Afhankelijkheid in je werk: omgaan met de hete aardappel

Er zijn maar weinig mensen die helemaal onafhankelijk van anderen kunnen werken. Je wisselt informatie uit, maakt afspraken over wat je samen doet, verdeelt taken… Toch kan afhankelijkheid in je werk ook een probleem worden, als het gaat om verschillende niveaus van expertise. In dit blogstuk lees je voor beide partijen manieren om daar slim mee om te gaan.

Problematisch wordt onderlinge afhankelijkheid in elk geval al, wanneer een van de partijen zich niet houdt aan de afspraken die zijn gemaakt over het verdelen van de verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld een collega die stelselmatig veel te laat is met het aanleveren van cijfers. Of die op het laatste moment laat weten tóch niet gedaan te hebben wat jullie hebben afgesproken, zodat jij met je eigen acties in de problemen komt.

Afhankelijkheid kan ook problematisch worden wanneer een van beide partijen op een verkeerde manier gebruik maakt van de expertise van de ander. Het is op zich prima wanneer iemands expertise wordt ingezet voor incidentele vragen en taken. Als je dat niet zou willen, dan kun je net zo goed het onderscheid tussen generalist en specialist, of tussen front office en back office, of tussen eerste lijn en tweede lijn opheffen.

Het gaat fout op het moment wanneer te zien is dat de eerste partij uit deze rijtjes de tweede partij overvoert. De eerste partij doet dan geen moeite om de opgedane kennis om te zetten in actie voor zichzelf, maar schuift een vraag of verzoek liefst zo snel mogelijk door naar de volgende in het rijtje. De welbekende ‘hete aardappel’-strategie.

Waarom een hete aardappel wordt doorgeschoven

Er zijn verschillende redenen waarom bij partijen die intern samenwerken en een verschillend expertiseniveau hebben, de eerste lijn deze aanpak kiest:

1. Luiheid. Gewoon geen zin hebben, geen puf, geen interesse; geen moeite willen doen.
2. Onzekerheid. In organisaties waar alle betrokkenen onder een vergrootglas liggen of snel kritiek krijgen op hun aanpak, voelt het veiliger om een vraag door te schuiven.
3. Hoge werkdruk. Er kan zóveel binnenkomen bij de eerste partij, dat die het gevoel heeft aan een lopende band te staan waar van alles af dreigt te vallen. Door, door, door dus! Zeker wanneer je wordt afgerekend op targets, of op doorloopsnelheid, is het verleidelijk die hete aardappel snel bij een ander te deponeren.
4. Gebrek aan mogelijkheden tot verdieping. Als de eerste partij niet wordt gestimuleerd om zich te ontwikkelen, of geen krijgt om zich de materie goed eigen te maken, dan blijft hun kennis beperkt en zijn de grenzen daarvan snel bereikt.

Hoe kunnen beide partijen hiermee om gaan?

Voor de eerste kun je in de vier redenen die hierboven staan, al informatie vinden over mogelijke oplossingen.

1. Wees collegiaal en professioneel. Wanneer er duidelijke afspraken zijn over taakverdeling en hoe expertise wordt ingezet, is het niet goed wanneer je misbruik maakt van de grotere kennis van de volgende partij in de keten. Je zult je op deze manier niet ontwikkelen en veroorzaakt problemen in andere delen van de organisatie die uiteindelijk als een boemerang bij je terugkeren.
2. Wees transparant. Zorg dat duidelijk vastligt hoe jij iets aanpakt, en investeer in je eigen kennis om te zorgen dat jouw oplossing voor een probleem ook de juiste is. Het is prima wanneer je vragen stelt aan de volgende partij, om jezelf te ontwikkelen of om je eigen ideeën te toetsen. Zo lang dit maar gericht is op een structurele verbetering van je eigen kennis en niet ‘om er vanaf te zijn’.
3. Neem afstand en escaleer. Hoge werkdruk – zeker als het structureel is – is een serieus probleem dat kan leiden tot werkstress, wat betekent dat de organisatie schade oploopt. Kijk naar welke partijen je kunnen helpen in het aanpakken van de werkdruk; zeker bij HR/Personeelszaken hoort dit onderwerp aandacht te krijgen. Ook andere partijen waarmee je samenwerkt hebben hierover vast ideeën. Waar komt het vandaan? Wat zouden jullie kunnen doen om het te verminderen?
Wordt hier niets aan gedaan, of gesteld dat je er mee zult moeten leren omgaan, is het belangrijk om jezelf de vraag te stellen: houd ik dit op de lange termijn vol? Als het antwoord nee is, is het tijd om te gaan kijken naar een andere functie of andere organisatie.
4. Blijf hameren op ontwikkeling. Stilstand is achteruitgang en Ook al is er geen budget voor training of opleiding – wat op zich al een slecht teken is – dan is het nog steeds mogelijk om ‘learning/coaching on the job’ te realiseren. Daarvoor heb je tijd, energie en medewerking nodig. Binnen een team kun je bijvoorbeeld in een werkoverleg om de beurt inzichten of ervaringen delen. Je kunt ook een centraal document bijhouden, waarin je processen, stappenplannen en praktische informatie noteert.

Wat te doen als jij voortdurend die hete aardappel ontvangt

Zoals je ziet kunnen er verschillende redenen zijn waarom deze situatie is ontstaan, of blijft voortduren. Misschien ben je geneigd om het meteen te zoeken in de eerste (luiheid), maar het kan ook worden veroorzaakt of verergerd door een andere factor.

Begin dus met verkennen waar die hete aardappel vandaan komt, en ga in gesprek met de andere partij om te kijken welke oplossingen er mogelijk zijn.

Daarin ligt zeker ook een rol van de leidinggevende(n) van beide partijen, als er een structureel probleem is ontstaan dat je niet 1-2-3 opgelost krijgt.

Krijg je die medewerking niet, of slaan je pogingen om verbetering in de samenwerking te krijgen steeds dood? Er zijn drie dingen die je hierin kunt doen.

1. Leg het patroon vast. Hoe ziet die overbelasting van jou of jullie expertise er concreet uit? Denk daarbij aan aantallen vragen, dagen in de week of momenten op de dag, specifieke personen die steeds vragen stellen, specifieke onderwerpen die voortdurend voorbij komen, hoeveel tijd het je kost om de vragen te beantwoorden…

Dat geeft je informatie om mee verder te kunnen. Zeker wanneer het om specifieke onderwerpen gaat, kun je overwegen om tijd te investeren in een vraag-en-antwoordlijstje (een soort Q&A). Dat is dan het eerste antwoord dat je geeft bij een vraag, met de toevoeging ‘Als het hier niet in te vinden is, kom dan maar weer terug’.

De cijfermatige informatie (aantallen vragen, tijd die het je kost) kan voor jouzelf ook relevant zijn wanneer er discussie komt over jouw eigen effectiviteit en werkdruk.

2. Bepaal en bewaak je grenzen. Soms moet je dingen mis durven laten gaan voordat ze worden opgelost. Wanneer je het probleem onzichtbaar blijft maken door andermans probleem op te lossen, komt er geen verandering in – die is niet nodig, jij lost het toch op?

Bepaal voor jezelf hoe ver je wilt gaan in het helpen van anderen. Waar ben je een collegiaal persoon en waar bereik je de status van ‘sufferd die zich er weer voor laat strikken?’. Bewaak die grenzen actief, door nee te zeggen bij vragen die echt niet bij je thuishoren of die in een ander deel van de organisatie opgelost horen te worden.

3. Blijf aandacht vragen voor het probleem. Zorg dat wordt vastgelegd wat het probleem is, waar het naar jouw idee vandaan komt, en wat je ideeën zijn voor de oplossing. Je hoeft niet voortdurend je stokpaardje te berijden, maar kies momenten waarop je er aandacht voor vraagt: tijdens een werkoverleg, in gesprekken met HR/Personeelszaken, tijdens je functioneringsgesprek, of zelfs in gesprekken met een bedrijfsarts of vertrouwenspersoon. Documenteer voor jezelf wat jouw visie is en wat de situatie met je doet.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om nee zeggen en grenzen bewaken in je rol als support professional? Dan is de workshop Nee is ook een antwoord een mooie manier om dit onderwerp beet te pakken als team. Daarin leer je hoe je als support professional op een gezonde en assertieve manier kunt reageren op alle verzoeken en vragen van je interne klanten.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—