Niet meer achter de feiten aanhollen

Op mijn Facebookpagina stelde ik onlangs twee korte vragen over tijdvreters. Bij de vraag: ‘Waar zou je het liefst vanaf willen, als je een toverstafje had?’ stond met stip op 1… ‘Niet meer achter de feiten aanhollen’. Tijd voor een blogstuk daarover!

Een deel van de oplossing zit hem al in de definitie:

aan·hol·len (holde aan, is aangehold)

1 hollend naderen: achter de feiten aanhollen, beslissingen te laat nemen

Beslissingen te laat nemen is zeker een factor. De hele dag door maak je keuzes – van wat je ontbijt wordt, welke route je rijdt tot waar je eerst mee begint op je werk. Een moment dient zich aan, en dan is het zaak om te weten wat je wilt doen,  hoe je dat aanpakt of wat je ergens van vindt.

Wie achter de feiten aanholt, kijkt ook onvoldoende vooruit. Wat komt er op je bordje? Hoe ziet je week eruit? Wie wacht er op jouw acties en hoe snel moet je daar achteraan?

Deze situaties zijn kenmerkend:

• Je manager steekt zijn hoofd om de hoek en herinnert je aan iets dat jij zou doen. Hij heeft de informatie nodig voor zijn overleg morgen. Heb je het al klaar? Nee, je hebt er nog niet eens naar gekeken (maar dat zeg je niet). Je baalt inwendig, want volgende week heb je je functioneringsgesprek en dit maakt geen goede indruk.
• Je hebt drie offertes liggen van leveranciers. Ze liggen er al twee weken en je hebt al een aantal mails ontvangen met de vraag of de offerte duidelijk was en of je al weet voor wie je wilt kiezen. Plop – een e-mail van de receptie met een terugbelverzoek voor leverancier #2. Je bent weer helemaal uit je concentratie en verliest kostbare tijd aan het je te pletter ergeren aan je eigen chaos.
• Je zit in het afdelingsoverleg en bekijkt de agenda. Tot je schrik zie je bij punt 4 een onderwerp opkomen waarover je nog had willen overleggen met een collega van een ander team. Nu kun je geen (of beperkte) input leveren. Je vraagt of het onderwerp kan worden doorgeschoven naar de volgende vergadering, maar dat kan niet. Je zucht en neemt je voor de volgende keer de agenda vooraf te lezen – maar weet nu al dat je dat waarschijnlijk gaat vergeten.

Wat kun je hier aan doen, om te voorkomen dat dit patroon zich herhaalt?

1. Maak een pas op de plaats en zet de klok stil.

De tijd loopt natuurlijk door, maar in deze situatie aan de rem trekken is echt nodig. Zet je telefoon op stil, klik je mailbox weg en pak je agenda en takenlijst erbij. Investeer een half uur in het actualiseren van je planning en je takenlijst.

Hoe ziet de komende periode eruit en wat staat er allemaal aan te komen? Is je takenlijst nog actueel of moet die worden uitgebreid?

Dit is een goede gewoonte om ofwel aan het begin van je werkweek/werkdag te doen, of aan het einde. Wat je kiest hangt af van je situatie en voorkeuren, maar geef het een plaats: plan het plannen in! In dit blogstuk lees je meer over je dag goed beginnen.

2. Maak de volgende stappen concreet.

Veel takenlijsten zijn niet concreet en zullen je niet in de actiestand zetten. Ik zie er zat met alleen maar  notities erop, of namen van projecten. “Nou, daar moet ik gewoon iets aan gaan doen”, antwoordt mijn klant in zo’n geval vaak. Ja, maar wát moet je doen?

‘Project ABC’ is geen taak. ‘Mark vragen of projectplan van Project ABC akkoord is’ wel. (Meer over takenlijsten vind je in dit blogstuk.)

3. Onderschat je afhankelijkheid niet.

Met uitzondering van een vuurtorenwachter zijn er maar weinig mensen die echt solo werken, ‘op een eilandje’. Als je input, informatie of goedkeuring van een ander nodig hebt, zorg dan dat je die op tijd gaat halen.

Ga niet tien minuten voor een vergadering langs die ene collega, want misschien zit ze wel in overleg. Of is ze ziek. Of bezig met iets anders. Of blijkt ze een dag nodig te hebben om de informatie boven tafel te halen die jij zoekt.

4. Geef je werk een plek in de tijd.

Als ik een euro kreeg voor iedere keer dat ik dit aan klanten adviseerde, hoefde ik nooit meer te werken. 😉

Doe dit voor taken (donderdag 11.30 uur: stukken afdelingsoverleg lezen), maar ook voor dingen waarop je zit te wachten (vrijdag 9.00 uur: Mark al gereageerd op voorstel?). Doe je dat niet, dan ontglippen dingen je. Dan liggen er stapels voor je, waarvan je niet precies weet wat tijdgebonden is, of je achterloopt, of iemand ánders achterloopt…

Markeer je die dingen in je agenda, dan maak je het concreet en behapbaar. En kun je er mee schuiven als de actualiteit er om vraagt, maar weet je wél dondersgoed dat het nog moet gebeuren.

Doe dat ook voor dingen waarvan je misschien denkt ‘duh! Dat onthoud ik toch wel?’. Soms moet je dingen concreet benoemen in je agenda om te zorgen dat de gewoonte – zoals vergaderstukken op tijd lezen – beter inslijt.

Werk ze!

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze. 

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—