HNW is niets voor sprinkhanen
Een van de basisprincipes bij moderne vormen van werken is het aanpassen van je werkplek aan de taak die je gaat verrichten. Overleggen doe je op een andere plek dan concentratiewerkzaamheden, bijvoorbeeld. Wat betekent dat voor het organiseren van je werk en hoe maakt dat je productiever?
Wie als werkstijl ‘de sprinkhaan’ heeft, springt van taak naar taak en van communicatiemiddel naar communicatiemiddel. Sprinkhanen wisselen vaak van taak als ze er even niet uitkomen, of na een korte onderbreking, zoals koffiepauze, een praatje met een collega, een telefoontje en wanneer ze zich opeens iets herinneren dat tussendoor ook nog even moet gebeuren. Even mailen, één telefoontje en onderweg naar de printer totaal vergeten dat je daar heen ging, want je komt collega X tegen.
Wat is het effect?
Door steeds opnieuw van activiteit te wisselen, heb je elke keer tijd nodig om opnieuw te starten. Hoe vaker je wisselt van activiteit, hoe meer opstarttijd je nodig hebt – ik noem dat ‘weglekminuten’. Niet alleen is het tijdrovend om te springen tussen mail, telefoon en overleg, maar ook moet je steeds weer opnieuw nadenken over wat je wilt gaan doen.
Hoe komt het?
Sprinkhanen zijn vaak impulsgericht, snel verveeld en zijn bang om iets te missen of te vergeten. Ze zijn actiegericht, snel in beweging te krijgen en houden niet van reflectie op hun werk. Het zogenaamde ‘KitKat-moment’ (“Waar zijn we nou helemaal mee bezig?”) zien ze als tijdverspilling.
Waarom werkt dit niet bij HNW?
Meer nog dan bij andere manieren van werken is het bij HNW belangrijk om focus te hebben op wat je gaat doen de komende minuten of uren. Welke taak ga je doen? Wat (en wie?) heb je daarvoor nodig? Omdat je wisselt van werkplek als je wisselt van taak, is het zaak om je werk te clusteren. Een uur werken aan een beleidsvoorstel betekent een plek zoeken in een omgeving waar je geconcentreerd kunt werken. Mail uit, telefoon op stil… alle afleiders even buiten beeld.
Hoe kun je als sprinkhaan je werk beter organiseren?
- Werk in blokken en houd jezelf daar ook aan. Meestal zijn blokken van 25 minuten een goede maat, met daarna vijf minuten pauze en/of omschakeltijd. Om te voorkomen dat je je klok in de gaten houdt en daardoor onrustig wordt, kun je een simpele kookwekker zetten of het alarm in je telefoon of agenda.
- Zoek patronen in je werk. Taken die bij elkaar horen, die samenhangen, die je samen kunt doen… Het is veel efficiënter om een uur je mails af te handelen, dan om één mail te openen, op basis daarvan iets te gaan doen en ondertussen nog te gaan bellen.
- Dwing jezelf om de dag te starten met een vooruitblik. Maak een kort lijstje van wat er vandaag in elk geval moet gebeuren: dat zijn je prioriteiten. Match dit met de beschikbare tijd (en vergeet reistijd en voorbereidingstijd niet voor overleggen!).
- Zoek een uitlaatklep voor alle impulsgedachten die in je opkomen. Sowieso is het verstandig om je acties op één plek te verzamelen – maximaal twee, als je een digitale takenlijst combineert met een papieren versie. Maar alle gedachten die beginnen met ‘Oh ja!’ kun je op een hele simpele manier kwijt: opschrijven. Pen en papier naast je pc of laptop. Oh ja – agendapunten doorgeven aan X. Oh ja – Y laten weten dat je het overleg wilt verzetten. Oh ja – Klant Z een overzicht van de facturen over 2011 sturen.
Zo krijgt je idee of gedachte wel een plek, maar voorkom je dat je meteen een andere kant uit schiet. Later kun je dan alle gedachten en acties ordenen op soort (wat hoort bij wat), context (waar/met wie ga ik dat doen) en prioriteit (wanneer plan ik in dat dit gebeurt).
Werk ze!
—
Heb jij – of heeft jouw team – dat thuiswerken en hybride werken nog niet helemaal lekker in de vingers? Overweeg dan eens een workshop of training Effectief en Efficiënt Hybride Werken.
Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.
—
Geef een reactie