E-mailen voor gevorderden

Techniek is lang niet altijd een bepalende factor in slimmer werken. Het is minstens zo belangrijk om je gezonde verstand te gebruiken! Vijf tips om effectiever te gaan mailen, zodat je minder tijd kwijt bent aan dit communicatiemiddel. Dit keer aandacht voor de inhoud!

1. Gebruik de onderwerpsregel goed. Houd het concreet en laat merken waar het over gaat. Dat lijkt voor de hand liggend, maar kijk eens goed in je mailbox? Tien tegen één dat daar onderwerpen staan als ‘Budget’ of ‘Vraagje…’. Maak daar liever van ‘Input nodig voor marketingbudget 2012’ en ‘Kun jij mij vervangen bij het afdelingsoverleg?’.

2. Houd het kort en duidelijk. Mail wordt vaak – zeker als het een bepaalde lengte overschrijdt – niet gelezen, maar gescand. Zorg dat de ontvanger meteen ziet wat je verwacht. Wil je bijvoorbeeld voor een bepaalde datum input? Zet dat dan duidelijk zichtbaar in je mail, desnoods vetgedrukt.

3. Stel de juiste vragen, zodat je ook de juiste antwoorden krijgt. Wat wil je weten? Wat moet de ander je vertellen of doen? Nummer je vragen desnoods, of scheid ze in alinea’s. Dat vergemakkelijkt het voor de ander om bijvoorbeeld in de tekst antwoorden te geven met tekst in een andere kleur.

4. Maak spaarzaam gebruik van de cc-knop! Vraag je af of deze mensen de informatie echt wel nodig hebben. Die e-mailoverload komt érgens vandaan…
En standaard een leidinggevende cc’en, omdat je denkt dat je mail anders niet serieus wordt genomen… Dat kan een tijdelijke oplossing zijn maar betekent dat er een fundamenteler probleem is: onderlinge conflicten over gezag, autoriteit of prioriteiten bijvoorbeeld.

5. Lees langere of complexe mails nog eens kritisch door voordat je ze verstuurt. Is de tekst duidelijk, overzichtelijk en compleet? Gaat dit opleveren wat je wilt? Zeker wanneer er irritatie in je antwoord is geslopen is het verstandig om even af te koelen. En is e-mail eigenlijk wel het aangewezen medium hiervoor? Kun je niet beter langsgaan?

Je zult merken dat je mails makkelijker worden beantwoord en professioneler overkomen.

Werk ze!