• Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de voettekst

New Broom

Door slimmer werken met meer plezier productief

  • Home
  • Coaching
  • Trainingen
    • Met Meer Plezier Productief
    • Effectief en Efficiënt Hybride Werken
    • Grip op Werkdruk, Energie en Stress
    • Baas in Eigen Inbox
    • Inspiratiesessie Infodetox
    • Online training Stoppen met Uitstellen
  • Gratis
    • Valkuilcheckgesprek
    • Zelftest Werkstijlen
    • Kom Op Jongens [podcast]
  • Blogs
  • Over New Broom
    • Ik ben Karen Visser
    • Waarom New Broom?
    • Klanten
    • Klantervaringen
    • Waar je me vindt
    • Boeken door Karen Visser
  • Contact

14 september 2017 by [post_author_posts_link_outside_loop] 3 Reacties

Waarom e-mail (gelukkig) een blijvertje is

Op e-mail wordt wat af gefoeterd. Dat er zo veel berichten binnenkomen; dat ze voortdurend blijven binnenkomen; dat de druk hoog is om snel te reageren… Allemaal legitieme klachten. En voor mij ook reden om op vrijdag 24 november mee te doen aan E-mailloze Vrijdag.

Toch weet ik zeker dat e-mail een blijvertje is. En daar ben ik blij om! WeQuitMail, dat streeft naar het elimineren van het kanaal e-mail, is op zich een goed concept: het maakt je creatiever in het zoeken naar het beste communicatiekanaal. Heel veel boodschappen hoeven helemaal niet per mail gestuurd te worden – of niet eens via een ander digitaal kanaal (WhatsApp, Yammer, Slack).

Met mondeling, persoonlijk contact krijg je veel meer lagen in de communicatie. Even samen zitten met een lijstje vragen of issues kan ontzettend veel tijd schelen. Telefonisch contact om verduidelijking te krijgen is ook een goed alternatief.

Maar waarom ik dan blij ben met e-mail?

Nou, hierom:

  • Een kanaal waarin je berichten visueel kunt ordenen, labelen, indelen en koppelen aan bestanden of aan een agenda, is heel nuttig wanneer je een functie hebt waarin veel vragen op je af komen. Als je alle vragen die je niet meteen kunt opvolgen, zelf zou moeten noteren, is er veel meer ruimte voor fouten of vergissingen.
  • Het is heel prettig wanneer je aan de slag kunt met de dingen die voor jou belangrijk zijn – en niet automatisch met wat andere mensen belangrijk vinden. Je inbox is bijna per definitie rijkelijk gevuld met andermans prioriteiten, niet noodzakelijk de jouwe. Het voordeel van een kanaal als e-mail is dat je het kunt sluiten: je bent er even niet. Een fysieke deur dichtdoen (en houden) is al een stuk problematischer in veel organisaties, als je vragen wilt uitstellen tot een later moment.
  • Afspraken die gemaakt zijn en die goed worden vastgelegd in een mailbericht, kun je opslaan op je computerschijf of in de cloud. Die berichten hoeven niet eens in je mailbox te blijven: kies voor ‘Bestand’ en dan ‘Opslaan als’, waarna je de plek kunt kiezen waar dit bericht inhoudelijk thuishoort. Bij mij gaat een akkoord per mail op een offerte naar [jaar] – [klanten] – [klantnaam] – [accounthandling].
  • Door allerlei technische foefjes kun je e-mail heel goed automatisch filteren, veel beter dan je dat met telefoontjes of gesprekken ooit zou kunnen. Door middel van Wizardregels bijvoorbeeld, of door het gebruik van een Snelle stap.

Verdwijnen zal het nooit – maar het blijft slim om er afspraken over te maken als je met anderen samenwerkt in een organisatie of een project. De Zaak heeft een mooi voorbeeldprotocol gemaakt, waarin je dergelijke afspraken kunt vastleggen.

Je merkt pas hoe bepalend een organisatiecultuur is op het gebruik als je verandert van werkkring, of nauw gaat samenwerken met een andere afdeling. Jouw idee van spoed (vandaag afhandelen) kan immers totaal anders zijn dan die van je collega (die na tien minuten al aan je bureau staat).

In een workshop Met Meer Plezier Productief kan naar wens heel veel aandacht worden besteed aan juist dit onderdeel. Slim (samen)werken als team, met als resultaat een heldere set afspraken over hoe we met e-mail omgaan. Ook interesse? Neem gerust contact me op.

Werk ze!

Categorie: blog, e-mailmanagement

Lees Interacties

Reacties

  1. Irene zegt

    15 september 2017 om 00:44

    Dank je wel Karen.
    Goed om te weten. E-mail vind ik ook wel handig om in te stellen als reminder(s).
    Ik zou het jammer vinden als dit verdwijnt.

    Hartelijke groet,

    Beantwoorden
  2. Rosita Masseurs zegt

    5 januari 2022 om 16:41

    Goed geschreven.

    E-mail is en blijft een belangrijk middel voor bedrijven om zaken te regelen, tot nu toe is er nog geen ander vergelijkbaar platform.

    Met vriendelijke groet,

    Beantwoorden
    • karenvisser zegt

      5 januari 2022 om 16:49

      Dat klopt zeker Rosita! Wel blijft het slim om te kijken welk deel van de communicatie ook op andere manieren kan verlopen, bijvoorbeeld door in documenten samen te werken, of korte vragen via de chat te stellen.

      Beantwoorden

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Footer

Contactgegevens

Schaarweide 1
2811 JM Reeuwijk
0652645283

Volg New Broom op

Colofon

Disclaimer
Privacyverklaring
Algemene voorwaarden (pdf)

© 2023 New Broom | Realisatie Zin In Webdesign