Tien tips voor een goed digitaal archief

Iedereen kan zien dat een overvol bureau en uitpuilende kasten geen goede werkomgeving maken. Helaas onderschat men vaak hoe afschuwelijk slecht digitale chaos inwerkt op je productiviteit en je werkplezier. Je ziet het niet om je heen, maar het is er wel… tien tips om een digitale jungle te voorkomen.

1. Wees duidelijk in je bestandsnamen. Mijn nekharen gaan overeind bij brieven.docx of adressen.xlsx… Gruwel! Beter: [JAAR]-mailingjubileum-adressenPeter.xlsx.

2. Groepeer wat bij elkaar hoort, niet wat hetzelfde is. Nooit gesnapt waarom Microsoft Office standaard alle presentaties, alle documenten en alle excelbestanden bijelkaar in mappen wil zetten. De bibliotheek sorteert toch ook niet op formaat? Maak mappen met inhoudelijke verwantschap!

3. Maak afspraken over sortering. Als je samenwerkt, moet je elkaar kunnen begrijpen. Zorg dat iemand (secretariaat?) knopen doorhakt over structuren van schijven en over het groeperen van documenten.

4. Blijf bij de tijd. Werk chronologisch! Zeker in een commerciële omgeving is het van belang om je documenten te sorteren op jaar. ‘Klanten [VORIG JAAR]’ is nu een stuk minder relevant dan ‘Klanten [DIT JAAR]’.

5. Ruim regelmatig op. Plan twee keer per jaar een opschoonmoment in, bijvoorbeeld in de zomerperiode en kerstperiode. Dan bepaal je wat er weg mag en wat eventueel anders moet worden ingedeeld.

6. Geef je mappen ‘body’. Veertien niveaus in je mappenstructuur is wat overtrokken en leidt er vaak toe dat er mapjes zijn met maar één of twee bestanden erin. Zonde! Geef mappen ‘body’; kijk kritisch naar wat je kunt samenvoegen.

7. Als je het niet meer overziet, trek dan een streep. Maak één map ‘Archief’, donder alle bestanden daarin, en start met je nieuwe structuur. Beetje bij beetje (bijvoorbeeld twee keer in de week een half uur) maak je tijd om het archief te bekijken en te besluiten welke documenten nog een actieve rol spelen.

8. Concepten zijn suf. Tenzij het echt relevant is hoe een bepaald bestand tot stand is gekomen, kun je stellen dat de acht conceptversies gewoon gedelete kunnen worden als je eenmaal een definitieve versie hebt. Scheelt schijfruimte!

9. Beken kleur. Als meerdere mensen samenwerken in een project of aan een document, maak dan afspraken over hoe je ziet aan een document wie de auteur is.  Een veel gekozen vorm is door initialen toe te voegen aan de bestandsnaam.

10. Mails mogen meedoen. Om te voorkomen dat mails in mapjes in mailboxen zwerven (en dus niet inhoudelijk gedeeld worden) is het slim om mails op een gezamenlijke schijf op te slaan. Zo staan ze op de goede plek en zijn ze toegankelijker.

Werk ze!