Bijbegrotingsangst: wat is het en wat doe je er tegen?

Of je nu werkt voor een ‘fixed fee’ of voor een uurtarief, ik zie het bij veel klanten terug: bijbegrotingsangst. De angst om een klant te vertellen dat iets niet binnen de afgesproken financiële kaders kan worden opgeleverd, of de angst om te zeggen dat al het extra werk weliswaar kan worden gedaan (graag zelfs!), maar niet voor hetzelfde bedrag. Wat is bijbegrotingsangst en wat doe je ertegen?

‘Angst’ in zijn algemeenheid komt voort uit een overtuiging. Een idee tussen je oren, dat niet altijd even redelijk is.

‘Ik moet voorzichtig zijn met heet frituurvet, straks brand ik me’ is een volledig redelijke angst. Oppassen geblazen!
‘Ik ga niet in het reuzenrad, wie weet kukel ik zometeen over de rand van het karretje’ is daarentegen écht onnodige angst. Daarom nog niet minder, zeker niet… Maar wel iets beter te bestrijden, want de onredelijkheid spat er van af.

Probeer eerst na te gaan waaróm je bang bent om je klant te vertellen dat hij of zij meer kwijt zal zijn.

Wat is je overtuiging daarachter? Ik weet een paar goede kandidaten… Ik geef ze hieronder, inclusief een uitleg waarom die overtuiging onjuist is én wat je er aan kunt doen.

#1

‘Dan denkt de klant/mijn manager/mijn collega dat ik geen professional ben, maar een aanmodderende kluns die zijn vak niet verstaat.’

Oh? Als je op je rug kijkt, zul je zien dat er geen batterijcompartiment in je lijf zit. Het aantal schroefjes en moertjes zal ook relatief beperkt zijn. Kortom: je bent een mens, en een mens kan zich vergissen of van inzichten veranderen.

Natuurlijk moeten die vergissingen en aanpassingen wel binnen redelijkheid blijven. Het kan niet zo zijn dat de klant meer betaalt, omdat jij versie 1 maakte met een enorme kater.
Kijk dus goed naar de redenen achter de verandering; kun je goed motiveren waarom er meer tijd/mankracht/geld nodig is? Heeft de klant zich bijvoorbeeld wel aan zijn afspraken gehouden als het gaat om aanleveren van materialen en informatie, planning en accordering van voorstellen?

Zorg dat dergelijke zaken goed zijn vastgelegd in algemene voorwaarden, maar ook in de grote letters van een voorstel. Zorg dat de kaders helder zijn, dat je allebei dezelfde taal spreekt en dingen op dezelfde manier interpreteert.

Let ook op de uitgangspunten van de opdracht; als die zijn veranderd, is het niet meer dan normaal dat je een aangepast voorstel uitbrengt.

#2

‘Dat wil/kan mijn klant toch niet betalen. Trouwens, ik vind onze tarieven stiekem zelf óók heel hoog.’

Je hebt ten eerste geen idee van de financiële situatie van een klant. Wie weet klotst het geld daar tegen de plinten…?

Bij klanten gaat het ook vooral om de waarde die een klant hecht aan het resultaat en de kwaliteit die hij ervan verwacht. Als jij een half pond biefstuk koopt bij de biologische scharrelslager, betaal je een smak meer dan bij de supermarkt om de hoek. Als je het geld hebt en het belangrijk genoeg vindt, ga je toch naar die biologische scharrelslager. Allebei vlees, totaal andere beleving.

Wat je tarief betreft: vergeet niet dat er enorm veel verdisconteerd zit in zo’n uurtarief of projectfee. Van printerpapier tot pensioen, van pandhuur tot receptioniste: kleine en grote kostenposten. Laat je eens bijpraten door de financieel verantwoordelijke over de opbouw van je tarief, dan weet je beter waarom je tarief is wat het is.

#3

‘Het is een kleine moeite om die extra correctieronde/aanpassing/toevoeging te doen. Dat kost me minder tijd dan onderhandelen met de klant over wat het kost.’

Het is ook een kleine moeite om de veters van je kind te strikken. Of om, als je toch ramenlapt, de ramen van de buren mee te nemen. Toch doe je dat ook maar binnen zekere grenzen; voor je het weet doe je dat nog bij een kind van 16 en lap je de ramen in de hele straat.

Bepaal waar je grenzen liggen, om ze te kunnen bewaken. Daarbij is de kwaliteit en kwantiteit van de klantrelatie belangrijk – hoe veel werk doe je voor deze klant en hoeveel toekomstige inkomsten verwacht je hiervan? Voor een klant met een omzet van een paar honderd euro loop je minder hard dan voor de klant die een ton bij je stukslaat.

Een klant die nog nooit een planning heeft gemist, kan bij jou wel een potje breken; die ene keer wil jij wel tot 9 uur blijven zitten om het werk alsnog op tijd af te krijgen voor de deadline.

Maar de klant die voor de zoveelste keer veel te laat aanlevert en toch nog gisteren jouw topkunsten verwacht, moet hoognodig worden opgevoed.

Slimmer werken is dus ook grenzen bewaken en verwachtingen managen. Dat kan moeite kosten, maar is de moeite waard – een investering in jezelf en in je kwaliteit van werken.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—