Dit wordt het jaar van minder mails

Was het maar zo… Maar je bent net gestart op je werkplek, opent je mailbox en wordt bedolven onder een tsunami van berichten. Elke nieuwsbrief waarop je bent geabonneerd staat te trappelen om je gelukkig nieuwjaar te wensen (bovenop de kerstwens, die je óók nog niet had geopend), vijftien collega’s zijn al op 2 januari gestart en hebben je gebombardeerd met berichten (lekker, de aap is van hún schouder af), om nog maar te zwijgen van de talloze berichten daartussen die sterk variëren in urgentie en belang. Maar je had jezelf op de bank tussen de oliebollen nog zo voorgenomen… DIT JAAR GA IK HET ANDERS DOEN!

En dat is meteen de crux: JIJ gaat het anders doen. Want wat anderen doen, daarop heb je geen invloed.

Wat kun je zelf anders doen om te zorgen dat je minder tijd kwijt bent aan je e-mail?

1. Wat je zaait, zul je oogsten

Wie zelf heel veel mail de wereld in stuurt, ontvangt ook heel veel mail terug. Met antwoorden – inhoudelijk, of gewoon het overbodige ‘Bedankt!’ of ‘Prima, ik ga er mee aan de slag’. Probeer dus alternatieven te zoeken:

• Verzamel vragen op een lijstje en maak een afspraak voor overleg, of pak de telefoon. Je zult zien dat veel vragen sneller beantwoord zijn in een persoonlijk gesprek, omdat je dan meteen een eventuele toelichting kunt geven.
• Werk samen in een document en gebruik de functie ‘Opmerkingen’ om je input en commentaar te verwerken. En nee, stuur dat document niet rond, maar zorg dat je allebei weet waar het staat en wanneer het klaar moet zijn!

2. Eet geen soep met een vork

Gebruik e-mail waarvoor het bedoeld is: om korte berichten met elkaar uit te wisselen over feitelijke zaken. Gebruik e-mail niet om inhoudelijke discussies te voeren – de emoties en druk kunnen hierbij soms zo hoog oplopen, dat je van de regen in de drup raakt. Iedereen kent wel – al dan niet uit eigen ervaring – een mailoorlog die volledig is geëscaleerd. De betrokken partijen verschuilen zich in hun loopgraven, en het beoogde resultaat raakt volledig uit het zicht.

3. Maak onderscheid tussen ’trek’ en ‘honger’

Niet elke nieuwsbrief of automatische mail is een aanwinst voor je vakkennis of vaardigheden. Er zijn ook nieuwsbrieven die meeliften in het kielzog van een bestelling (aanbiedingen! nu nu nu!) of die je ooit wel interessant leken, maar meer wandelende reclamefolders zonder inhoud zijn gebleken. Je had er wel trek in toen je je inschreef, maar het blijkt niet echt nuttige informatie. Onderscheid de boterhammen met kaas van de Marsrepen, en ga kritisch door je abonnementen heen. Tien keer een nieuwsbrief ongelezen deleten kost meer tijd dan even naar beneden scrollen in de mail en op ‘unsubscribe’ drukken.

Werk ze!