Werkgewoonte #1 van 7: Eerst denken, dan doen

Je kent het moment vast. Een bericht komt binnen, je leest het en voor je het weet ben je al aan het tikken. Of iemand loopt je kamer in met een vraag, en je geeft direct antwoord – terwijl je eigenlijk midden in iets anders zat. De actiereflex regeert. Maar is dat slim?

Ik zie het in bijna elke training: mensen die voortdurend rennen, zonder even stil te staan bij de vraag of dat rennen ergens naartoe leidt. Ze zijn druk, maar niet altijd productief. Ze reageren, maar of ze daarmee ook de goede dingen doen? Dat is een andere vraag.

Druk zijn en productief zijn zijn twee verschillende dingen. Wie de hele dag reageert op wat anderen van hem willen, is misschien nuttig bezig – maar niet noodzakelijk met de dingen die er het meest toe doen. Het onderscheid maken tussen bezig zijn en effectief bezig zijn: dat is waar het bij slimmer werken om gaat.

De actiereflex

De actiereflex is de neiging om direct te handelen zodra er iets op je afkomt. Een mail, een vraag, een verzoek – je pakt het op. Dat voelt goed. Het geeft een gevoel van controle, van voortgang. Maar in de praktijk betekent het vaak dat je de dag laat bepalen door wat anderen op je bord leggen, in plaats van door wat jij zelf hebt besloten te doen.

Waar komt die reflex vandaan? Deels uit opvoeding en werkgewoontes. Wie snel reageert, geldt als behulpzaam, daadkrachtig, betrokken. Wie wacht, lijkt nalatig. Maar die aanname klopt niet. Snel reageren is alleen slim als wat je doet ook de moeite waard is. Wie altijd als eerste klaarstaat voor anderen, is als laatste klaar met zijn eigen werk.

De oplossing is niet ingewikkeld, maar vraagt wel oefening: vertraag. Even. Niet voor altijd, niet met een tijdrovend beslissingsmodel. Maar lang genoeg om jezelf één vraag te stellen.

Moet ik dit nu doen?

Die ene vraag – Moet Ik Dit Nu Doen? – is krachtiger dan hij lijkt. Hij dwingt je om even uit de automatische piloot te stappen en bewust te kiezen. Het antwoord kan ‘ja’ zijn. Maar vaak is het antwoord: nee, of: later, of: ik moet eerst weten wat precies de bedoeling is.

Oefen jezelf in het stellen van die vraag. Stel hem bij elk bericht dat binnenkomt. Bij elke collega die iets aan je vraagt. Bij elke nieuwe taak die op je afkomt. Wat is hier eigenlijk gevraagd? Is dit urgent? Is dit belangrijk? En: is dit voor mij, of hoort het eigenlijk ergens anders?

Dat laatste brengt me bij een tweede gewoonte die ik aanraad: stel vragen voor goed verwachtingsmanagement. Voordat je aan iets begint, weet je dan wat er van je wordt verwacht? Wanneer moet het klaar zijn? Hoe uitgebreid moet het zijn? Wie is de eindverantwoordelijke? Een minuut vragen stellen aan het begin kan je uren werk schelen aan het einde.

Vertraag je inhoudelijke reactie

Dit geldt ook voor e-mail en andere berichten. Niet elk bericht verdient een directe reactie. Sterker nog: een directe reactie kan averechts werken. Je antwoordt snel maar onvolledig, de ander stelt een vervolgvraag, jij antwoordt weer – en zo zijn jullie allebei de halve dag bezig met een kwestie die in één zorgvuldig bericht afgehandeld had kunnen worden.

Vertraag dus. Lees het bericht, denk na, en stuur dan een volledig en helder antwoord. Dat is niet langzaam werken. Dat is slim werken.

Er is nog een bijkomend voordeel: wie niet direct reageert, geeft de ander ook de ruimte om zelf een oplossing te vinden. Hoeveel vragen worden er aan jou gesteld die de vraagsteller, als hij er even over nadenkt, ook zelf had kunnen beantwoorden? Door de reflex te vertragen, train je tegelijk de mensen om je heen om niet automatisch naar jou te kijken bij elk klein probleem.

Doorbreek de gewoonte stap voor stap

De actiereflex doorbreken gaat niet van de ene op de andere dag. Het is een gewoonte, en gewoontes veranderen met kleine, herhaalbare stappen. Begin met één concrete ingreep: sluit je e-mail voor een uur. Of stel je telefoon op stil tijdens een focusblok. Of zet een post-it op je scherm met de vraag: ‘Moet ik dit nu doen?’

Wie dit een week volhoudt, begint het verschil te voelen. De dag voelt minder chaotisch. Je werkt bewuster. En je merkt dat je aan het einde van de dag meer hebt gedaan van wat jíj belangrijk vond.

Wat kun je morgen al doen?

Probeer het eens een dag. Elke keer dat er iets op je afkomt – een bericht, een verzoek, een idee – stop je kort en vraagt jezelf af: moet ik dit nu doen? Is het dringend én belangrijk? Dan ga je aan de slag. Is het niet dringend, of is het onduidelijk wat er precies van je wordt verwacht? Dan stel je eerst een vraag, of je plant het in voor later.

Één dag. Je zult verbaasd zijn hoeveel ruimte dat oplevert.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen?
Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.