot wat losse flodders en kom je nergens écht toe. Dit zou je kunnen doen:

·        Als iets je invalt dat je nog wil doen, noteer dergelijke losse eindjes dan meteen. Dat kan op een kladblok naast je, in je takenlijst of door middel van een handige app zoals Braintoss.

·        Heb je kinderen, dan is het nodig dat je duidelijk te volgen afspraken maakt over wat je werktijden zijn. Duidelijkheid geef je door vaste tijden (‘Tussen 9 en 12 kun je mij niet storen’) of door een visuele indicatie (‘laptop open is aan het werk, laptop dicht betekent dat je me iets kunt vragen’).

·        Waarschijnlijk merk je nu pas dat je ook op kantoor nooit uren achter elkaar productief kon werken; daar liep je ook naar het koffieapparaat, of maakte je een praatje met collega X. Leg de lat voor jezelf nu ook niet te hoog; je kunt beter in blokken werken met een pauze tussendoor, dan één lange streep nastreven. Bijvoorbeeld een uur werken, kwartier een beetje rommelen, en dan weer verder. Kortere porties kan ook: een half uur je mailbox ordenen en diagnose over vervolgstappen stellen, dan een kwartier telefoontjes afhandelen. Je werkdag is een serie sprintjes, geen marathon. Gebruik je telefoon of klassieke eierwekker om die porties tijd bij te houden.

·        Zie ook dilemma nummer 2 over de scheiding van je werkplek van de rest van het huis.

4.   “Op kantoor zit mijn agenda vol overleggen en afspraken. Zo veel, dat ik met moeite andere dingen er tussendoor kan doen, zoals e-mail afhandelen of stukken lezen. Nu is mijn schema omgegooid en weet ik niet goed hoe ik mijn dag moet indelen. Hoe zorg ik dat mijn tijd thuis nog een beetje productief blijft?”

In hoeverre je een stok achter de deur nodig hebt om tot werken te komen is heel persoonlijk. Het verschil merk je pas als je echt helemaal alleen bent; dan zul je je eigen ritme moeten bepalen. Dit zou je kunnen doen:

·        Houd zoveel mogelijk dezelfde tijden aan als die je normaliter ook zou hebben, voor de start van je werkdag, het einde en je pauze(s). Je reistijd valt nu al weg, dus gun jezelf bijvoorbeeld wel een uitgebreider ontbijt dan normaal of even rustig(er) de krant lezen.

·        Investeer aan het begin van je werkdag tien minuten aan het indelen ervan. Wat wil je vandaag realiseren? Heb je een bel- of Skypeafspraak staan in je agenda? Probeer in te schatten hoeveel tijd je aan je belangrijke taken kwijt zult zijn en wees realistisch: ook interrupties of kleinere pruttaken gaan je tijd kosten.

·        Het werken in porties tijd – met behulp van de wekker in je telefoon of een eierwekker – kan je helpen om het ritme dat je hebt bedacht beter aan te houden.

·        Als je niet de enige uit je team bent die hier last van heeft, kan het lonen om gezamenlijk een uurtje door te werken terwijl je een Skypeverbinding aan hebt staan. Praten hoeft niet, maar het wéten dat je een connectie met iemand anders hebt, kan net dat verschil maken.

5.   “Er gebeurt zoveel in de actualiteit nu, dat het heel verleidelijk is om toch even nu.nl te raadplegen en te lezen wat er gebeurt. Ik blijf doorklikken en raak compleet afgeleid van wat ik eigenlijk wilde doen. Hoe kan ik gefocust blijven?”

De actualiteit verandert met de dag en zelfs met het uur. Het is altijd verstandig om vinger aan de pols te houden en te weten wat er speelt, maar net zo verstandig om je focus te houden op dingen die wel binnen jouw invloedssfeer liggen, zoals de taken die vanuit je functie bij jou horen. Dit zou je kunnen doen:

·        Gun jezelf vaste momenten waarop je nieuws en social media bezoekt, tussen je werkzaamheden door. Dat geeft de meeste duidelijkheid. Bijvoorbeeld om 10 uur, 13 uur en 16 uur.

·        Koppel – als dat niet geblokkeerd is door IT – je smartphone aan je computer zodat je WhatsAppberichten via je toetsenbord kunt sturen. Dat scheelt veel tijd en inspanning. Ga naar deze pagina om je telefoon en computer te laten ‘kennismaken’. Dat doe je eenmalig; als ze daarna bij elkaar in de buurt zijn en je datzelfde adres intoetst in je browser, zie je meteen al je berichten.

·        Bepaal bij de start van je bezoek hoeveel tijd je er voor wilt nemen. Zet een wekker om te voorkomen dat je je een slag in de rondte klikt.

·        Merk je dat er teveel ruis komt in de WhatsAppgroep van kantoor, dan is het misschien een idee om twee WhatsAppgroepen aan te maken: eentje voor ‘serieuze’ informatie en eentje voor ‘lolletjes en kletspraatjes’. Of je wilt deelnemen aan de tweede groep is optioneel. Zo kunnen collega’s die niet willen lachen om een cartoon over wc-papier hamsteren, zich bezig houden met andere dingen.

·        Wil je weten hoeveel tijd je eigenlijk op social media en nieuwssites zit, of websites (tijdelijk) blokkeren? Dat meten geeft zelfinzicht en dat blokkeren is verstandig als je écht niet luistert naar alle aanwijzingen dat je teveel klikt. Voor zowel telefoons als computers zijn deze apps dan heel handig.

Veel succes met het wennen aan thuiswerken en alle andere maatregelen! Blijf veilig en lees betrouwbare bronnen, zoals de website van het RIVM.

~~ This blogpost is also available in English, see here  ~~

—

Heb jij – of heeft jouw team – dat thuiswerken en hybride werken nog niet helemaal lekker in de vingers? Overweeg dan eens een workshop of training Effectief en Efficiënt Hybride Werken.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—