Slimmer werken door slimmer vergaderen

Waar mensen samenwerken, gaan mensen overleggen. Hoop je. Soms slaat het door en wordt het vergaderen te vaak, te lang, te rommelig – kortom, overleg waar niemand blij van wordt. En je organisatie zeker niet mee vooruitkomt.
Wat zijn die grote valkuilen en hoe zorg je dat je wel slim overlegt?

Valkuil #1: Gewoontevergaderingen
Als ze er eenmaal zijn, krijg je ze moeilijk weg – afdelingsvergaderingen, teamoverleggen, bila’s…
Je doet het omdat het nu eenmaal in je agenda staat. Ze hebben heus wel hun nut, maar lang niet elke keer. Bovendien kosten ze enorm veel tijd en aandacht.

Beter is:

Loop de alternatieven na en ga eens kijken waar je écht een overleg voor nodig hebt.
Je kunt met een app als Trello uitstekend gezamenlijk een takenlijst bijhouden, waarbinnen je ook vragen en opmerkingen kwijt kunt. Dat scheelt héél veel vergadertijd.
Sommige vergaderingen kunnen vervangen worden door een dashboard, waarin vorderingen worden bijgehouden.

Veeg je agenda – denkbeeldig of echt – eens helemaal schoon en ga bedenken welke voor jou écht onmisbaar zijn.
Zijn die er? Prima. Kijk dan naar de volgende valkuil.

Valkuil #2: Te veel deelnemers te lang bij elkaar
Signalen dat er te veel deelnemers zijn, zijn mensen die grote delen van het overleg op hun telefoon zitten, naar het plafond staren of zinloze bijdragen leveren (“Ja, daar sluit ik me helemaal bij aan, want…”).
Met een goede planning en agenda kunnen deelnemers ook gedeeltelijk bij het overleg zijn, bijvoorbeeld alleen voor hun agendapunt, of alleen bij het gezamenlijke startgedeelte.

Beter is:

Kijken wie een bijdrage levert of wie er over mee moet praten. Kun je ook volstaan met het verslag rondsturen, voor een deel van de mensen die er nu bij zitten?
Dan kunnen zij hun tijd anders besteden. Zoals Elon Musk ooit in een interne mail zei: het is onbeleefder om iemands tijd te verspillen in een zinloos overleg, dan om uit dat zinloze overleg weg te lopen als het je niet aangaat.

Die goede agendaplanning brengt ons naar de derde valkuil…

Valkuil #3: Een agenda en voorzitter die beter moeten
Op tijd beginnen, geen nieuwe punten accepteren van mensen die halverwege het overleg wakker worden, langpraters en afgeleide collega’s bij de les houden: er wordt nogal wat gevraagd van een goede voorzitter.

Zowel de agenda als de voorzitter zijn cruciaal voor de effectiviteit van een overleg én voor de voldoening die deelnemers voelen als ze daaraan mee doen.

Beter is:

Jullie vergadercultuur kritisch tegen het licht houden en afspraken maken. Bijvoorbeeld over de starttijd, de voorbereiding en de rol van de voorzitter. Die zou je ook kunnen laten rouleren, als je denkt dat dit de kwaliteit ten goede komt.

Wil je graag de (nieuwe) bezem eens door jullie vergadercultuur halen en leren hoe je slimmer kunt werken door andere maatregelen?
Neem contact met me op en ik kom plan graag een vrijblijvend online kennismakingsgesprek in!