De ondergeschoven kindjes van je actielijst

Iedereen heeft ze: actiepunten waar je eigenlijk niet aan toe komt en die altijd onderaan je lijstje belanden. Waar je aan het einde van de dag naar kijkt en over verzucht: morgen weer een dag!

Hoe komt het? En vooral: hoe zorg je dat ze wél aan de beurt komen?

Oorzaak 1: Ik en mijn grote mond…
Ooit heb je geroepen dat jij dat wel even zou oppakken. Uitzoeken. Uitwerken. Een opzetje voor zou maken. Daarvan heb je nu spijt als haren op je hoofd, want eigenlijk heb je helemaal geen tijd voor deze actie. Het is niet realistisch, om te roepen dat jij dat het toevoegt aan wat er al op je bord lag.
Wat nu?
Twee mogelijkheden: of je gaat terug naar de bron van de actie (collega, manager, opdrachtgever, bekende) en meldt eerlijk dat het niet kan, óf je gaat het doen. Al dan niet met hulp van anderen. Breek hem in stukken, delegeer een deel, maak tussentijdse deadlines… Als het maar af komt!

Oorzaak 2: Geen richtinggevoel
Er staat een actie op je lijst waarvan je, elke keer als je hem ziet staan, een knagend schuldgevoel krijgt. Want je hebt eigenlijk geen idee hoe je dit gaat aanpakken. Je hebt geen gevoel over de richting waar je heen wilt, de stappen die je moet doorlopen – dat maakt het ongrijpbaar en dus ook ondoenbaar.
Wat nu?
Plan een half uur in om de actie wél doenbaar te maken. Verzamel alle mogelijke informatie die er kan zijn. Vraag anderen om hulp. Maak je actie zo concreet mogelijk: ‘website bijwerken’ is veel te grof. Benoem de onderdelen: ‘Structuur website vergelijken met tien concurrenten’, ‘Lijstje specificaties maken voor webbouwer’, enzovoort.

Oorzaak 3: It’s a dirty job, but somebody’s gotta do it
Sommige acties zijn gewoon niet leuk. Net als de wc schoonmaken: weinig mensen krijgen daar een kick van, maar om een staphylokokkenepidemie te voorkomen moet je die borstel toch een keer ter hand nemen. Hetzelfde geldt voor een heleboel andere K-klussen!
Wat nu?
Als het grote K-klussen zijn, is het slim hem ook in stukjes te breken en elke dag te beginnen met één onderdeel. Zet desnoods de kookwekker; tien minuten aan je K-klus besteed is al winst!
Als het structureel is, kijk dan of je een deel ervan kunt uitbesteden. Je wc schoonmaken hoef je ook niet per se zelf te doen; maar tandenpoetsen weer wel. Misschien heb je er geld voor over om iemand anders een deel van je boekhouding te laten doen. En misschien maak jij dat vervelende statusoverzicht wel, maar zit er niemand op te wachten, of kan het op een andere manier worden gemaakt.
Laat iemand met een frisse blik naar je K-klus kijken. Wie weet komen er onverwachte tips!

Beeld: Close to home