Waarom e-mail (gelukkig) een blijvertje is

Op e-mail wordt wat af gefoeterd. Dat er zo veel berichten binnenkomen; dat ze voortdurend blijven binnenkomen; dat de druk hoog is om snel te reageren… Allemaal legitieme klachten. En voor mij ook reden om de afgelopen jaren, toen het nog werd georganiseerd op de laatste vrijdag van november, mee te doen aan E-mailloze Vrijdag.

Toch weet ik zeker dat e-mail een blijvertje is. En daar ben ik blij om! WeQuitMail, dat streeft naar het elimineren van het kanaal e-mail, is op zich een goed concept: het maakt je creatiever in het zoeken naar het beste communicatiekanaal. Heel veel boodschappen hoeven helemaal niet per mail gestuurd te worden – of niet eens via een ander digitaal kanaal (WhatsApp, Yammer, Slack).

Met mondeling, persoonlijk contact krijg je veel meer lagen in de communicatie. Even samen zitten met een lijstje vragen of issues kan ontzettend veel tijd schelen. Telefonisch contact om verduidelijking te krijgen is ook een goed alternatief.

Maar waarom ik dan blij ben met e-mail?

Nou, hierom:

• Een kanaal waarin je berichten visueel kunt ordenen, labelen, indelen en koppelen aan bestanden of aan een agenda, is heel nuttig wanneer je een functie hebt waarin veel vragen op je af komen. Als je alle vragen die je niet meteen kunt opvolgen, zelf zou moeten noteren, is er veel meer ruimte voor fouten of vergissingen.
• Het is heel prettig wanneer je aan de slag kunt met de dingen die voor jou belangrijk zijn – en niet automatisch met wat andere mensen belangrijk vinden. Je inbox is bijna per definitie rijkelijk gevuld met andermans prioriteiten, niet noodzakelijk de jouwe. Het voordeel van een kanaal als e-mail is dat je het kunt sluiten: je bent er even niet. Een fysieke deur dichtdoen (en houden) is al een stuk problematischer in veel organisaties, als je vragen wilt uitstellen tot een later moment.
• Afspraken die gemaakt zijn en die goed worden vastgelegd in een mailbericht, kun je opslaan op je computerschijf of in de cloud. Die berichten hoeven niet eens in je mailbox te blijven: kies voor ‘Bestand’ en dan ‘Opslaan als’, waarna je de plek kunt kiezen waar dit bericht inhoudelijk thuishoort. Bij mij gaat een akkoord per mail op een offerte naar [jaar] – [klanten] – [klantnaam] – [accounthandling].
• Door allerlei technische foefjes kun je e-mail heel goed automatisch filteren, veel beter dan je dat met telefoontjes of gesprekken ooit zou kunnen. Door middel van Wizardregels bijvoorbeeld, of door het gebruik van een Snelle stap.

Verdwijnen zal het nooit – maar het blijft slim om er afspraken over te maken als je met anderen samenwerkt in een organisatie of een project. De Zaak heeft een mooi voorbeeldprotocol gemaakt, waarin je dergelijke afspraken kunt vastleggen.

Je merkt pas hoe bepalend een organisatiecultuur is op het gebruik als je verandert van werkkring, of nauw gaat samenwerken met een andere afdeling. Jouw idee van spoed (vandaag afhandelen) kan immers totaal anders zijn dan die van je collega (die na tien minuten al aan je bureau staat).

In een workshop Met Meer Plezier Productief kan naar wens heel veel aandacht worden besteed aan juist dit onderdeel. Slim (samen)werken als team, met als resultaat een heldere set afspraken over hoe we met e-mail omgaan. Ook interesse? Neem gerust contact me op.

Werk ze!