Slimmer werken in een digitaal notitieboek

Er bestaan meerdere digitale tegenhangers van een papieren notitieboek. Maar dan wel meteen een heel stuk geavanceerder en met veel meer functies. Voor wie zoiets beter wil leren kennen, hier een aantal tips om er mee van start te gaan.

Notitieboek klinkt eigenlijk te beperkt. Het is een opslagplek om informatie neer te zetten, net als bijvoorbeeld Dropbox en Google Drive dat zijn. Net als in die platforms kun je bestanden ook met andere mensen delen. Het grote voordeel is natuurlijk dat je vanaf elke locatie en elk middel (pc, laptop, tablet, smartphone) je informatie kunt inzien en ook weer downloaden als dat nodig is.

Voorheen was Evernote een grote speler, maar er zijn er veel meer. Gebruikers van Microsoft Office kunnen makkelijk gebruik maken van OneNote als digitaal notitieboek. Mijn collega Judith Bolder is er groot fan van; in haar Ode aan OneNote vind je veel nuttige informatie.

Handige functies zijn:

• Het opdelen in verschillende sub-notitieboeken. Je kunt er eentje maken voor werk en een voor privé, of nog verfijnder: voor projecten, voor ideeën, recepten… Wat je wilt.
  
• De labels die je aan een bestand (document of foto) kunt hangen. Wat dat is, bepaal je zelf. Hoe specifieker de labels – of een combinatie van labels, zoals bijvoorbeeld ‘september’, ’teamoverleg’ en ‘agenda’ – hoe makkelijker je informatie kunt terugvinden. Een grote berg informatie is namelijk waardeloos als je hem niet ontsluit.
  
• De OneNote Web clipper. Hiermee maak je je eigen knipselmap; je kunt artikelen, teksten en foto’s die je op internet tegenkomt hier bewaren en ook bewerken, zoals tekst onderstrepen. (Overigens is ook Pocket heel handig als online knipselmap en daar zelfs specifiek voor bedoeld. Hoe je ze slim kunt combineren lees je hier.)
  
• Reminders gebruiken bij je notities. Geef je werk een plek in de tijd, roep ik altijd: hier kun je dat mee. Bij elke notitie kun je met het vlaggetje een koppeling maken tussen je Outlook takenlijst of Microsoft ToDo. Kies een datum en je ontvangt een reminder.
  
• Een koppeling maken met IFTTT (vroeger voluit genoemd ‘If This, Then That’). IFTTT is een service die bepaalde applicaties aan elkaar koppelt. Je bepaalt zelf het ‘recept’, zoals zij dat noemen. Een voorbeeld is mijn eigen recept: ALS ‘ik een link deel op BlueSky‘ DAN ‘zet een kopie van die URL in mijn notitieboek’. Zo vind ik op een snelle manier handige links die ik deelde weer terug, zonder dat ik mijn berg skeets moet doorsnuffelen.

Er zijn nog veel meer functies – maar daarover een andere keer meer.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—