Werkdruk: between a rock and a hard place

Veel van mijn klanten voelen zich klem zitten in hun werk. De werkdruk is hoog; de hoeveelheid taken die op hun bordje liggen, matcht niet met de hoeveelheid tijd en energie die ze beschikbaar hebben. ‘Ik ben meer aan het jongleren, dan aan het assisteren’, hoorde ik vandaag een management assistente nog verzuchten. Heel herkenbaar… Wat doe je daaraan?

Zoals oma al wist: het moet uit de lengte of de breedte komen. Slimmer werken brengt je heel ver, maar er zijn grenzen aan wat je met efficiency en effectiever werken kunt bereiken. Daarom is het belangrijk om keuzes te maken, al dan niet in overleg met je leidinggevende. Zeg het maar – doe ik dit, of doe ik dat?

Om keuzes te kunnen maken, heb je informatie nodig, het liefst harde informatie. ‘Hard’ als in ‘feiten en cijfers’. Hoeveel uur werk ik gemiddeld over elke week? Wat betekent mijn deelname aan die projectgroep? Welke taken heb ik er in vergelijking met vorig jaar bijgekregen als nieuwe dingen – en is er ook iets van mijn bordje afgehaald, of werd het alleen maar meer?

Zorg dus dat je uren gaat schrijven, op welke manier dan ook. Noteer wat je doet en hoeveel het je kost. Geen tijd voor? Deze investering betaalt zich dubbel en dwars terug, dus ik wil je toch adviseren om dit minstens twee weken consequent te doen.

Dat kan op een eenvoudige manier met de app Toggl. Dat is een tijdschrijf-app waarin je heel simpel kunt registreren waar je tijd naar toe gaat.
Jij omschrijft wat je doet, drukt op start en daarna weer op stop als je klaar bent. Het systeem houdt al die porties tijd bij en stuurt je zondagnacht per e-mail een overzicht van het totaal aantal uren, minuten en seconden van de afgelopen week. De gratis versie van Toggl biedt voldoende mogelijkheden voor deze registratie.

Vertaal je werklast naar je planning of agenda. Zo zie je wanneer je wordt geacht deze taken uit te voeren. Donderdagmiddag van 15 tot 16 uur kun je – net als overigens elk ander uur – maar één keer besteden. Wordt het dat teamoverleg, of ga je je achterstallige kleine prutacties wegwerken? De keuze daarin heeft ook te maken met je energieniveau. Zorg dat je dus je gouden uren kent.

De waan van de dag is een andere belangrijke factor in dit proces. Hoe je zorgt dat je die de baas blijft, legde ik al eerder uit in een blogstuk. Je zult hem nooit helemaal de nek omdraaien, maar flink snoeien is ook al winst.

Als laatste is het belangrijk om werkdruk bespreekbaar te maken binnen je organisatie. Daarmee zorg je dat het een gedeeld punt wordt, waarmee jullie samen concreet iets gaan doen, in plaats van het te houden bij een klaagonderwerp voor bij de koffie.

Heb je het gevoel op een eilandje te zitten? Blijf het breder trekken, want werken doe je samen! Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.