Mijn meest gegeven advies: met stip op 1

New Broom bestaat al meer dan zes jaar. In die tijd heb ik talloze mensen met hele diverse achtergronden voorzien van advies over hoe ze met slimmer werken meer werkplezier kunnen krijgen.

Plezier ja… Want niet alleen de productiviteit is een issue; het gaat ook om plezier in je werk.

Je dag goed afsluiten. Met een goed gevoel naar huis gaan en ’s avonds niet meer piekeren over die open eindjes.

Hoe je dat regelt, verschilt per persoon. En toch zijn er overeenkomsten; dingen die ik mezelf héél vaak hoor zeggen.

Met stip op 1 staat dit advies:

GEEF JE WERK EEN PLEK IN DE TIJD. 

Want die waan van de dag, die neemt anders de regie van je dag over. Daarover blogde ik al eerder.

Betekent dat nu dat je hele dag dichtgetimmerd moet zitten met acties? Van half negen tot negen X. Om 9 uur meneer Y bellen. Om 10 uur starten met taak ABC en tot 12 uur daarmee doorgaan.

Niet per se – een dichtgetimmerde dag zonder lucht geeft je een hele hoop stress. Maar de mééste stress, die krijg je van dingen die nog geen plek in de tijd hebben, en die je dinsdagmiddag om vier uur overvallen. Of ’s avonds in bed, als je het licht uitdoet. (“Shit! Nog dat ene niet gedaan.”)

Vier tips om slim om je werk goed een plek in de tijd te geven:

1. Noteer deadlines en taken in je agenda.

Deadlines in je agenda is sowieso handig. Wanneer moet iets klaar zijn, ingeleverd zijn?

Ook voor dingen waarop niemand zit te wachten (denk je) zijn deadlines nuttig. Zeker zelfstandig ondernemers met grootse plannen en projecten doen er verstandig aan om tussentijdse deadlines aan zichzelf te geven. Anders gebeurt het écht niet.

2. Verslik je niet in te grote blokken.

Klanten die enthousiast blokken van zes uur in hun agenda zetten, vraag ik daar nog eens goed naar te kijken. Bij calamiteiten zijn zulke blokken lastig te herplaatsen in je agenda; het kan zomaar dat er iets tussendoor komt dat even voorrang krijgt. Bovendien is je concentratie waarschijnlijk niet zes uur lang optimaal.

Beter is twee blokken van drie uur voor zo’n grote taak. Die verdeel je makkelijker over de week.

3. Noteer ook de ‘duh’-taken.

’s Morgens zet ik mijn urensysteem aan, dat bijhoudt hoeveel uur ik bezig ben. Meestal vergeet ik het niet, maar omdat ik vaak op verschillende plekken aan de slag ben (of onderweg ben) heb ik er voor gekozen om een reminder in mijn agenda te zetten. Acht van de tien keer is die overbodig en klik ik hem meteen weg, maar die andere twee keer denk ik ‘O ja! Fijn, meteen even doen.’ Scheelt een hoop gereken en reconstrueren van mijn werkweek.

Kijk eens naar jouw ‘vanzelfsprekende’ taken. Komt er bijvoorbeeld aardig wat archiveerwerk in je functie voorbij? Dan is het slim om twee keer per week een half uurtje in te plannen waarin je dat doet, met een herhalende afspraak zodat je er niet meer aan hoeft te denken.

Bij voorkeur op een moment dat er toch al niet veel uit je vingers komt (en wat je gouden uren zijn, dat weet je toch, of niet?).

4. Beknibbel niet op je informatievoorziening.

Hoe vollediger je bent in je omschrijving in je agenda, hoe sneller je van start kunt met die taak. Bij afspraken: bezoekadres, telefoonnummer, agendaonderwerpen. Bij documenten die je gaat bewerken: het document zelf, of een notitie waar je het document kunt vinden. Bij taken: concreet omschrijven wat je gaat doen. Geen steekwoorden, maar korte zinnetjes die je vertellen wat het eindresultaat van die inspanning gaat zijn.

Hoe doe jij dat? 

Noteer jij alles in je agenda, of is die zo vol en leeg als het aantal afspraken waar je naar toe moet?

Stuur je reactie naar karen@newbroom.nl of reageer hieronder!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—