De donkere materie in je mailbox

Heb je wel eens nagedacht over de donkere materie in je mailbox? Of het in het heelal bestaat, wordt door deskundigen betwist. Maar ik durf te stellen dat de meeste mailboxen tjokvol donkere materie zitten… En daarmee doel ik op informatie, kennis en expertise – die allemaal van heel weinig waarde is, als je het niet deelt met je collega’s of op een andere manier toegankelijk maakt. Hoe doe je dat?

Ruim regelmatig op

Uitpuilende mailboxen zijn niet alleen een doorn in het oog van de IT-afdeling van je organisatie (als je die hebt), maar vervuilen ook de laptop van menig ZZP-er. En al werk je in de cloud: die blijft ook niet smetteloos wit als je mailbox uitpuilt van de zinloze mails (“Bedankt!”, nieuwsbrieven uit 2010, meldingen van Twitter). Ruim dus regelmatig op. Alleen zo kun je onderscheid maken tussen pareltjes en stukjes glas.

Zoek de dikzakken

Je mail staat standaard gesorteerd op datum, met de nieuwste bovenaan – althans, de meeste mensen werken zo. Sorteer je mail eens op grootte, en zeef de dikzakken eruit: de mails van 1, 2 of meer Mb. Dat zijn vaak bijlages die niet altijd opgeslagen zijn op een andere plaats. Check dat, doe het als het nodig is, en delete je mail. Over quick wins qua opruimen gesproken!

Neem een stapje terug: tijd voor analyse

Wat komt er allemaal binnen in je mailbox? Wie zijn de contactpersonen waarmee je het intensiefst contact onderhoudt? Kijk of je dat op een andere manier kunt doen (bijpraten IRL, In Real Life; telefonisch overleg).

Kijk ook of de informatie die via die persoon binnenkomt, op een andere plek opgeslagen is of kan worden. Veel mensen hebben twee archiefplekken: eentje op een schijf, eentje in de mailbox, allebei met de naam ‘project ABC’ of ‘Klant XYZ’. Combineer dat: sla belangrijke mails van je klant of project op op je schijf, op dezelfde plek als de documenten die er betrekking op hebben. Gewoon met ‘Bestand – Opslaan als’. Geef de mail een datum (omgekeerd! 20130110 dus) en omschrijf waarover het gaat (bijvoorbeeld: 20130110 akkoord offerte van 03-01-2013). Want alle kans dat de titel van de mail nogal onvolledig of cryptisch is.

Je mailbox is net zo goed een werkarchief, dus ga er ook op die manier mee om.

Werk ze!