Hybride werken en de secretaresse

Onder medewerkers die worden uitgesloten van hybride werken, is de secretaresse er regelmatig eentje. Doodzonde! Net als thuiswerken en (al weer een ouwetje, ondanks de naam) Het Nieuwe Werken, wordt deze beroepsgroep anders behandeld dan andere kenniswerkers. Secretaresses zijn over het algemeen prima in staat om hun werk te organiseren en hoeven tegenwoordig écht niet meer altijd fysiek aanwezig te zijn. Want dat zijn hun collega’s ook niet meer.

Een van de grote uitdagingen van de secretaresse in een hybride werkomgeving is om haar nieuwe takenpakket een plaats te geven. Uitvoerende taken als reserveren van vergaderruimtes, regelen van lunches of zakenreizen zijn vaak al gecentraliseerd bij een Servicedesk, of zo geautomatiseerd dat medewerkers dit zonder haar af kunnen.

Minstens zo belangrijk is de afstemming tussen een manager en zijn of haar secretaresse, als er een dergelijke herschikking heeft plaatsgevonden. Als er in een digitalere omgeving wordt gewerkt, zal de manager óók meer zaken digitaal gaan afhandelen. Om dat dan op het bord van de secretaresse te dumpen, is een gemiste kans. (En vaak het gevolg van gebrekkige digitale vaardigheden, maar dat is een ander verhaal.)

Wat ik secretaresses altijd probeer te leren: hybride werken is een kans. Bereikbaarheid betekent niet per definitie aanwezigheid; voor je collega’s niet, maar ook voor jou niet. En de spin-in-het-web-factor van een secretaresse neemt alleen maar toe: in een organisatie die hybride werkt is het namelijk heel belangrijk vinger aan de pols te houden over agenda’s en planningen. Waar is iedereen te vinden? Waar is iedereen mee bezig?

Om dat bij te houden is wellicht niet haar taak – want ieders eigen verantwoordelijkheid – maar het is, zeker in een functie waarin ze geacht wordt meer op het inhoudelijke front bijdrages te leveren, haar rol om verbanden te leggen. Net als wanneer ze medewerkers fysiek ziet. Waar spelen er conflicten? Welke meningen ziet ze waar ontstaan?

Je secretaresse uitsluiten van hybride werken: doodzonde. Typisch een geval ‘baby met het badwater weggooien!’. Hier en hier (deze tweede omvat tips van mijn collega Marianne Smits) lees je een aantal voorbeelden hoe het wél kan, en wat de praktische afwegingen zijn.

Werk ze!

—

Heb jij – of heeft jouw team – dat thuiswerken en hybride werken nog niet helemaal lekker in de vingers? Overweeg dan eens een workshop of training Effectief en Efficiënt Hybride Werken. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—