Een slimmere werkplek met de 5S-methode

Als gevolg van Het Nieuwe Werken, waarbij werken in een kantoortuin steeds meer de norm is geworden, hebben verschillende opruimgoeroes zich gebogen over het vraagstuk van de georganiseerde werkplek. Hoe zorg je ervoor dat zo’n grote open ruimte zó wordt georganiseerd, dat iedereen er op een efficiënte en overzichtelijke manier kan werken? Er zijn verschillende methodes voor bedacht: van het ‘Clean Desk-beleid’ tot de SPACE-formule en het 5S-programma. Over het laatste wil ik graag het een en ander toelichten.

Want wat houdt het precies in, dat 5S programma? De methode is gericht op het creëren van een soort zen-gevoel op de werkplek, ontworpen door de Japanse Hiroyuki Hirano. Bedrijfsleiders over de hele wereld omarmen zijn methode, omdat het zowel de productiviteit, als de veiligheid onder werknemers tracht te vergroten.

Het bijzondere aan dit programma is bovendien dat het niet stopt bij opruimtips en het organiseren zelf; het is namelijk ook gericht op de duurzaamheid ervan.

De 5 s’en van het programma luiden als volgt:

1. Scheiden

Je begint met het scheiden van de spullen die je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen en de spullen die je eigenlijk nooit gebruikt. Voorwerpen in die laatste categorie zijn overbodig en moet je dus weggooien.

2. Sorteren

De voorwerpen die overblijven, geef je vervolgens een vaste plaats. De spullen sorteer je afhankelijk van hoe vaak je ze nodig hebt: hoe vaker je ze pakt, hoe dichterbij je ze legt. Door de voorraad goed af te stemmen op daadwerkelijk verbruik, bespaar je ruimte, en door duidelijk aan te geven wat waar ligt, voorkom je dat het snel weer overhoop gehaald wordt. Denk pragmatisch na over waar je spullen opbergt – dat scheelt je op de lange termijn een hoop tijd.

3. Schoonmaken én schoonhouden

Een grondige schoonmaak op zijn tijd is noodzakelijk, maar bij deze stap moet je ook kijken naar de vervuilingsbronnen. Werk de oorzaken van storingen en incidenten weg, zodat je de schone, opgeruimde werkplek voortaan eenvoudiger schoonhoudt.

4. Standaardiseren en visualiseren

Met deze belangrijke stap geef je duurzaamheid aan de eerste drie stappen, door duidelijke afspraken te maken. Met het invoeren van standaardmethodes wordt het mogelijk om te lokaliseren waar het eventueel fout gaat en afwijkingen zo snel mogelijk te ontmaskeren.

5. Stimuleren en standhouden

De laatste stap is gericht op de instandhouding van het programma. De afwijkingen en fouten die je bij stap 4 ontdekt, zet je bij deze stap om in verbeteringspunten en oplossingen om de procedure constant te verbeteren.

En daar komt het zo’n beetje op neer. Met deze vijf stappen creëer je werkplekken die altijd schoon en opgeruimd zijn, en dat vergroot niet alleen de motivatie en rust om productiever te werken, maar ook de veiligheid op de werkvloer. Ook vermijd je hiermee onnodige zoek- en wachttijden, waarmee – geloof het of niet – werknemers tot wel 15% van hun werktijd kunnen verliezen. Hoogste tijd om daar wat aan te doen dus!