Snel een diagnose stellen: kan jij het?

Zelfs al ben je geen dokter, toch is dit een van de belangrijkste vaardigheden voor wie werkt met informatie: snel een diagnose kunnen stellen. Wat landt er op je bureau en wat moet er mee gebeuren? Hoe minder tijd je nodig hebt om die vragen te beantwoorden, hoe meer tijd je overhoudt voor het belangrijkste: de inhoudelijke afhandeling.

Je kent het wel – stoffige stapeltjes waarvan je niet precies meer weet wat er in zit. Dan zit er maar één ding op: pakken, bekijken en beoordelen!

Hoe vaker je een document opent of een mail bekijkt, hoe meer tijd het je kost. Doe het dus het liefst maar één keer, en wel op het moment dat je post opent of je mailbox afhandelt.

De eerstvolgende stap voor elk document of elke mail: een cruciaal stukje informatie om goede keuzes te maken.  Dat hoeft echt niet uitgebreid, en kan met een post it worden afgehandeld als het gaat om papieren documenten. Een paar steekwoorden, maar wel duidelijke.

Dus niet ‘Peter’ erop plakken, maar ‘Checken bij Peter of hij een latere versie heeft van dit document’.

Bij e-mails is het lastiger, maar ben jij als afzender degene die het goede voorbeeld kan geven door je onderwerpsregel duidelijk te formuleren: niet ‘Vraagje’ maar ‘Accordering budget 2014 al rond?’.

En dan: sorteren, sorteren, sorteren. Alle documenten met ‘Peter’ in de volgende stap horen bij elkaar.

Alle dingen die je zo te zien niet meer dan vijf minuten kosten ook.

Alle mails waarbij je afdeling XYZ nodig hebt: ook in één keer afhandelen.

Op die manier kom je in de flow en scheelt het je enorm veel omschakeltijd.

Werk ze!