Slim agendabeheer voor een ondersteuner

Jouw houvast en die van je manager: de agenda. De kunst is er efficiënt mee om te gaan, zonder de dagen van ochtend tot avond dicht te timmeren. En liefst zonder een manager die vrolijk zelf afspraken plant zonder af te stemmen…
Tips & trucs voor slimmer agendabeheer!

Goed agendabeheer begint met heldere afspraken met je manager. Ga er rustig voor zitten en maak hem of haar duidelijk dat deze afspraken zorgen dat jullie samenwerking zo soepel mogelijk verloopt.

• Wie maakt de afspraken? In het ideale geval: alleen jij, maar dat moet voor beide partijen duidelijk zijn. Je manager kan naar jou doorverwijzen. Als hij of zij toch zelf eens afspraken maakt, is regelmatig (minstens dagelijks) synchroniseren van de agenda’s een vereiste!
• In welke tijdsblokken mag je afspraken plannen en in welke niet? Bijvoorbeeld niet vóór achten, niet na vijven, of niet tussen 12.30 en 13.00 uur.
• Wil hij of zij ‘ongeboekte’ tijd in de agenda? Sommige managers willen een specifieke tijd vrijhouden voor binnenlopers, of altijd een half uur vóór een bepaald overleg als leestijd reserveren. Tijd voor routinewerkzaamheden is ook belangrijk en gaat verloren als het niet wordt ingepland!
• Wie heeft inzage in de agenda en wat mogen ze zien? In digitale agenda’s kun je alle details van een afspraak tonen, of alleen een blokje ‘niet beschikbaar’ op dat tijdsvak.
• Voor wie moet altijd ruimte zijn in de agenda? Zowel zakelijk als privé zijn er meestal mensen die er altijd tussendoor mogen komen.
• Welke overlegsituaties zijn ‘heilig’ en mogen niet verschoven of geannuleerd worden – en wat heeft beslist altijd voorrang? Als je de prioriteiten niet kent, kun je ook niet goed plannen.
• Welke vaste overleggen, afspraken en deadlines komen in de agenda? Denk aan vergadercycli, maar ook reminders om cijfers aan te leveren voor rapportages, begrotingscycli, beoordelingsgesprekken, privéafspraken…
• Hebben jullie samen een vaste overlegtijd, of gebeurt dat tussendoor? Een goede gewoonte is om de dag samen te beginnen. Het maakt niet uit of het op kantoor gebeurt of telefonisch. Zo heb je hetzelfde beeld over prioriteiten, knelpunten en discussiepunten. Ook de laatste werkdag van de week is belangrijk, om samen vooruit te kijken naar volgende week en daarvoor de prioriteiten te bepalen.

EHBA: Eerste Hulp Bij Agendaproblemen

Alle voorbereidingen en afspraken ten spijt, kun je toch nog in lastige situaties terechtkomen met je agendabeheer… Eerste Hulp Bij Agendaproblemen!

Mijn manager houdt nog steeds vast aan zijn papieren agenda, terwijl ik – en de rest van de organisatie – al lang over ben naar een digitale agenda. Hij is niet te vermurwen… Wat nu?

Als hij echt niet wil, of de voordelen er – ook na jouw duidelijke uitleg – niet van in ziet, kun je daar weinig aan doen. Is er iemand met wie hij werkt (een collega) die hem de voordelen kan laten inzien? Kun je subtiel sturen zodat de organisatie voortaan digitale agenda’s als ‘verplicht’ stelt?

Voor hopeloze gevallen: print voortaan regelmatig een recent weekoverzicht van afspraken en voeg dat in in zijn agenda. Maak ook afspraken over wie zijn papieren agenda update, en hoe vaak dat gebeurt, want de digitale agenda hoort leidend te zijn. Die kunnen jullie immers beiden inzien.

Houd ook bij hoe vaak het ‘misgaat’, omdat hij zijn papieren agenda niet bij zich heeft of niet heeft bijgewerkt. Daarmee sta je sterker in een evaluatie over jullie samenwerking, als hij volhoudt dat het wel meevalt met zijn papieren agenda.

Mijn manager maakt steeds haar eigen afspraken, ondanks de afspraak dat ik dat zou doen. Regelmatig staat er iemand voor mijn neus die ik niet verwacht. Hoe voorkom ik dit in de toekomst?

Zorg in elk geval dat je manager en jij hetzelfde ‘zien’. Stel in Outlook in dat alle vergaderverzoeken die rechtstreeks naar haar gaan, ook automatisch naar jou worden doorgestuurd. In Outlook is dat menuonderdeel Extra – Opties, tabblad Gemachtigden. Spreek met elkaar af wie afspraken accepteert of weigert!

Maak in de organisatie – aan je collega’s, aan de afdeling – duidelijk dat afspraken via jou moeten lopen, en niet via je manager. Zo heb je al meer ‘ogen en oren’ die dubbele afspraken kunnen voorkomen.

Houd bij hoe vaak dubbele afspraken voorkomen en bespreek het met je manager. Leg daarbij de nadruk op het ongemak dat dit bij meerdere mensen – waaronder jou zelf… – veroorzaakt.

Alle afspraken van mijn manager maak ik vanuit mijn eigen agenda. Daardoor is die bomvol en is het lastig om mijn eigen taken en afspraken nog te kunnen zien tussen al zijn afspraken. Wat is hiervoor een handige tip?

De beste oplossing is om voor je eigen taken en afspraken in de agenda een aparte kleur te gebruiken, zodat je die er altijd tussendoor ziet. Dan kan het nog steeds een visuele chaos zijn, waardoor je een andere afweging moet maken: blijf je dit vanuit je eigen agenda doen, of toch uit die van je manager?

Een alternatief kan zijn om zijn of haar agenda permanent weer te geven naast die van jezelf, zodat je elkaars dag goed kunt vergelijken. Maar die oplossing is minder geschikt als de agenda van je manager veel impact heeft op jouw tijdsbesteding, bijvoorbeeld omdat je bij veel afspraken aanwezig moet zijn (om te notuleren), of dat je afspraken moet voorbereiden (inhoudelijk of logistiek). Is jullie tijdsbesteding nauw verweven, dan is een andere kleur voor jezelf de beste oplossing.

Je agenda vullen

Je agenda is in principe alleen bedoeld voor afspraken die datum- en tijdgebonden zijn (dus waar je manager aanwezig is of voor moet inbellen). Dat is de kern van agendabeheer.

Daarnaast is er nog een aantal dingen die je uitstekend in de agenda kunt zetten, maar bijvoorbeeld wel in een andere kleur, of in je takenlijst van die dag. (Een kleur geven aan een afspraak kan door in een afspraak te klikken op het icoon Categoriseren, en dan de juiste categorie te kiezen.)

Denk daarbij aan:

• Tijdgebonden beloftes. Zoals op een bepaalde dag iemand terugbellen
• Deadlines. Simpelweg: momenten die aangeven waarop iets af moet zijn. Reken dan ook meteen terug en kijk op welke momenten je er aan moet beginnen; blokkeer tijd om de taak ook echt te doen.
• Belangrijke momenten. Daar ‘wil je iets mee’, omdat ze dan gebeuren. Bijvoorbeeld een collega die geopereerd wordt (een kaartje sturen), een directielid dat spreekt op een belangrijk congres (even succes wensen).

Wat niet in een agenda thuishoort, zijn acties die niet datum- of tijdgebonden zijn. Zoals het archief uitmesten, het adressenbestand opschonen of het secretaressehandboek weer eens updaten.

Dat soort acties hoort thuis op een aparte actielijst. Je kunt ze natuurlijk wel in stukken opdelen en die onderdelen in de agenda zetten. Dan blok je bijvoorbeeld vrijdagmiddag twee uur lang voor jezelf, om At/m D van het adressenbestand op te schonen.

Wees daarbij zo concreet mogelijk en kijk wat haalbaar is in de tijd die je tot je beschikking hebt. Houd ook rekening met onverwachte ontwikkelingen, want alle agenda’s in de wereld kunnen niet voorkomen dat je soms je complete schema overboord zult moeten gooien!

Vergeet jezelf niet

Veel secretaresses beheren de agenda van hun leidinggevende, maar vergeten hun eigen planning. Sommige afspraken leveren jou ook werk op, of zorgen dat je niet beschikbaar bent voor andere dingen. Denk aan de volgende zaken:

Voorbereiden van afspraken. Stukken printen of op zijn tablet pc zetten, documenten (laten) uitzoeken, reserveren van ruimtes en catering… Genoeg te doen! Zorg dat je elkaar niet misloopt; check wanneer je elkaar voor het laatst ziet of spreekt voorafgaand aan een afspraak.

Informatie over een afspraak beheren. Mails met stukken, informatie, telefoonnummers, vergaderagenda, actielijst, discussie over onderwerpen die bij de afspraak horen: voeg ze in de digitale afspraak. Open de afspraak, kies het tabblad Invoegen en dan Bestand (voor dingen die al op het netwerk staan) of Item (om andere mailtjes in te voegen.

Notuleren van vergaderingen. Blokkeer in de agenda afspraken waar jij ook bij bent in een bepaalde kleur. Zo weet je wat nog realistisch en haalbaar is in je eigen planning.

Projecten waarvoor jij (mede) verantwoordelijk bent. Als het jouw taak is de kerstpakketten uit te kiezen samen met P&O, is dat in de zomer al actueel. Plan vooruit – reken terug wanneer je ergens aan moet beginnen en zet tussentijdse deadlines in je agenda.

Dit artikel over agendabeheer schreef ik samen met Trudis Baart voor Management Support Magazine

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—