Optimaal kanaalmanagement

In deze digitale tijden is het in de gaten houden van alle kanalen waarover je informatie ontvangt – al dan niet met een actie voor jou – een flinke klus: je surft langs de kanalen en kijkt wat er binnen is. Als ontvanger van al die berichten is het aan jou om te gaan jongleren, filteren en prioriteren: waar gaat je aandacht heen? Welke demp je, negeer je helemaal of laat je juist prominent in beeld staan?

Inventariseer maar even mee:

E-mailberichten in je inbox (soms meer dan één inbox), WhatsApp, de chat in Microsoft Teams, telefoontjes, mensen die langslopen, meldingen vanuit allerlei platforms, aantekeningen of actielijsten uit een overleg, post-its op je werkplek, herinneringen van je agenda of takenlijst… Om nog maar te zwijgen van dingen die in je eigen hoofd opborrelen, vaak op de gekste momenten.

Ze allemaal in beeld houden en evenredige aandacht geven is onmogelijk voor iemand met één hoofd en twee ogen. Dat betekent dat je zult moeten kiezen, waarbij de techniek je ook van dienst kan zijn.

Hieronder een aantal adviezen voor optimaal kanaalmanagement.

Voor kanaalmanagement geldt: less is more

Het is niet praktisch wanneer je allerlei plekken langs moet om je acties te lezen; probeer dat zoveel mogelijk te beperken. Een mooie vuistregel is:

-Je agenda voor tijdgebonden taken, die echt op een bepaald moment moeten worden gedaan

-Je takenlijst voor niet-tijdgebonden taken

-Je mailbox voor taken die daar binnenkomen (mogelijk alternatief is om die berichten naar je agenda of takenlijst te slepen, als je je mailbox liever leeg houdt)

Komen vragen en acties wel op meer plekken binnen dan je lief is? Daarvoor zijn twee mogelijkheden: a. de ander structureel naar een ander kanaal proberen te krijgen en b. acties zelf verplaatsen naar een ander kanaal.

Voorbeeld
Ingrid krijgt van collega A een WhatsApp-bericht (‘Kun je uiterlijk vrijdag die budgetcijfers aanleveren bij Pieter?’), op dat zelfde moment van collega B een e-mail (‘Ik heb je voorstel gelezen, maar ik mis nog de aangepaste planning, die heb ik vandaag nog nodig’), een telefoontje van collega C (‘Kun jij checken wanneer de vakantie van Linda precies is?’) en tegelijkertijd loopt collega D langs (‘Over twee weken gaan jij en ik aan dat projectplan starten, ik wilde alvast even overleggen in welke map we de documenten zullen gaan plaatsen’).

Wat Ingrid kan doen:

-Het WhatsApp-bericht van collega A van een duimpje voorzien is de snelste actie. Is het de zoveelste keer dat die collega WhatsApp gebruikt voor communicatie, en vindt Ingrid dat onhandig, dan is het goed om dit met collega A te bespreken: WhatsApp is alleen voor urgente communicatie; andere dingen graag via mail.

De actie ‘Budgetcijfers naar Pieter’ kan Ingrid op haar takenlijst zetten met de deadline van vrijdag. Of in haar agenda plaatsen (op donderdag of nog eerder, zodat ze niet wordt overvallen door de deadline).

-Het bericht van collega B kan ze meteen beantwoorden, als het alleen een kwestie is van de planning bijsluiten. Moet Ingrid de planning nog maken, dan kan ze die actie beter op haar takenlijst of in haar agenda zetten.

-Het telefoontje van collega C is een grote verstoorder, omdat je daarvoor – net als voor de langslopende collega D – je werk moet onderbreken. Ook voor dit contact is het goed om collega C te wijzen op het patroon. Dat het voor hem makkelijk is om onderweg te bellen, betekent niet dat dit voor Ingrid goed werkbaar is. Een alternatief voor collega C is om een spraakbericht te sturen via WhatsApp, of een Braintoss-melding naar zijn eigen mailbox.

–Collega D die langsloopt met zijn vraag is een goed voorbeeld van een niet-urgente verstorende actie. Ook al is het slim om afspraken te maken over dit soort elementen van de samenwerking; nu hoeft dat echt niet. Als Ingrid een snel antwoord kan geven (‘We zetten ze in projectmap ABC op SharePoint’) heeft dat de voorkeur.

Moet Ingrid er nog over nadenken? Dan is het slimmer om haar antwoord uit te stellen (‘Laten we dat tijdens ons eerste overleg bespreken; voeg je punten maar toe aan de afspraak in Outlook’).

Als het de zoveelste keer is dat collega D langsloopt, doet Ingrid er goed aan om dit patroon te benoemen. Want de interrupties doet haar geen goed en collega D kan beter andere keuzes maken.

Neem vaste momenten per dag om je prioriteiten te herzien

Een mooie set van drie momenten is als je binnenkomt (en je kanalen hebt ‘leeggevist’), na de lunch en het laatste kwartier voordat je naar huis gaat.

Maar als er in de loop van de dag veel op je bord landt, is het verstandig het aantal momenten van herziening op te voeren.

Maak, waar mogelijk, vaste afspraken over kanaalmanagement

Zoals je zag in het voorbeeld van Ingrid kiezen haar collega’s de kanalen die zij zelf makkelijk of prettig vinden, ongeacht of het bij Ingrid de voorkeur heeft.

Het kan natuurlijk altijd dat er een mismatch is. De ene persoon heeft een spuughekel aan bellen, de ander vindt het juist heel fijn. De een geeft de voorkeur aan schrijven en mailt liever, de ander houdt van persoonlijk contact.

Onthoudt dat de vrijheid om je eigen kanaalkeuzes te maken, begrensd wordt door het ongemak dat je bij de ander veroorzaakt (afleiding, interrupties, onduidelijkheid, onoverzichtelijkheid).

Is dat het geval? Maak dan afspraken over welk kanaal en houd daarbij rekening met urgentie en belang. Zo kan e-mail best belangrijk zijn, maar nooit écht superurgent. Want als het pand in brand staat (heel urgent!) is je inbox niet het slimste kanaal.

Onderscheid kleine prut-acties en -vragen van complexere acties

Kleine prut-acties, die doe je het liefste meteen. Is dat niet mogelijk of niet wenselijk, behoud ze dan bij voorkeur in de vorm waarin ze kwamen. Ga er niet allemaal toeters en bellen aan hangen om ze te organiseren.

Ga bijvoorbeeld niet een korte vraag die via WhatsApp binnenkwam, overtypen op je takenlijst, maar kies hierbij ‘Markeren als ongelezen’. (Dan komt er een groen bolletje bij het bericht te staan, zodat je het niet verwart met een échte ongelezen app.)

Taken die per mail binnenkwamen, typ je ook niet over, maar kun je voorzien van een kleurcategorie of naar je takenlijst slepen.

Complexere acties, die een half uur of meer kosten, kun je het beste in je agenda ruimte bieden. Zo niet, dan overschat je wat je gedaan kunt krijgen in een dag en loop je waarschijnlijk vast.

Volg een vaste route om belang en urgentie na te lopen

Kijk naar alle kanalen waarover vragen en acties binnenlopen, in een vaste volgorde, en veeg ze zoveel mogelijk naar je agenda en takenlijst.

Merk je dat je springt van kanaal naar kanaal omdat er nog steeds dingen binnenkomen? Demp het kanaal dan, bijvoorbeeld door e-mail meldingen uit te zetten, je mailbox helemaal te sluiten, het tabblad op je browser met WhatsApp-berichten te sluiten, je telefoon op vliegtuigstand te zetten, of een andere plek op te zoeken.

Nu even niet! Je bent bezig met een belangrijke taak, dus hebt daarvoor alle aandacht nodig.

Gebruik je agenda als centrale plek voor tijdgebonden acties

Geef je werk een plek in de tijd, noem ik dat altijd. Jij bent immers de baas van je tijd, aandacht en energie, en hebt daarvan maar een beperkte hoeveelheid. Net als van je portemonnee: leer budgetteren en voorkom rood staan.

Naarmate je goed visueel zichtbaar maakt hoeveel van je week en dag al weg is – door afspraken en tijdgebonden acties in te plannen – weet je steeds beter wat je overhoudt en reken je je niet rijk.

Werk ze!

Dit artikel is ook beschikbaar in het Engels en kun je hier vinden

—

Wil jij ook meer grip krijgen op die volle inbox? Weten welke handige functies voor jou (of voor je team) kunnen zorgen voor meer overzicht en betere communicatie? Kijk dan eens naar een workshop of training Baas in Eigen Inbox.

Ga je graag in je eigen tempo aan de slag? Kies dan voor de online training Inbox Hero.

Gaat het je om persoonlijke aandacht voor jouw uitdagingen? Dan is een coachingstraject Met Meer Plezier Productief misschien een goede keuze. Daarover vind je hier meer informatie, maar je kunt je ook vrijblijvend en kosteloos eerst aanmelden voor een Valkuilcheckgesprek.

—