Altijd feest met copy and paste

Slimmer werken – al dan niet met copy and paste – betekent eigenlijk gewoon: iets niet gaan doen, wel gaan doen, niet meer doen, of op een andere manier doen. Bij voorkeur omdat de nieuwe aanpak je tijd, energie en aandacht scheelt: dat maakt je productiever.

Soms zit hem dat in het gebruik van handige tools. Ben je ondernemer, dan hebben mijn collega’s van Strategisch Lui (prachtige bedrijfsnaam!) een mooie verzameling daarvan op een rijtje gezet. Die vind je hier.

Gebruik je een computer – en wie doet dat niet? – dan is de website van Sneltoetsen.com een goede om je in te verdiepen. Zeker slim om je verder te bekwamen in sneltoetsen; dat scheelt tijd en is ergonomisch een slimmere keuze.

Maar eigenlijk is ‘altijd feest met copy and paste’ meer een manier van denken: slim hergebruiken, slim herhalen, en niet opnieuw het wiel uitvinden als het niet nodig is.

Denk aan deze praktische voorbeelden:

• Een klein draaiboek maken voor dat terugkerende evenement, overleg of rapportageoverzicht. Waar haal je de nodige gegevens vandaan? Wie moet wanneer welke informatie krijgen? Als je één keer de stappen goed op een rijtje zet, heb je daar alle volgende keren profijt van.
  
  Dat kan een simpel lijstje van stappen zijn, of een document waarin je maar een paar gegevens hoeft te updaten om het te kunnen hergebruiken.
  
• Tekst in e-mails recyclen, in plaats van steeds weer opnieuw typen. Handig voor iedereen die regelmatig dezelfde lapjes tekst maakt. Er zijn meerdere oplossingen; je kunt werken met sjablonen (voor een hele e-mail), maar ook met snelonderdelen (voor losse alinea’s, die je kunt combineren).
  
  Meer daarover lees je hier en hier. (En als je team een workshop of training Baas in Eigen Inbox volgt, leer je nog veel meer handige toepassingen.)
  
  
• Je eigen documenten, correspondentie en ideeën goed organiseren. Niet alleen kost het geweldig veel tijd om te zoeken in een rommelige digitale administratie, maar de kans is groot dat je niet eens meer weet wat je al had bedacht, gemaakt of bewaard. Kijk bijvoorbeeld eens hier voor ordeningstips.
  
  Wil je een groot aantal totaal verschillende informatiedragers bewaren (links, video’s, teksten, presentaties, databases, losse concepten, afbeeldingen) dan is een Persoonlijk Kennismanagement Systeem (PKS) beter.
  
  Dat is meestal een digitaal notitieblok (zoals Notion, Evernote, OneNote of Obsidian) dat je zelf vult met inhoud, waaraan je labels hangt. De ordening maak je zelf en is bedoeld om, aan de hand van die labels, informatie makkelijk terug te vinden. Dat kan een jaartal zijn, maar ook inhoudelijk (vakantie, klant X, project Y, marketing, huisvesting).
  
  
• Gebruik maken van Artificial Intelligence. Alle ethische kanttekeningen ten spijt; AI biedt nieuwe manieren om tijd, aandacht en energie te sparen, bijvoorbeeld door het automatiseren van repetitieve taken.
  
  Een platform dat ik al jaren gebruik is IFTTT (IF This Then That), die automatisch koppelingen legt tussen platforms. Zoals een foto opslaan in Dropbox, als je er op Facebook in wordt getagd. Of elke dag het weerbericht naar je telefoon sturen.
  
  Of Automate.io, dat samenwerkt met Notion; hiermee kun je workflows automatiseren. Bijvoorbeeld een bevestigingsmail sturen naar een sollicitant, zodra diegene in een Google Formulier gegevens achterlaat.

(En de uitdrukking ‘Altijd feest met copy and paste’ zelf? Ik ken hem van een oud-collega die hem vaak gebruikte. Bij het opzoeken van de oorsprong vond ik ook cabaretier Ronald Goedemondt als bron.)

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—