Etiquette in digitale communicatie

Hoe blijf je netjes, beleefd, professioneel en begrijpelijk als je elkaars gezicht niet kunt zien? Tien tips voor digitale communicatie.

1.    Kies het juiste kanaal.

Maak afspraken met je leidinggevende en collega’s welke kanalen je voor wat gebruikt. Niet elk kanaal is geschikt voor elk type communicatie: feedback geef je liever face-to-face, terwijl een korte vraag die snel antwoord nodig heeft, liever niet in e-mail gaat maar juist in een chat.

2.    Onderschat het ouderwetse gesprek niet.

Je haalt enorm veel informatie uit iemands non-verbale communicatie. Digitale communicatie lijkt misschien efficiënter; vaak is dat zo. En toch is het slim om een gewoon gesprek ook in te passen in je contacten met anderen.

3.    Vergeet niet dat je met mensen praat.

Merk je dat een digitale conversatie uit de bocht dreigt te vliegen, stop dan met het kanaal en zoek iemand persoonlijk op, of bel in elk geval. Een mail- of appoorlogje is snel geboren en kan veel schade veroorzaken.

4.    Schrijf nooit iets dat je niet hardop zou durven zeggen.

Je kunt er immers vanuit gaan dat je digitale communicatie op professionele kanalen zichtbaar is voor je IT-collega’s en via hen ook voor anderen. Houd het dus professioneel.

5.    Gebruik emoticons met mate.

Emoticons kunnen best ook in professionele interne communicatie tussen individuele personen, maar de bedrijfscultuur moet er wel naar zijn. Het maakt uit welk soort werkrelatie je met iemand hebt, hoe goed je iemand kent en wat het onderwerp is.

6.    Zoek de balans tussen gemak en zorgvuldig.

Dat ‘w8 ff brb’ staat voor ‘Wacht effe, be right back (ben zo terug)’ wist je misschien niet – en veel collega’s met jou ook niet. De afkorting ‘mss’ voor ‘misschien’ kun je daarentegen vast wel uit de context afleiden. Voor e-mail en voor andere kanalen geldt: gebruik interpunctie – kleine moeite, groot plezier.

7.    Stuur – ook in chat en app – complete berichten.

Het. Is. Heel. Irritant. Als. Het. Allemaal. Losse. Flodders. Zijn. Voor elk regeltje krijgt je gesprekspartner misschien wel een melding (‘pling!’), wat enorm kan afleiden. Denk dus na over wat je wilt zeggen voordat je het schrijft. Liever een korte alinea dan zes losse zinnen.

8.    HOOFDLETTERS ZIJN VOOR HET BEGIN VAN EEN ZIN.

Schrijf in digitale communicatie dus geen hele zinnen in hoofdletters; in digitale communicatie wordt dat gezien als schreeuwen. Als je iets wilt benadrukken, kun je door het gebruik van sterretjes *nadruk* geven aan een woord. (In WhatsApp wordt je woord dan zelfs vetgedrukt.)

9.    Let op je timing.

Niet iedereen vindt het prima om ’s avonds om half negen een appje te krijgen en te beantwoorden; hoe scherp de scheiding tussen werk en privé moet zijn is een persoonlijke voorkeur. (Bovendien lees ik net dit artikel waarin Thijs Launspach vertelt dat mailen ’s avonds kan maken dat hij nét wat pinniger is in zijn communicatie. Hij is waarschijnlijk de enige niet, waarvoor digitale communicatie dit soort kanten heeft.)

10. Maak het jezelf zo makkelijk mogelijk.

Als dat technisch mogelijk is in jullie organisatie, zorg dan dat je WhatsApp ook op je computer kunt gebruiken. Dat scheelt enorm in tijd en moeite doordat je op je normale toetsenbord kunt typen. Hoe je dat doet, lees je hier.

Deze tips schreef ik voor Management Support – Voor managementondersteuners, voor hun Management Support Magazine. Ben je managementondersteuner? Ga dan zeker eens kijken op hun website!

Geen managementondersteuner, of andere behoeften? Denk dan eens aan een workshop of training over hybride werken of e-mail, waarin dit onderwerp aan bod komt. Regelmatig werk ik met teams als procesbegeleider aan een rijtje afspraken die ze in hun situatie met elkaar willen formuleren.

Neem gerust contact met me op als je vragen hebt, of een aanbod op maat zoekt.