De expert aan het woord: het Kabinet van de Koning
Vind jij het lastig om alles op je vakgebied te volgen? Leg je het nieuwe nummer van een vaktijdschrift met een zucht op het vorige – ongelezen – nummer? Die Google Alerts met trefwoorden die voor jouw vak belangrijk zijn leken ooit een goed idee, totdat je merkte dat er zoveel meldingen zijn dat ze een half uur per dag kosten.
Stel je voor dat heel Nederland je vakgebied is, als onderdeel van een grote wereld. Hoe zou je die informatiestroom in vredesnaam nog kunnen organiseren en filteren? Voor koning Willem-Alexander is dat een voortdurende uitdaging, en daarmee is het organiseren en filteren van die informatiestroom een van de taken van het Kabinet van de Koning.
In deze blog
Wat deze expert je wil vertellen, in een notendop
- Er zijn drie belangrijke informatiestromen waarvan de koning kennis kan nemen: 1. Koninklijke Besluiten en wetten met hun toelichting; 2. Brieven van burgers; 3. Notities over onderwerpen die voor zijn functie actueel en relevant zijn.
- Bronnen zijn overheidsinformatie, social media, internet, overige publicaties (boeken, tijdschriften, vakliteratuur), het netwerk van het Kabinet van de Koning en andere contacten met derden.
- Medewerkers werken in dit proces vaak samen aan één dossier, in een vast proces en met behulp van software om tegelijk in één document te kunnen werken.
- Er wordt gestreefd naar het zo beeldend en compact als mogelijk weergeven van de onderliggende dilemma’s rondom een onderwerp, zodat de koning een genuanceerd en breed beeld daarvan krijgt.
Wat jij hieruit kunt leren
Wil je een volwaardige gesprekspartner zijn die vertrouwen wekt, dan heb je niet alleen een betrouwbare stroom informatie nodig uit verschillende bronnen. Het is ook belangrijk om de informatie te doorgronden, te interpreteren en context te geven.
Daarbij is het slimmer om te weten waar je informatie kunt halen om te gaan verwerken, dan zelf álle informatie te bewaren die mogelijk interessant kan zijn.
Informatie die beeldend beschreven en compact geordend is, is voor de lezer makkelijker te consumeren dan een droge opsomming van feiten en gebeurtenissen.
Frans Princen is plaatsvervangend Directeur van het Kabinet van de Koning. Hij legt uit welke informatiestromen richting de koning gaan en hoe het Kabinet van de Koning, met in totaal 25 medewerkers, daarin een rol speelt.
Om te beginnen bekrachtigt de koning gemiddeld per jaar zo’n 2500 Koninklijke Besluiten en wetten met zijn handtekening. Bij elk document krijgt hij een toelichting die niet alleen uitlegt waarover het gaat, maar ook bijzonderheden vermeldt uit het wetgevingsproces. Drie juristen houden zich met deze informatiestroom bezig. Vier andere collega’s zijn verantwoordelijk voor het archiveren van alle relevante documenten in het staatsarchief.
Dan zijn er brieven van burgers; gemiddeld meer dan drieduizend per jaar, die twee medewerkers behandelen. “Die brieven zijn voor ons een thermometer in de samenleving: wat leeft er, wat vinden Nederlanders belangrijk?”, zegt Frans. “Zijn er dingen die opvallen, dan informeren we de koning daar over. Is er een brief gerelateerd aan een bezoek dat hij gaat afleggen, dan nemen we die informatie natuurlijk mee.”
De derde informatiestroom zijn de notities die het Kabinet van de Koning maakt over allerlei onderwerpen. De koning spreekt in zijn rol als staatshoofd immers een grote diversiteit aan mensen, van internationale topfunctionarissen tot een inwoner van een kleine Nederlandse gemeente. Voor Frans is het helder: wil je een vitale monarchie hebben en houden, dan is het essentieel dat de koning goed is aangesloten op wat er in het land – en in de wereld – gebeurt.
“Door zich inhoudelijk goed voor te bereiden, kan de koning respect en betrokkenheid uitdrukken”, stelt hij. “Wanneer hij in zijn contacten laat merken van de hoed en de rand te weten, is dat een compliment naar de gesprekspartner: die wordt serieus genomen, of zelfs eruit gelicht en in het zonnetje gezet.”
Geen droge feitjes
Een grondige voorbereiding van de kant van het Kabinet van de Koning is dus nodig. “De meeste afspraken in de koninklijke agenda zijn geen verrassing. Dat betekent dat we goed plannen, ons goed inlezen en inleven in die diverse materie; van de geschiedenis van een familiebedrijf dat wordt bezocht, tot de internationale harmonisatie van het erfrecht”, somt Frans op. Over al die onderwerpen maken acht medewerkers – onderzoekers en raadadviseurs – per jaar gemiddeld zo’n 900 notities. En dat zijn geen dikke stapels papier vol feiten en cijfers.
Frans legt uit: “Wat wij als team vooral doen, is kijken naar de onderliggende dilemma’s die betrekking hebben op het onderwerp, zodat we die als bril kunnen gebruiken. De manier van schrijven moet beeldend zijn, zo niet verrassend, en op een heldere manier de informatie in compacte vorm overdragen. We gaan geen droge feitjes opsommen; het is de kunst om een beeld op te roepen met tekst.”
De notities komen vaak over een langere periode tot stand en worden voortdurend geactualiseerd. “Dat onze koning op staatsbezoek gaat, weten we lang van te voren. De periode voor zo’n bezoek raadpleeg ik frequent de apps van toonaangevende kranten van het land in kwestie, zodat we goed op de hoogte zijn van de recentste ontwikkelingen.”, legt Frans uit. “Vanzelfsprekend hebben we vanwege onze functie ook toegang tot veel nuttige informatie, zoals stukken die naar de ministerraad gaan, of berichten van het ministerie van Buitenlandse Zaken aan de diplomatieke posten en omgekeerd.” Ook is het belangrijk om vast te stellen dat het Koninkrijk der Nederlanden vier landen telt: Nederland, Curaçao, Aruba en Sint Maarten. Over de ontwikkelingen in alle vier de landen wordt de koning op de hoogte gehouden.
Plaats- en tijdgebonden kennis
Gaat het om een bezoek of ontmoeting in Nederland zelf, dan wordt naast open bronnen uiteraard landelijke, provinciale of gemeentelijke overheidsinformatie gebruikt. Daarnaast is een netwerk van waardevolle contacten in bedrijven en organisaties onontbeerlijk, heeft Frans gemerkt. Dergelijke contacten, zoals bijvoorbeeld banken, stellen het Kabinet van de Koning in staat om een actueel en compleet beeld te schetsen. Banken hebben vaak goede onderzoeksafdelingen met informatie en inzichten. Veel daarvan staat op het internet.
“De grote uitdaging is altijd te ontsnappen aan de, ik noem het maar even, calvinistische neiging, om als ambtenaar ijverig het ene na het andere document te produceren, louter achter het bureau en op grond van documenten van anderen”, vindt Frans. “Een wandeling in een wijk of een bezoek aan een conferentie kunnen net zo goed, of zelfs beter, een manier zijn om je informatie en inzicht aan te vullen. Ik geloof sterk in de waarde van plaats- en tijdgebonden kennis.”
Weten waar je kennis kunt halen, is voor Frans en zijn team daarom van groot belang. “Soms vraag ik er actief naar binnen mijn netwerk. Soms zoek ik mijn informatie passief, door op Twitter opiniemakers te volgen op bepaalde terreinen. Wat zeggen die opiniemakers, wat vinden de dwarsdenkers? Zo word ik automatisch wekenlang meegenomen in de materie. Is het niet meer relevant, dan stap ik weer uit zo’n onderwerp.”
Deze diversiteit aan bronnen is nodig om een genuanceerd beeld te kunnen geven, vindt hij. “De koning is koning van alle Nederlanders. In de informatie die we hem geven, komen daarom vele visies terug.”
Digitale quiz
Informatie vergaren doe je niet alleen door die te halen in het netwerk en door de media te volgen. Het gebeurt ook door in gesprek te gaan met derden. Dat kan bijvoorbeeld door groepen uit te nodigen bij het Kabinet van de Koning en bij zo’n bijeenkomst hun mening te peilen over dilemma’s en ontwikkelingen. Frans licht toe hoe dat werkt: “Relevante groepen tot zo’n 25 mensen met verschillende rollen en achtergronden zijn van harte welkom op het Kabinet van de Koning. We spelen bijvoorbeeld een digitale quiz, waarop ze kunnen reageren: wat vinden jullie? Wat is écht belangrijk? Met ongeveer dertig groepen per jaar, al vele jaren lang, verzamelen we zo flink wat informatie en bouwen we aan ons netwerk.”
De informatie die in een dossier terechtkomt, gaat heel bewust maar één kant op: alleen naar binnen, nooit naar buiten. “Dat maak ik ook meteen duidelijk in mijn contacten”, legt Frans uit. “Ik kom informatie halen, maar je krijgt geen verslag of rapport terug.”
De koning is immers onschendbaar, de ministers zijn verantwoordelijk. Daarom blijft de koning in zijn publieke uitingen ook altijd binnen het regeringsbeleid. “Wat ze wel terugkrijgen, is het besef dat de informatie over hun beleidsterrein wordt benut bij de voorbereiding van ontvangsten en bezoeken van de koning.”
Om samen te kunnen werken aan alle documenten die ze creëren, gebruikt het Kabinet van de Koning moderne ICT. “Het hele proces van sparren over een dossier betekent soms dat er drie of vier mensen aan een document werken”, vertelt Frans. “We maken gebruik van gangbare software en werken volgens relatief eenvoudige processen. We hebben een systeem laten ontwerpen met een eenvoudige look en feel waarin we exact kunnen doen wat we willen: optimaal samenwerken binnen de notities die we maken.”
Congruent
Zo’n notitie over een specifiek onderwerp wordt opgebouwd in een aantal stappen. De eerste bouwsteen wordt gemaakt door een medewerker advisering, die goede zoekvaardigheden bezit. “Een informatiespecialist”, omschrijft Frans deze functie. “Die kan heel goed gericht informatie zoeken, een grote hoeveelheid informatie verwerken, en de opvattingen binnen het krachtenveld in kaart brengen. Wie vindt wat? Wat zijn controverses of dilemma’s? Dat wordt thematisch geordend, inclusief de links naar de bronnen.”
De volgende schakel in het proces is de raadsadviseur. Zo iemand volgt het politieke proces en de grote maatschappelijke trends en ontwikkelingen; soms gaat een raadsadviseur mee met een bezoek van de koning. Ze bereiden ook het gesprek voor dat de koning heeft met de minister-president.
“De raadsadviseur bouwt voort op de informatie die is verzameld en gebruikt die om zo beeldend mogelijk een onderwerp te beschrijven, waarna de koning de informatie gebruikt in zijn gesprekken en bezoeken”, legt Frans uit. “Dat draagt er aan bij dat gesprekspartners van de koning zich gezien en gewaardeerd voelen. Op die manier is een gesprek over onderliggende dilemma’s makkelijker.”
En die verbinding, dat is waar het om draait, vindt Frans. “Het is niet een kwestie van zomaar onvoorbereid lintjes doorknippen; je moet weten welke lintjes en waar en waarom. Zonder goede kennis van wat er speelt houd je het instituut en de samenleving niet congruent.”
Dit is één van de acht interviews uit e-book ‘De experts aan het woord’, dat hoort bij mijn boek Infodetox: Filter de wereld voor meer overzicht. De overige zeven interviews staan ook in deze categorie blogstukken. Meer over mijn boeken en waar je ze bestelt vind je op deze pagina.
Zou een inspiratiesessie over hoe je slimmer kunt omgaan met informatie iets zijn voor jouw team, afdeling, netwerkbijeenkomst of intervisiegroep? Dat kan online en is er al in een versie van 60 minuten; de ideale lunchworkshop of bijdrage aan een online bijeenkomst.
Neem gerust contact met me op, om de mogelijkheden te bespreken.
Geef een reactie