Efficiënt werken is geen bio-industrie

Er zijn mensen die van efficiënt werken een nare smaak in hun mond krijgen, omdat het associaties geeft met bezuinigen, met krapte, met weinig bewegingsruimte en voortdurend ‘productie draaien’. Heel negatief, terwijl efficiency écht geen vies woord hoeft te zijn. Bij dergelijke termen denk ik eerder aan de bio-industrie, waar überefficiency de heilige graal is.

‘Efficiënt werken’ betekent in moderne organisaties niets meer of minder dan ‘slim omgaan met de tijd en middelen die je tot je beschikking hebt’. Het betekent dat je blijft kijken naar je manier van werken en hoe je daar verbetering in kunt brengen.

Iemand die efficiënt werkt, vraagt zich regelmatig af:

• Doe ik de juiste dingen?
• Doe ik ze op de juiste manier?
• Is er een andere manier om dit zelfde (of een beter!) resultaat te krijgen?

Natuurlijk vind een werkgever het prettig als iemand in een uur dertig aanvraagformulieren kan verwerken, in plaats van twintig. Maar een fixatie op aantallen of tijdsduur is korte termijn denken.

Beter is om nog een stapje terug te doen en te kijken naar waarom en hoe een medewerker het werk doet. Hoe past dit proces in het grotere geheel? Kan dit ook anders? Gebeuren er dingen handmatig? Is dat ook te digitaliseren of te scannen? Kan het invullen misschien digitaal gebeuren, zodat deze medewerker ontlast wordt?

De belangrijkste informatiebron over hoe een organisatie efficiënt kan werken staat vlak voor je neus: de medewerker. Ik merk zo vaak dat mensen suggesties en ideeën hebben die niet worden gebruikt om een werkproces te verbeteren – en dat is doodzonde. Want de motivatie gaat verdwijnen en de medewerker stompt af. Of gaat elders werken, en dan begint de cyclus weer opnieuw.

Dat neemt niet weg dat een frisse blik van buiten verhelderend kan zijn. Iemand die nieuwe gezichtspunten aandraagt, een andere invalshoek heeft en vanuit een andere visie kijkt naar een werkproces.

Socrates wist het al: “Alleen een buitengewoon onwetend of buitengewoon intelligent iemand kan zich aan verandering onttrekken.” Het is juist de mix van gezichtspunten die organisaties laat veranderen en zichzelf laat verbeteren en de kunst om die veranderingen niet automatisch als een bedreiging te zien.

Werk ze!