Defensief agendabeheer: proactief anticiperen

Net zoals je defensief autorijdt om onvoorziene situaties te vermijden, helpt defensief agendabeheer bij het voorkomen van onverwachte hindernissen in je planning. Beide benaderingen vereisen vooruitdenken en strategisch handelen voor een soepelere en efficiëntere reis, zowel op de weg als in je dagelijkse taken.

Vergeet niet dat jij de eigenaar bent van je eigen tijd en dat je tijd het kostbaarste is dat je hebt. Eenmaal weggegeven krijg je het niet meer terug.

Alle reden dus om zorgvuldig om te gaan met je agenda. Hier vind je praktische voorbeelden van defensief agendabeheer.

Plan buffertijd in

Extra tijd reserveren tussen afspraken helpt om onverwachte vertragingen op te vangen. Een vergadering kan uitlopen, je kunt in een letterlijke file staan op weg naar je afspraak, of je kunt er onverwacht een taak of gesprek tussendoor krijgen.

Voor overleg – online of op locatie – kun je dat doen door in Outlook te zorgen dat je alleen in porties tijd van 25 en 50 minuten bent in te plannen. Hoe je dat instelt, lees je hier. Zo heb je in elk geval tussentijds even de ruimte om adem te halen, naar het toilet te gaan of je spullen erbij te pakken.

In je team is het sowieso slim om bespreekbaar te maken dat de vergaderduur best eens korter kan. Waarom duurt het teamoverleg zo lang? Vaak kan het korter; een alternatief is om een overleg af te wisselen: de ene keer een korte versie, de andere keer een langere versie.

Stel prioriteiten

Identificeer cruciale taken en geef ze prioriteit in je agenda. Dit helpt bij het vermijden van last-minute stress en zorgt ervoor dat belangrijke taken niet ondersneeuwen of vertragen.

Doe dit vooral door de toekomst in ogenschouw te nemen: wat zou je de volgende drie maanden absoluut aandacht moeten geven? Staan die taken ook in je agenda? Reken ook eens terug vanaf die belangrijke taak en bepaal wat er wanneer vooraf nodig is om hem goed te kunnen uitvoeren.

Kijk in je achteruitkijkspiegel én door je voorruit

Net als in het echte verkeer ben je veiliger door goed om je heen te kijken.

Aan het einde van elke dag en elke week is het een goede gewoonte om terug te kijken: wat heb je kunnen doen, wat staat nog open? Welke patronen zie je in je agenda? Wat moet je doorschuiven naar morgen of volgende week (of zelfs later)?

Vooruitkijken (door de ‘voorruit’) is net zo goed verstandig: wat komt er morgen of volgende week op je af? Past jouw tempo nog bij die plannen of is daarin een aanpassing nodig, door te vertragen of te versnellen?

Schat tijd realistisch in

Er zijn altijd chauffeurs die denken in een half uurtje van Utrecht naar Eindhoven te kunnen komen. Net zo goed zijn er mensen die taken op hun bordje laden zonder realistisch te kijken naar wat er voor nodig is.

Kun je dit er wel bij hebben? Is die deadline haalbaar en heb je voldoende rekening gehouden met eventuele alternatieve scenario’s? Het kan zomaar tegenzitten…

Heb je moeite met tijd goed inschatten, dan kun je gaan experimenteren met een app zoals Toggl. Dat is een tijdschrijf-app waarin je heel simpel kunt registreren waar je tijd naar toe gaat: jij omschrijft wat je doet, drukt op start en daarna weer op stop als je klaar bent. Het systeem houdt al die porties tijd bij en stuurt je zondagnacht per e-mail een overzicht van het totaal aantal uren, minuten en seconden van de afgelopen week.

Zo krijg je meer inzicht in wat een realistisch tijdsbestek is voor bepaalde taken. Vergeet ook niet tijd om afspraken of taken voor te bereiden en op te volgen!

Blijf flexibel

Zeker in functies met een flinke mate reactieve taken, is het verstandig om je agenda niet helemaal dicht te timmeren met afspraken en geplande taken. Anders lukt het niet om te reageren op wat je omgeving nodig heeft of wat de situatie van je vraagt.

Bepaal hoeveel tijd aan ‘lucht’ je nodig hebt in je planningen en houd daarbij ook rekening met je energieniveau in de week. Misschien ben jij op woensdagochtend extra moe na een drukke dinsdag vol vergaderingen, of weet je dat je na de lunch een dip hebt.

Reserveer geen gigantische blokken tijd voor een taak. Twee keer 2 uur is slimmer dan één enorm dagdeel van 4 uur; dat laatste krijg je niet makkelijk herpland als je daar de noodzaak toe hebt.

Gebruik digitale hulpmiddelen

Je leven makkelijker maken met digitale hulpmiddelen is zowel in je auto als in je agenda een pluspunt van deze moderne tijden. In je auto zijn het de sensors in je bumper, de automatisch vertragende snelheid (als je een obstakel nadert), achteruitrijcamera’s of de bluetooth voor je koptelefoon.

Voor je agendabeheer zijn er net zo goed handigheidjes:

• Kleuren gebruiken. Dat kan om in je agenda bepaalde categorieën te onderscheiden (zoals taken, afspraken intern, afspraken buiten de deur, reistijd en deadlines). Kleurgebruik is te automatiseren; hoe dat werkt lees je hier.
• De zichtbaarheid van afspraken beperken. Dat kan door gebruik van het slotje; niemand hoeft te lezen dat jij naar de fysio gaat op donderdagochtend.
• Snel een e-mail of taak inplannen in je agenda. Selecteer een e-mail met je muis en sleep hem naar het icoontje van je agenda. Laat je hem dan los, dan opent de mail zich opnieuw en kun je de datum en tijd kiezen waarop je hem wilt afhandelen.
• Spring snel naar een bepaalde datum. De allersnelste manier is om met de combinatie van de toetsen CTRL + G te werken; daarna hoef je alleen maar een datum te selecteren.

Door deze strategieën toe te passen, kun je je agenda beter beheren, onvoorziene uitdagingen minimaliseren en flexibel genoeg zijn om adequaat te reageren op veranderingen in je planning.

—

Wil jij samen met je collega’s eens aandacht geven aan de manier waarop jullie je werk organiseren? Dan is een workshop of training Met Meer Plezier Productief een slimme keuze.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—