Slimmer notuleren

Notuleren is in veel organisaties een terugkerende bezigheid die, afhankelijk van de manier waarop het wordt gedaan, een tijdrovende klus kan zijn. Hoe zorg je dat je er zo min mogelijk tijd en energie in hoeft te stoppen? Een aantal tips op een rijtje.

Zorg dat je alle informatie hebt. Dat zijn de notulen van de vorige keer en de agenda van vandaag, maar ook: verduidelijking als je een bepaald onderdeel niet helemaal snapt. Trek aan de bel tijdens het overleg als je het niet volgt of iemand in vaagheden blijft steken.

Notuleer met de laptop in plaats van met pen en papier. Dat scheelt altijd tijd, om te beginnen ‘overschrijftijd’. Zeker op rustige momenten kun je ook al schaven aan de inhoud van de notulen. Je kunt ook stukken uit vorige notulen kopiëren, bijvoorbeeld de acties.

Als je toch papier gebruikt: maak zo mogelijk een mindmap. Daarmee houd je de hoofdlijnen in de gaten. Je kunt ook meerdere kleine mindmapjes maken, per onderwerp van de agenda. Hoe je een goede mindmap maakt, lees je hier.

Maak afspraken over hoe je de vorm kunt beperken. Voor de meeste notulen is het weergeven van de complete ‘hoe kwamen we tot dit punt’-discussie niet zo relevant. Het scheelt enorm veel tijd wanneer de notulen beperkt blijven tot een besluitenlijst en een actielijst. De notulist heeft dan nog maar twee formulieren voor zich en vult in waar dat nodig is.

Markeer de inhoud. Geef bijvoorbeeld aan over welk agendapunt het gaat en maak daar duidelijk onderscheid in, anders kom je er straks geen wijs meer uit. Als je weinig tijd hebt om besluiten of acties apart op een lijstje te zetten, typ dan met hoofdletters in je tekst ACTIE en BESLUIT, zodat je het later terug kunt vinden. Zet bij acties ook de initialen van degene die de actie moet opvolgen en liefst óók per wanneer het klaar moet zijn.

Scheid het kaf van het koren. Bij sommige vergaderingen wordt te pas en te onpas geroepen ‘dat is goed, dat ga ik doen’ of ‘ik pak het op’. In plaats van te werken met een waslijst aan acties kun je ook onderscheid maken tussen acties die gemonitord moeten worden en acties waarvoor dat niet nodig is. Of dit onderscheid te maken is, hangt af van de hoeveelheid acties en van het niveau van het overleg.

Neem eventueel het overleg op. Met een smartphone of een tablet kun je, als dat nodig is, het integrale overleg opnemen. Een handige app voor de iPad daarvoor is Voice Dictation, die spraak omzet in tekst. (Let op: gebruik dit spaarzaam, want als mensen door elkaar praten wordt het voor jezelf onduidelijk!) Een ‘gewone’ opname app kan handig zijn als je zelf wilt kunnen terugluisteren hoe iemand ook al weer iets formuleerde.

Laat notulen niet te lang liggen. Hoe langer je wacht met uitwerken, hoe meer de informatie wegzakt. Het wordt met de dag moeilijker om te achterhalen wat nou ook al weer besloten of gezegd was. Doe het zo snel mogelijk, al is het maar een kwartier om te grote lijnen neer te zetten.

Wil je specifiek advies over jouw notulen? Stuur me dan een document (karen@newbroom.nl) en ik geef je vrijblijvend een aantal suggesties.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—