Werken met een krappe bezetting: hoe blijf je zelf overeind?

Je team is te klein. Dat weet je al een tijdje. Misschien al jaren. Er zijn vacatures die maar niet worden ingevuld, collega’s die vertrokken zijn zonder dat er vervanging komt, of bezuinigingen die hun tol eisen. De werkdruk stijgt, de verwachtingen blijven gelijk, en jij staat er elke ochtend weer met dezelfde agenda vol te veel taken.

Dit artikel gaat niet over hoe je dat oplost. Want dat kun je waarschijnlijk niet in je eentje oplossen. Wat je wél kunt doen, is voorkomen dat jij er zelf aan onderdoor gaat.

Het moet uit de lengte of de breedte komen

Er is een simpele waarheid die iedereen in jouw situatie op een gegeven moment onder ogen moet zien: als er te weinig mensen zijn voor het werk, dan moet het ergens anders vandaan komen. Uit de lengte – je werkt langer, harder, sneller – of uit de breedte: je doet minder, gooit dingen overboord, past verwachtingen aan.

De meeste mensen kiezen, bewust of onbewust, voor de lengte. Extra uren hier, een snelle lunch daar, een avond doorwerken als het echt niet anders kan. Dat voelt als de meest loyale keuze. En ook als de meest veilige: niemand kan je verwijten dat je het niet geprobeerd hebt.

Maar de lengte heeft een grens. Je energie is eindig. Je concentratie ook. Op een gegeven moment werkt langer gewoon niet meer: de kwaliteit zakt, de fouten nemen toe, en jij ook. Dan is de schade groter dan de winst. Pas op dat je niet stiekem bezig bent met zelfsabotage.

De breedte is oncomfortabeler, maar duurzamer. Dat betekent keuzes maken over wat er wél en wat er níet gebeurt. En die keuzes communiceren naar anderen, ook als dat betekent dat je iemand teleurstelt.

Jij staat in het centrum van je eigen cirkels

Stephen Covey beschreef ooit het concept van de cirkel van invloed. In het midden staat wat jij zelf kunt beïnvloeden. Daaromheen ligt een grote cirkel van zorgen: alles wat je bezighoudt maar waar je geen directe greep op hebt.

Bij een krappe bezetting is de verleiding groot om je energie te steken in die buitenste cirkel. De organisatie die maar niet inziet hoe druk het is. Het management dat niet luistert. De vacatures die al maanden open staan. Begrijpelijk, maar het kost je energie zonder dat er iets verandert.

Jouw cirkel van invloed is kleiner dan je misschien wilt. Maar hij bestaat. En daar valt wat te doen. Technisch gezien is er namelijk een nóg kleinere cirkel: die van je verantwoordelijkheid. Want dat je ergens iets mee kunt, wil nog niet zeggen dat het slim is om het jouw verantwoordelijkheid te maken.

Zet je eigen zuurstofmasker eerst op

In het vliegtuig word je altijd gevraagd je eigen masker eerst op te doen, voordat je een ander helpt. Niet omdat jij belangrijker bent, maar omdat je anders allebei ten onder gaat.

Dat geldt ook hier. Als jij omvalt, helpt er niemand meer iemand.

Klinkt logisch, maar in de praktijk zijn kenniswerkers bijzonder slecht in dit principe. Pauzes worden overgeslagen omdat er toch geen tijd voor is. Slaap wordt ingekort om ’s avonds nog even bij te werken, en beweging verdwijnt omdat de dag al vol genoeg is.

Doe dat niet; bezuinig nooit op je herstelmoment! Een pauze is geen luxe, het is onderhoud. En houd lucht in je agenda: niet elk uur vol plannen, want het onverwachte komt altijd. Als je schema geen marge heeft, is er ook geen ruimte voor wat er echt misgaat. Houd grip op je inwendige thermometer.

Stel de kritische vragen

Niet alles op je takenlijst verdient evenveel aandacht. Een goede manier om dat te doorbreken, is jezelf bij elke taak kritische vragen te stellen:

Moét ik dit doen? Of laat ik me pushen, doe ik het niet vanuit eigen wil?

Moet ík dit doen? Of kan iemand anders dit ook, misschien zelfs beter?

Moet ik dit nú doen? Of is dit een gevoel van urgentie dat ik zelf creëer?

Moet ik díit doen? Of is er een snellere, lichtere variant die ook goed genoeg is?

Moet ik dit dóen? Of is er een alternatief: automatiseren, delegeren, laten vallen?

Moet ik dit überhaupt doen? Soms is het antwoord nee.

Die laatste vraag is de moeilijkste, maar ook de meest bevrijdende.

Verwachtingsmanagement is soms een slechte boodschap brengen

Hier zit voor veel mensen een blinde vlek. Ze willen geen nee zeggen, omdat ze anderen niet teleur willen stellen. Ze hopen dat het allemaal toch nog lukt. Ze gaan ervan uit dat de ander het wel begrijpt als het te laat is.

Maar verwachtingsmanagement is geen negatieve vaardigheid. Het is een professionele. Als jij weet dat iets niet gaat lukken – door gebrek aan tijd, mensen of middelen – dan is het jouw verantwoordelijkheid om dat tijdig te melden. Niet om excuses te maken, maar om de ander de kans te geven een beslissing te nemen.

Soms betekent dat nee zeggen. Dat kan op drie manieren:

• Nee met een alternatief: “Ik kan dit niet voor je doen, maar ik kan je wel uitleggen hoe je het zelf aanpakt.”
• Nee vanuit jezelf: “Ik moet eerst mijn lopende werk afronden voordat ik hier iets mee kan.”
• Nee, kort en duidelijk: “Ik snap dat je dit vraagt, maar ik kan je hiermee nu niet helpen.”

Geen van deze drie is onprofessioneel. Alle drie zijn eerlijker dan een ja die je niet kunt waarmaken.

Bepaal de grenzen van wat jij levert

Als het structureel te druk is, heb je op een gegeven moment een keuze: blijven roeien tot je armen eraf vallen, of bepalen wat je wél en niet meer doet – en dat helder communiceren.

Maak voor jezelf een soort menukaart. Wat staat erop, wat staat er niet op? Welke taken doe jij, welke doe jij niet (meer)? Wat is de kwaliteit die je levert als het druk is, en wanneer zeg je dat iets niet op die manier kan?

Dat voelt misschien als grenzen trekken ten nadele van de organisatie. Maar het tegenovergestelde is waar: als jij alles blijft doen tot het misgaat, heeft niemand er iets aan. Transparantie over wat realistisch is, geeft de organisatie de informatie die ze nodig heeft om goede beslissingen te nemen.

Lees ook dit blog over de witte, grijze en zwarte lijst om die grenzen concreet te gaan trekken.

Tot slot

Werken met een krappe bezetting is zwaar. Het is ook een probleem dat jij waarschijnlijk niet in je eentje kunt oplossen, maar je kunt wel bepalen hoe je er zelf mee omgaat.

Zorg voor jezelf: houd lucht in je schema, neem pauzes, herstel. Maak bewuste keuzes over wat je doet en in welke volgorde. Communiceer vroeg en helder over wat wel en niet haalbaar is. En zeg nee als nee het eerlijkste antwoord is.

Jouw takenlijst wordt nooit leeg. “Klaar” bestaat niet voor vandaag, laat staan voor altijd. Wat je wél kunt bereiken: dat je morgen weer kunt staan.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

Foto: Ronty Raj Zen